- Niska wydajność pracy, niska odporność na zmiany, oderwanie od celów firmy oraz powolność – to cztery główne wyzwania pracowników umysłowych opisane w raporcie „State of Work Innovation Report” firmy Asana.
- Niska wydajność: 53% czasu pracy pochłaniają zadania nieproduktywne, a liczba godzin spędzonych na zbędnych spotkaniach jest dwa razy wyższa niż w 2019 r.
- Niska odporność: 43% osób czuje się przytłoczonych zbyt dużą liczbą zmian organizacyjnych. Tylko 27% wierzy, że ich firma poradzi sobie z przyszłymi wyzwaniami.
- Oderwanie od celów firmy: Mniej niż połowa pracowników (47%) rozumie, jak ich praca przyczynia się do realizacji celów biznesowych. 38% w ogóle nie czuje się odpowiedzialna za jakość swojej pracy.
- Powolne działanie: Pracownicy tracą średnio 9 godzin tygodniowo na szukanie informacji, a 64% twierdzi, że firmowe narzędzia utrudniają im pracę.
Według raportu „State of Work Innovation” Asany, mimo ogromnych zmian w sposobie pracy, wiele firm nadal zmaga się z problemami, które ograniczają produktywność.
Tylko 13% ankietowanych zadeklarowało pracę w tradycyjnym modelu, w godzinach 9:00 –17:00. Aż 59% pracuje w modelu hybrydowym lub ma taką możliwość, a 81% polega głównie na komunikacji asynchronicznej. Mimo tak dużych zmian w trybie pracy, badanie – oparte na ankiecie przeprowadzonej wśród ponad 13 000 pracowników umysłowych w sześciu krajach – wskazuje na wciąż utrzymujące się cztery obszary, w których firmy tracą na produktywności.
Problem niskiej wydajności
Wydajność można opisać jako zdolność organizacji do wykonania danej pracy bez przeciążania zespołów. Model hybrydowy staje się normą, a to wielu firmom utrudnia orientację w tym, kto i ile pracy jest w stanie wykonać. Prowadzi to do poważnej nierównowagi:
- 53% czasu pracownika pochłaniają mało produktywne działania związane z organizacją pracy, przez co brakuje go na zadania, przy których niezbędne są wiedza i kompetencje.
- 68% pracowników uważa, że ich menedżerowie nie mają pojęcia o ich rzeczywistym obciążeniu.
- Ponad połowa ankietowanych (53%) twierdzi, że ich zespół opiera się na kilku osobach osiągających wysokie wyniki.
- 65% przyznaje się do udawania zajętości, by wyglądać na produktywnych.
Do tych problemów można dodać bezproduktywne spotkania, które pochłaniają czas i energię pracowników:
Czas poświęcany na zbędne spotkania podwoił się od 2019 r. – obecnie pracownicy tracą na nie 5 godzin tygodniowo.
- Prawie połowa ankietowanych (48%) twierdzi, że ich ostatnie spotkanie było niepotrzebne.
- 61% pracowników twierdzi, że niewiele z nich wynika.
- Po niemal co trzecim spotkaniu (28%) pracownicy czują potrzebę regeneracji i rozładowują emocje rozmawiając z kolegami.
Trzech na czterech (75%) pracowników czuje się cyfrowo wyczerpanych (wzrost z 64% w poprzednim roku), a 63% uważa, że nadmiar narzędzi przeszkadza im w pracy.
Wszystko to wpływa na wypalenie zawodowe: ponad 8 na 10 osób (81%) doświadczyło wypalenia w ciągu ostatnich sześciu miesięcy.
Wyzwanie niskiej odporności na zmiany
Wiele organizacji ma problem z zachowaniem wydajności wobec ekonomicznej presji oraz szybkiego tempa zmian w pracy i technologii. To prowadzi do dezorientacji, oporu i utraty zaufania. Główne wyzwania to:
Nieumiejętność przystosowania się do zmian. Brak elastyczności osłabia odporność organizacji.
- Tylko 27% pracowników wierzy, że ich organizacja poradzi sobie z przyszłymi wyzwaniami.
- Zaledwie 24% twierdzi, że ich firma dostosowuje cele strategiczne do zmieniających się priorytetów.
Toksyczne zarządzanie zmianą. Źle przygotowane procesy powodują zamieszanie, opór i nieefektywność, co jeszcze bardziej utrudnia adaptację do zmian:
- 82% pracowników uważa, że w ich organizacjach stosowane szkodliwe praktyki w zarządzaniu zmianą.
