Prowadzony tradycyjnie audyt zabiera sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, czy tworzenie raportów. Zarządzający danym obszarem dowiaduje się więc po dłuższym czasie, co było nie tak na jego stanowisku. Zdarza się nawet, że w momencie, kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Efekt? Efektywność przeprowadzanych audytów maleje. Jak się okazuje, jest jednak rozwiązanie, które zaoszczędzi to setki godzin za każdym razem, przeprowadzamy audyt w firmie.
Audyt w firmie – jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja?
Wśród największych wyróżników i zalet nowoczesnych narzędzi dostępnych na rynku wyróżnić możemy 5 podstawowych grup:
Digitalizację działań audytowych
- Natychmiastowy dostęp online,
- Uporządkowany zbiór i prezentacja danych (struktura przedsiębiorstwa),
- Baza zarejestrowanych użytkowników z przypisanymi uprawnieniami w zależności od kompetencji,
- Łatwe zarządzanie audytami i metodami ich wykonywania (audyt prosty oraz złożony – sekwencyjny).
Harmonogramy audytów
- Przejrzystą prezentację planu audytu,
- Wygodny i intuicyjny interfejs zarządzania harmonogramem,
- Szybki dostęp do informacji o indywidualnym planie audytu obszarów,
- Koordynację działań audytorów z wglądem w bieżący postęp działań.
Action plan
- Procedura oddelegowanie osoby lub zespołu z odpowiedniego działu (UR, BHP, Jakość, Logistyka) w celu podjęcia działań w ramach napraw niezgodności,
- Prezentowanie szczegółowych danych o wykrytych niezgodnościach,
- Możliwość specyfikowania okresu na podjęcie działań naprawczych,
- Pełna kontrola i weryfikacja planu działania – lider zespołu naprawczego raportuje realizację przydzielonych zadań i nadzoruje audyt w firmie.
Wykonanie audytu i zgłoszenie niezgodności
- Rejestracja wykrytych niezgodności (m.in. 5S, BHP, Jakość) – możliwość dodawania opisów i zdjęć w czasie rzeczywistym,
- Audyt w firmie może zostać wykonany na urządzeniach mobilnych (smartfon, tablet),
- Wykonanie audytu z codziennej rutyny z automatyczną identyfikacją obszaru (obszar oznaczony kodem 2D),
- Automatyczne przetwarzanie i wysyłanie e-mailem wyników audytu natychmiast po zakończeniu oceny.
Analiza wyników / statystyki
- Przejrzyste raporty audytowe z wizualizacją danych, automatycznie wysyłane e-mailem do zdefiniowanych użytkowników,
- Szczegółowe wyniki kontroli z danymi statystycznymi wizualizowanymi na wykresach kołowych, radarowych, pareto,
- Zwiększenie wydajności przy jednoczesnej oszczędności czasu i ilości pracy potrzebnej do manualnego tworzenia analiz,
- Opcja eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego dla indywidualnej potrzeby edycji.
Ku nowoczesności
Jednym z przykładów rozwiązań, które sprawdzą się, gdy planujemy audyt w firmie, jest m.in. SYSTEM APS (Audit Process Support). Jest prostym, intuicyjnym narzędziem, które kompleksowo wspiera i optymalizuje wszystkie działania audytowe. Rozwiązanie można elastycznie konfigurować w zależności od rodzaju przeprowadzanych audytów, m.in. 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management oraz BHP m.in. niezgodności BHP, Nearmiss. Elastyczność Systemu APS zapewnia dopasowanie narzędzia do indywidualnych potrzeb użytkownika oraz umożliwia przeprowadzenie dowolnie spersonalizowanego typu audytu.
Jak tłumaczy Mariusz Adamus z Etisoft – firmy, która dostarcza system APS: Przygotowana przez nas aplikacja dostępna jest jako strona WWW, dzięki czemu użytkownik może skorzystać z niej zarówno za pomocą komputera, jak i smartfona. Jedna licencja pozwala na nieograniczoną liczbę użytkowników w jednej lokalizacji, więc wszyscy pracownicy mogą bez ograniczeń korzystać z aplikacji do zgłaszania problemów, sprawdzania działań, harmonogramów i audytów. Po skonfigurowaniu modelu procesu w systemie wszystkie dane zebrane w aplikacji są odpowiednio ustrukturyzowane, podobnie jak raportowanie. Audyt w firmie staje się zatem szybką i nieskomplikowaną procedurą.
Nowoczesny platforma audytowa pozwala lepiej egzekwować utrzymanie porządku, przestrzeganie standardów oraz procedur. Pracownicy otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym, bardziej się z nimi utożsamiają. A co istotne – wszystkie niezbędne informacje są w „jednym miejscu”.
