Zgodnie z najnowszymi regulacjami księgowymi i podatkowymi przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe rozliczanie korekt. To pozwoli im uniknąć nieścisłości oraz ewentualnych sankcji. Jak niwelować błędy i jakie kroki podjąć, aby dostosować się do obowiązujących wymogów? Ekspert radzi.
– Podstawowy dokument sprzedaży to faktura. Jest dowodem zawarcia umowy kupna – sprzedaży lub wykonania danej usługi i nie powinna zawierać żadnych błędów. Natomiast faktura korygująca to dokument, którego celem jest poprawienie wcześniej błędnie wystawionej faktury – wyjaśnia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl
Gdy faktura zawiera błędy…
– Jeśli pojawi się błąd dotyczący danych jednej ze stron, kwoty do zapłacenia czy np. liczby sztuk na wystawionej fakturze, konieczna jest korekta – zaznacza Beata Tęgowska. – W Polsce nie mamy ustawowego terminu, do którego faktura ma zostać skorygowana, jednak powinniśmy to wykonać niezwłocznie po odkryciu błędu – dodaje. Faktura powinna być również zmieniona na przykład w przypadku udzielenia rabatu lub z powodu zwrotu towaru.
Przedsiębiorca powinien pamiętać, że faktura korygująca musi zawierać: oznaczenie/ informację dotyczącą tego, że jest to korekta, na przykład „korekta” lub „faktura korygująca”, numer, datę wystawienia oraz dane z pierwszego, oryginalnego dokumentu (dane kontrahentów, numery NIP, cenę, liczbę sztuk etc.).
Faktura korygująca jest wystawiana w dwóch egzemplarzach – dla wystawcy i odbiorcy.
A co z przyczyną korekty?
– Często przedsiębiorcy zastanawiają się, czy na fakturze korygującej należy podać przyczynę korekty – zauważa ekspertka w Systim.pl. – Od 2022 roku nie ma takiego obowiązku. Warto jednak zawrzeć taką informację. Może się przydać podczas kontroli podatkowej, wówczas nie musimy pamiętać szczegółów danego zdarzenia gospodarczego, ponieważ mamy wszystko dokładnie, transparentnie opisane na fakturze – podkreśla.
Ułatwieniem dla przedsiębiorców przy m.in. wystawianiu tego typu dokumentów mogą być programy e-księgowe. – Wystawienie faktury korygującej w takim programie jest proste, bo zawiera on gotowe wzory do wykorzystania. Wystarczy wybrać z menu odpowiednią opcję dokumentu i uzupełnić rubryki – podpowiada Beata Tęgowska.