Aktualna sytuacja sprawiła, że wiele firm procesy rekrutacyjne i wdrożenia pracowników przeprowadza zdalnie. Prawidłowo zrealizowane działania w dużej mierze rozstrzygają o tym, czy kandydat zdecyduje się pozostać w firmie po zakończeniu okresu próbnego. Jak w obecnych warunkach skutecznie przeprowadzić onboarding? Działania opisuje Radosław Szafrański, Senior Director w Michael Page Poland.
Większość pracodawców, którzy mogą przejść na pracę zdalną, zdecydowało się na wdrożenie takiego trybu pracy. Jak wynika z sondażu przeprowadzonego na koniec marca 2020 r. przez InsightOut Lab na zlecenie firmy NEXERA – 63 proc. badanych pracowników przyznało, że ma możliwość pracować z domu. To oznacza, że wiele firm kontynuuje realizację zadań i projektów, niektóre natomiast podejmują nowe wyzwania biznesowe, często wiążące się z zatrudnianiem dodatkowych osób. Część przedsiębiorstw przekłada rekrutacje na kolejne miesiące, inne mimo wszystko postanawiają zdalnie poszukiwać talentów. Prowadzenie rekrutacji online jest wyzwaniem dla firm, jednak jeszcze trudniejszym zadaniem okazuje się efektywne wdrożenie pracownika przez internet. Tymczasem to właśnie od procesu onboardingowego zależy w dużej mierze powodzenie rekrutacji. Zgodnie ze statystykami firmy O.C. Tanner co piąta decyzja o zmianie miejsca pracy zapada w ciągu pierwszych 45 dni w przedsiębiorstwie. Powodem wielu rezygnacji jest niedopasowanie kandydata do firmy, na co bezpośredni wpływ ma źle poprowadzony proces aklimatyzacji lub jego zupełny brak. Badania tej samej organizacji pokazują również, że osoby, które doświadczyły programu wdrożeniowego są o wiele bardziej skłonne pozostać dłużej w przedsiębiorstwie – niemal 70 proc. z nich wiążę się z firmą średnio na około 3 lata. Jak zatem skutecznie wdrożyć pracownika zdalnie? Radosław Szafrański z firmy rekrutacyjnej Michael Page przedstawia 5 kroków do skutecznego onboadingu online.
- Zorganizuj miejsce do pracy. W pierwszym etapie wdrożenia pracownika przygotuj nowo przyjętej osobie niezbędne narzędzia do pracy, np. laptop czy telefon służbowy. Możesz dostarczyć je kurieremlub zaproponuj 15-minutowe spotkanie w biurze, podczas którego przekażesz wszelkie materiały, zachowując standardy bezpieczeństwa. Zadbaj o to, aby nowy pracownik miał założone konto e-mailowe oraz przekazane dostępy do baz danych, dysków, dokumentów oraz kontaktów do osób w organizacji.
- Poznaj nową osobę z zespołem. Zorganizuj wirtualne spotkanie, na którym przedstawisz firmie lub zespołowi nowego pracownika. Ponadto warto wyznaczyć pracownikowi mentora, który będzie wspierał jego pierwsze kroki w nowej organizacji. W imieniu zarządu bądź prezesa powinien przekazać informacje nt. struktury, kultury organizacyjnej czy strategii. Klarowna
i autentyczna komunikacja m.in. o decyzjach podejmowanych przez firmę pozwoli uniknąć nieporozumień czy spekulacji. - Zaplanuj szkolenia online. Dział HR w porozumieniu z działem IT mogą przygotować treningi online dla nowych pracowników, które ułatwią im zrozumienie, jak funkcjonuje firma i poznanie podstawowych narzędzi i programów wykorzystywanych w pracy. Dla nowych osób praca z domu, może być trudnym doświadczeniem, zwłaszcza jeśli nie znają dobrze klientów, organizacji lub dopiero uczą się nowych umiejętności. Ważne jest, aby zapewnić im odpowiednie wsparcie i jak najlepiej przygotować ich do nowej roli.
- Zadbaj o atmosferę. Pracując zdalnie, trudniej jest zgrać zespół oraz zadbać o relację między pracownikami. Dlatego zatrudniając nowe osoby, postaraj się o to, aby miały szansę nawiązać bliższe kontakty z innymi współpracownikami – np. codzienne spotkania w biurowej kuchni można zastąpić wirtualną kawą.
- Zaplanuj pracę. W pierwszych dniach pracy, zaplanuj dokładnie zadania nowej osobie tak, aby poczuła się zaopiekowana, a tym samym poznała swoje obowiązki. Warto stworzyć także wirtualne zespoły odpowiedzialne za dane projekty, by nowy pracownik wiedział, do kogo ma się zgłosić z problemem czy wątpliwościami, a pracownicy mogli łatwo i szybko wymieniać się wskazówkami oraz doświadczeniem. Ważne jest, aby w pierwszych tygodniach pracy zapełnić nowej osobie czas, ale zostawić jej również swobodę działania. Nowe osoby bywają częściej sprawdzane przez przełożonych, jednak nie zaszkodzi pokazać im również odrobinę zaufania. Taka strategia może przynieść lepsze efekty niż nadmierne kontrolowanie.