Toksyczni współpracownicy. Nie czują się odpowiedzialne za dostarczanie jakościowych wyników i jednocześnie unikają przejrzystości w kwestii ich obciążenia pracą. To sprawia, że zespół nie jest w stanie działać szybko i wydajnie:
- 70% ankietowanych twierdzi, że ich współpracownicy przesadzają mówiąc o swoim obciążeniu pracą, by uniknąć zaangażowania w projekty.
- 69% uważa, że inni członkowie zespołu nie przekazują dalej ważnych informacji.
- 37% nie czuje się w pełni odpowiedzialnych za jakość wykonywanej pracy.
Koszt oderwania od celów biznesowych
Zespoły są dziś bardziej rozproszone niż kiedykolwiek, a jednocześnie pracują w silosach. Prowadzi to do powielania pracy, marnowania zasobów i dodatkowych kosztów.
Współpraca między poszczególnymi działami i pracownikami jest utrudniona:
- Tylko 21% pracowników uważa, że zespoły w ich firmach dobrze ze sobą współpracują.
- Zaledwie 19% czuje, że narzędzia komunikacyjne wspierają współpracę międzydziałową.
Pracujemy w oderwaniu od celów biznesowych firmy:
- Jedynie 23% respondentów twierdzi, że różne działy dążą wspólnie do tego samego celu.
- Mniej niż połowa (47%) rozumie, jak ich codzienna praca wpisuje się w ogólne wyniki firmy.
Cena wolnego tempa pracy
W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, tempo działania stanowi różnicę między wyjściem na prowadzenie, a pozostaniem w tyle. Gdy zespoły pracują sprawnie, mogą łatwiej dopasować się do zmian, wykorzystywać nowe możliwości i szybciej osiągać dobre wyniki. Jednak w organizacjach wciąż występują wąskie gardła:
Technologiczne wąskie gardła – wynikają z przestarzałych i rozproszonych rozwiązań technologicznych.
- Do zarządzania swoją pracą 94% pracowników nadal używa arkuszy kalkulacyjnych, a 98% – e-maila.
- 64% pracowników twierdzi, że narzędzia do współpracy w ich organizacji utrudniają im pracę.
Wąskie gardła związane ze sztuczną inteligencją (AI) – pojawiają się na etapie wdrażania AI, co opóźnia postępy:
- Nieprecyzyjne lub niekompletne dane: 47% pracowników obawia się, że decyzje oparte na danych z AI są podejmowane na podstawie niewiarygodnych informacji.
- Różne preferencje co do wyboru modeli: 40% pracowników chce samodzielnie wybierać modele AI, podczas gdy 31% woli tego nie robić – co stawia organizacje przed trudnym wyborem między elastycznością a prostotą, tak by każdy pracownik miał odpowiednie narzędzia, bez wprowadzania chaosu czy niespójności.
- Brak szkoleń: 26% pracowników twierdzi, że ich firma nie zapewnia im odpowiedniego szkolenia z zakresu AI.
- Nieautoryzowane wykorzystywanie AI (tzw. shadow AI): 32% pracowników przyznaje, że korzysta z narzędzi AI, które nie były autoryzowane przez firmę, co stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa organizacji.
Komentarz dr Rebeki Hinds, szefowej Asana Work Innovation Lab:
„Wyniki raportu są sygnałem ostrzegawczym dla liderów. Ostatnie pięć lat całkowicie zmieniło sposób, w jaki pracujemy, jednak wiele firm wciąż trzyma się starych nawyków zmniejszających wydajność. To kosztuje – utrudnia zespołom komunikację i powoduje przeciążenia.
Ponieważ praca asynchroniczna stała się podstawą działania w nowoczesnych miejscach pracy, organizacje muszą odchodzić od przestarzałych metod, takich jak rozwiązywaniu każdego problemu spotkaniem, osobiste rozmowy jako źródło informacji czy wdrażanie narzędzi silosowo, w oderwaniu od reszty organizacji.
Sztuczna inteligencja ma potencjał, by w tym pomóc, ale zbyt wiele organizacji wykorzystuje ją jedynie do zwiększania produktywności pojedynczych osób. Wdrażając AI na poziomie całej organizacji, zyskujemy istotny kontekst dotyczący realizowanej pracy – co pozwala firmom uzyskać jasność co do tego, kto, co i na kiedy ma zrobić. Dopiero wtedy możliwe będzie budowanie powiązań między celami, szybsze działanie, wzmacnianie odporności i wyrównywanie obciążenia pracą.”
