Ministerstwo Finansów przyspieszyło prace nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Korzystanie z KSeF przez największe podmioty stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku. Biurom rachunkowym i przedsiębiorcom nie pomaga kalendarz – wbrew pozorom, na dostosowanie się do systemu pozostało bardzo niewiele czasu.
Środowisko przedstawicieli biur rachunkowych miało nadzieję, że data wejścia w życie KSeF zostanie odłożona nawet na 2030 rok. Ministerstwo zapowiada jednak, że planowane terminy nie będą przesunięte – od 1 lutego 2026 roku obowiązkowe stosowanie KSeF obejmie największe firmy, notujące przychód ze sprzedaży powyżej 200 mln złotych. Pozostałe przedsiębiorstwa – również te, które nie są płatnikami VAT – będą musiały korzystać z systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Najpóźniej, od 1 stycznia 2027 roku, KSeF obejmie najmniejsze działalności gospodarcze, które wystawiają faktury sprzedaży maksymalnie na 450 złotych i nie przekraczają 10 tysięcy złotych obrotu miesięcznie.
Rok to nie tak dużo czasu
Pierwsza grupa objęta przez zmiany przepisów ma jeszcze niemal rok na przygotowanie się do korzystania z nowego systemu. Jednak biura rachunkowe i same firmy nie będą miały komfortu czasowego na dostosowanie się do nowych obowiązków.
– Teoretycznie już w czerwcu zostanie opublikowana cała struktura logiczna systemu KSeF 2.0 oraz API. Na lipiec zaplanowane jest zakończenie procesu legislacyjnego. We wrześniu mają wystartować testy otwarte API, a udostępnienie ich dla firm i biur rachunkowych będzie możliwe w listopadzie – wylicza Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART. – Aplikację testową otrzymamy więc być może nawet pod koniec listopada. Realnie na naukę i testy zostanie firmom bardzo niewiele czasu. Pamiętajmy, że grudzień i styczeń to najbardziej zapracowane miesiące w księgowości. Potem przyjdzie luty i marzec, a wraz z nimi sprawozdania finansowe i rozliczenia roczne. Kiedy więc będzie czas na spokojne testowanie i wdrożenia? – zwraca uwagę ekspertka.
W praktyce oznacza to, że wiele firm może mieć poważne problemy z dostosowaniem swoich systemów i procedur do obowiązków wynikających z KSeF.
Rok bez kar i inne dobre wiadomości
Na szczęście Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy lub niedopatrzenia związane z wdrożeniem KSeF. – Taki okres przejściowy to dobra wiadomość dla firm oraz biur rachunkowych. Może on zostać przeznaczony na spokojne wdrażanie się w system, testowanie go i naukę działania w nowej rzeczywistości – uważa ekspertka SaldeoSMART.
Sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2027 roku. Kary będą nakładane przede wszystkim w trzech przypadkach: wystawienia faktury w programie niedostosowanym do wymogów KSeF, wystawienia faktury niezgodnej ze schematem oraz przesłania faktury do KSeF z opóźnieniem. Przedsiębiorcy i księgowi muszą pamiętać, że wystawienie faktury poza systemem będzie traktowane jako poważne naruszenie.
Brak kar w 2026 roku to nie jedyna dobra wiadomość. W porównaniu z pierwszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów, obecna wersja wdrożenia KSeF zakłada kilka istotnych ułatwień, które powinny odciążyć zarówno przedsiębiorców, jak i biura rachunkowe.
Jak podkreśla Kamila Cieszkowska, najważniejszą zmianą jest możliwość dodawania załączników do faktur. Funkcja ta dostępna będzie po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. – Dotyczy to m.in. firm z branż energetycznej, telekomunikacyjnej czy gazowej, które wraz z fakturą przesyłają załączniki zawierające ustandaryzowane dane. W ich przypadku zintegrowanie kompletu dokumentów z systemem znacznie usprawni procesy księgowe i logistyczne – wyjaśnia.
Dodatkowo zrezygnowano z obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu bankowego oraz wyłączono z systemu faktury VAT RR oraz faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Co biura rachunkowe i przedsiębiorcy mogą robić już teraz?
Mimo że pełne wdrożenie KSeF wydaje się jeszcze odległe, nie warto czekać na ostatnią chwilę. Przygotowania powinny rozpocząć się już teraz, bo każdy dobrze wykorzystany miesiąc może zadecydować o bezproblemowym przejściu na nowy system.
Przede wszystkim zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorcy, powinni zweryfikować, czy używane przez nich systemy do fakturowania będą dostosowane do nowego standardu. Warto skontaktować się z dostawcą oprogramowania i upewnić się, że aktualizacje obejmują obsługę KSeF 2.0, a także zapytać o harmonogram ich wdrażania. Jeżeli obecne narzędzia nie będą dostosowane, niezbędne może się okazać szybkie znalezienie nowego systemu i przeprowadzenie migracji danych, co w praktyce może potrwać kilka miesięcy.
Kolejnym krokiem powinno być przemyślenie organizacji pracy. Biura rachunkowe powinny już teraz zdecydować, czy będą odbierać faktury z KSeF w imieniu swoich klientów, czy pozostawią ten obowiązek po stronie przedsiębiorców. – Ta decyzja będzie miała bezpośredni wpływ na zakres obowiązków, odpowiedzialności i codziennych procedur. Niezbędna stanie się także aktualizacja umów z klientami tak, aby jasno określić nowe zasady obiegu dokumentów, odpowiedzialności za prawidłowe wystawianie faktur oraz ewentualne zmiany wynagrodzenia w związku ze zwiększonym zakresem usług – podkreśla Kamila Cieszkowska.
Nie mniej ważne jest przygotowanie klientów do nadchodzących zmian. Odpowiednio zaplanowane akcje edukacyjne – takie jak webinary, cykliczne mailingi czy indywidualne konsultacje – mogą pomóc przedsiębiorcom lepiej zrozumieć nowe obowiązki i ograniczyć zakres problemów w momencie wejścia przepisów w życie.
W nowym systemie najlepiej poradzą sobie ci, którzy nie tylko dostosują swoje systemy informatyczne i procedury operacyjne, ale także z wyprzedzeniem zadbają o odpowiednią komunikację ze swoimi klientami i ich edukację. Przygotowanie się na KSeF to nie tylko obowiązek prawny – to szansa na uporządkowanie procesów księgowych i poprawę płynności obiegu informacji.