sobota, 10 kwietnia, 2021
ADMINISTRACJAePITy a bezpieczeństwo danych – o czym powinni pamiętać pracodawcy?

ePITy a bezpieczeństwo danych – o czym powinni pamiętać pracodawcy?

-

ePITy a bezpieczeństwo danych – o czym powinni pamiętać pracodawcy?

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników nie tylko na umowę o pracę, ale także zlecenie czy dzieło musi przekazać im PIT-11. Informacja o uzyskanych dochodach, przychodach, a także pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok powinna trafić w ich ręce do końca lutego. Dla tych, którzy odłożyli kwestię przekazywania PITów na ostatnie dni miesiąca ODO 24 przygotowało porady dotyczące tego, w jaki sposób można bezpiecznie przekazać dokumenty, nie tylko z wykorzystaniem tradycyjnej poczty.

W jaki sposób przekazać PIT-11?

PIT-11 można przekazać pracownikom na przykład:

  1. bezpośrednio – osoba zatrudniona otrzymuje dokument w formie papierowej w siedzibie firmy;
  2. wysyłając go w wersji papierowej pocztą lub sprawdzonym kurierem;
  3. wykorzystując drogę mailową – rozliczenie jest dodawane jako załącznik do wiadomości skierowanej do konkretnej osoby;
  4. udostępniając plik do pobrania na firmowym dysku.

Jeżeli firma chce przekazać swoim pracownikom rozliczenia w formie elektronicznej – za pomocą służbowej poczty lub wewnętrznego dysku – powinna zadbać o dodatkowe zabezpieczenia. W przypadku wysyłki mailowej konieczne jest ustawienie hasła (np. numeru PESEL lub ID zatrudnionego) albo wysłanie go innym kanałem, np. w SMS-ie. Jeżeli chodzi o PIT-11 umieszczany na firmowym dysku, to dostęp do niego również powinien być chroniony – dobrą praktyką jest stosowanie podwójnego uwierzytelniania – wskazuje R.pr. Katarzyna Szczypińska, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Warto dodać, że ten rok jest wyjątkowy – ustawodawca przesunął ostateczny termin przekazywania rozliczeń w związku z tym, że ostatni dzień miesiąca, 28 lutego, przypada w niedzielę. Pracodawcy mają czas na udostępnienie pracownikom ich PITów do 1 marca br. (poniedziałek).

Jak zadbać o ochronę danych?

Przy przekazywaniu PITów może dojść do różnego rodzaju naruszeń, przede wszystkim tych związanych z wyciekiem informacji. Przygotowując do wysyłki kilkadziesiąt, a nawet kilkaset rozliczeń bardzo łatwo się pomylić. Dlatego bardzo istotną rolę odgrywa podwójne weryfikowanie dokumentów. Optymalnym rozwiązaniem jest sprawdzenie plików przez inną osobę niż ta, która je przygotowywała.

Wybierając najbardziej powszechną formę przekazywania PIT-11 – wysyłkę listowną – należy upewnić się, czy poszczególne dokumenty trafiły do właściwych kopert. Odpowiednia deklaracja powinna trafić do odpowiedniego pracownika. W innym przypadku jego dane trafią w ręce niepowołanych osób, co już stanowi naruszenie ochrony danych osobowych – wyjaśnia R.pr. Katarzyna Szczypińska, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Aby mieć pewność, że dokumenty dotarły do osoby uprawnionej warto zadbać o uzyskanie potwierdzenia odbioru dokumentów. W przypadku listu lub przesyłki kurierskiej będzie to odpowiednie pokwitowanie. Jeżeli chodzi o formy elektroniczne to sytuacja jest znacznie prostsza – dowodem jest odczytanie maila (warto ustawić konieczność potwierdzenia przez odbiorcę otrzymania wiadomości przed jej otwarciem) lub pobranie pliku z dysku.

NAJNOWSZE ARTYKUŁY

- Advertisment -

POLECAMY

Remote controlled drone taking off from warehouse to deliver package

SAS wskazuje 4 obszary rozwoju biznesu w 2021 roku

0
Jednym z głównych wniosków pojawiających się w podsumowaniach minionego roku jest ogromny wpływ pandemii na przyspieszenie procesów cyfrowej transformacji. COVID-19 potwierdził, że technologia jest kluczowym narzędziem w obszarze ochrony zdrowia, ekonomii, a także ekologii....
Deloitte

Deloitte: Rok 2021 przyniesie zwiększoną aktywność na rynku private equity

0
Mimo, że rynek private equity (PE) w Europie Środkowej odczuł wpływ pandemii i wywołanego nią spowolnienia, przedstawiciele funduszy wykazują dziś znacznie większy optymizm niż w pierwszej połowie 2020 r. Jak wynika z raportu firmy...
polska unia europejska

Jaka przyszłość czeka Unię Europejską i Polskę?

0
Michał Perzyński/Instytut Jagielloński: Jak Pana zdaniem będą wyglądać stosunki Unii Europejskiej ze Stanami Zjednoczonymi po zaprzysiężeniu Joe Bidena na prezydenta? Bogusław Sonik: Myślę, że przede wszystkim zmieni się jedno – będą mieli do siebie zaufanie...