Jak rozwiązać te problemy?
Pokonanie tych wyzwań jest możliwe i otwiera drogę do bardziej efektywnego środowiska pracy:
- Pracownicy w firmach, które inwestują w technologie i procesy zapewniające przewidywalność, są o 183% mniej narażeni na niepotrzebne przerywanie pracy i o 138% mniej na niespodziewane opóźnienia.
- W organizacjach, w których pracownicy mają wystarczającą wydajność, pozwalającą na wykonywanie zadań, o 133% częściej deklarują też poczucie odpowiedzialności za wykonywaną pracę. Przy tym podejściu członkowie zespołów o 24% rzadziej udają zajętość.
- W firmach odpornych na zmiany pracownicy aż o 37% rzadziej zgłaszają toksyczne zachowania współpracowników.
- Firmy działające szybciej o 54% częściej mają wdrożoną politykę dotyczącą korzystania z AI, co zapewnia jasne wytyczne i umożliwia bezpieczne oraz efektywne korzystanie z technologii.
- Organizacje te są o 47% bardziej skłonne do korzystania z platform, które centralizują zadania, usprawniają procesy akceptacji, zarządzają złożonymi przepływami pracy i zapewniają liderom lepszą perspektywę przy podejmowaniu decyzji.
- W firmach, w których zespoły współpracują efektywnie, pracownicy o 90% częściej deklarują zrozumienie wartości swojej pracy w kontekście celów biznesowych organizacji.
Asana: platforma do zarządzania pracą i innowacji z AI, rozwijana także w Polsce
Raport „State of Work Innovation” nie tylko diagnozuje największe wyzwania współczesnego środowiska pracy, ale też pokazuje, jak technologia może wspierać ich rozwiązanie. Asana – autor badania i globalny lider w zarządzaniu pracą – rozwija platformę, która pomaga organizacjom lepiej planować, koordynować i realizować zadania w dynamicznych warunkach.
Asana pozwala też skutecznie implementować sztuczną inteligencję. Podstawą jest Work Graph®, zaawansowany model danych opracowany przez spółkę, pomagający w mapowaniu i analizie powiązań między wszystkimi elementami pracy w organizacji – projektami, zdaniami i odpowiedzialnościami.AI Asany wykorzystuje dane, które już istnieją w środowisku pracy, rozumie sposób, w jaki praca jest wykonywana, a następnie usprawnia te procesy. Najnowszym produktem Asany w tym obszarze jest AI Studio, pozwalające na tworzenie agentów AI w podejściu no-code. Zespoły korzystające z platformy do zarządzania pracą mogą samodzielnie zaprojektować, zbudować i wdrożyć agentów AI bezpośrednio do już istniejących przepływów pracy. Co istotne, człowiek niezmiennie pozostaje centrum decyzyjnym.
Asana działa również w Polsce – warszawskie biuro spółki, działające od roku, pełni rolę lokalnego centrum innowacji i aktywnie uczestniczy w projektowaniu rozwiązań odpowiadających na wyzwania opisane w raporcie. Zespół specjalistów z Polski współtworzy globalne produkty, które realnie zmieniają sposób pracy w organizacjach na całym świecie.
O badaniu
Badanie przeprowadzone przez Asana Work Innovation Lab we współpracy z ekspertami akademickimi objęło 13 066 pracowników umysłowych z sześciu krajów w 2024 roku: ze Stanów Zjednoczonych (2 500 osób), Wielkiej Brytanii (2 504), Niemiec (2 002), Francji (2 001), Japonii (2 044) i Australii (2 015).
Ankiety zostały przeprowadzone za pośrednictwem platformy Qualtrics w okresie od lutego do sierpnia 2024 roku, a zbieraniem danych zajmowały się firmy panelowe Prolific i RepData. Respondentami byli zatrudnieni pracownicy umysłowi, którzy przez co najmniej 50% czasu pracy korzystali z komputera lub urządzenia mobilnego. Osoby na stanowiskach kierowniczych zostały zdefiniowane jako posiadające poziom dyrektorski lub wyższy. Ankiety przeprowadzono w językach lokalnych, tam gdzie było to możliwe. Badanie nie obejmowało klientów ani pracowników firmy Asana.