Zmiany to nieodłączna rzecz w każdej branży biznesowej – to one kształtują i decydują o dynamice rynku. Przedsiębiorcy, którzy za nimi nie nadążają, narażeni są na wyeliminowanie z gry przez bezbłędnie orientującą się w trendach konkurencję. Nie inaczej jest w sektorze usług księgowych, w którym na przestrzeni ostatniej dekady zmieniło się praktycznie wszystko, od usług biur rachunkowych po wymagania ich klientów. Jak w ciągu ostatnich 10 lat przeobrażała się polska księgowość i co wywarło na nią największy wpływ?
Comiesięczne wizyty w biurze rachunkowym, sporo papierologicznego zamieszania i urywające się telefony księgowych, którzy dla swoich klientów byli niemal prawą ręką w prowadzeniu biznesu – dekadę temu rynek branży rachunkowej przeżywał prawdziwy rozkwit i mało który przedsiębiorca zastanawiał się nad tym, jakie możliwości przyniesie przyszłość.
Co więcej, większość biur rachunkowych nie korzystała z zewnętrznego wsparcia w postaci systemów ułatwiających komunikację z klientem czy wysyłanie faktur, a wiele zmian musiało dokonać się przede wszystkim na poziomie mentalnym, związanym z podołaniem aktualnej rzeczywistości biznesowej i oczekiwaniom rynku.
Na skróty:
Technologia wymusza zmiany
Transformacje rynkowe spowodowane postępem gospodarczym i technologicznym od lat kształtują biznes. Dekadę temu na rynku księgowości panowała zupełnie inna świadomość księgowych i przedsiębiorców odnośnie nowoczesnych technologii czy możliwości oprogramowania. Podstawowe programy księgowe w pełni zaspokajały potrzeby biur rachunkowych, a dodatkowe rozwiązania kojarzone były raczej ze stratą czasu i pieniędzy, niż intratną inwestycją w przyszłość firmy.
Wszystko zmieniło się wraz z powstawaniem dynamicznych firm zarządzanych przez osoby stawiające na optymalizację pracy i zaawansowane rozwiązania. Wówczas biura księgowe, które już wcześniej zobaczyły potencjał w technologicznym wsparciu swoich usług, zaczęły być bardzo konkurencyjne i wygrywać w starciu z tymi biurami rachunkowymi, które wciąż kurczowo trzymały się starzejących się schematów pracy.
– Z branżą biur rachunkowych współpracujemy już ponad 9 lat. Około 6 lat temu zauważyliśmy tendencję, że coraz więcej biur rachunkowych zaczyna poszukiwać nowych możliwości w zewnętrznych oprogramowaniach. Związane to było przede wszystkim ze współpracą z organizacjami, których procedury działania w pewnym sensie wymuszały na księgowych nowe sposoby pracy. Z drugiej strony, wcale nie rzadko kontaktowały się z nami pojedyncze biura, dostrzegające potencjał w automatyzacji czynności, które są wielokrotnie i żmudnie powtarzane w ciągu dnia. Firmy te szybko wdrożyły nowe rozwiązania i wprost mówiły nam, że dzięki technologii pozyskują coraz więcej nowych klientów. Innowacyjne oprogramowanie po prostu podnosiło ich konkurencyjność w branży i dawało do ręki oręż w postaci unikalnych usług – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Automatyzacja i personalizacja
Postęp w obszarze technologii nieodwracalnie wpłynął na potrzeby klientów, którzy z czasem zaczęli nie tylko przyzwyczajać się do wygodnych rozwiązań, ale również poszukiwać tych spełniających ich indywidualne potrzeby. Powszechny dostęp do Internetu i usługi mobilne zweryfikowały to, co jest biznesowi niezbędne, a z czego może zrezygnować. Jeszcze 10 lat temu jedynym “obiegiem” dokumentów było przekazywanie ich sobie w teczce, a dzisiaj można to zrobić zdalnie i do tego w pełni dostosować zakres obiegu do potrzeb własnej firmy. To, co było kiedyś opcjonalne i zbędne, dzisiaj zaczyna być nieocenionym standardem pracy, jak np. programy wspierające pracę księgowych, optymalizujące pracę czy platformy do komunikacji.
Pojęcie personalizacji zawojowało biznes, a usługodawcy dający możliwość uszycia oferty na miarę klienta, bezapelacyjnie wyprzedzili swoich rynkowych konkurentów. Nie ma się co dziwić, wszak obecnie ludzie oczekują przede wszystkim indywidualnego podejścia, nie tylko w biznesie. A współpraca z księgowością może mieć szeroki zakres, dlatego też wypracowanie indywidualnych procedur we współpracy czy dedykowany obieg dokumentów między biurem rachunkowym a firmą to przyszłość tej branży.
– Personalizacja usług to odpowiedź na potrzeby i specyfikę współczesnych firm, a także wsparcie ich w zarządzaniu biznesem. Przedsiębiorcy widzą duże korzyści w szybszym dostępie do dokumentów czy analizowaniu firmowych danych. Podobnie jest z automatyzacją powtarzalnych czynności, która jest ogromną oszczędnością czasu pracowników i podnosi ich komfort pracy. Dzisiejsze firmy chcą inwestować w rozwiązania, które przejmą w pewnym sensie uciążliwe obowiązki, dając zespołowi więcej czasu na merytoryczną pracę – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Księgowe wyzwania XXI wieku
Jednym z największym wyzwań biur rachunkowych jest utrzymanie konkurencyjności na rynku. Innowacyjne oprogramowania rozpowszechniły się i coraz rzadziej można znaleźć biuro wierne jedynie „papierowemu” modelowi pracy. Co najważniejsze, wraz z technologią zmienia się także prawo podatkowe, a trzymanie ręki na pulsie wymaga przede wszystkim czasu na kształcenie i szkolenia. To bardzo prosta zależność: aby utrzymać wysoki poziom usług, należy zautomatyzować inne czynności, dzięki czemu księgowi zyskują czas na rozwój i nie muszą drastycznie zawyżać cen.
Z konkurencyjnością związane jest też dotarcie z ofertą do młodych przedsiębiorców, którzy powoli zaczynają stawiać pierwsze kroki w biznesie. Najnowsze pokolenie przedsiębiorców bardzo różni się od swoich poprzedników, ponieważ dla nich nowoczesne rozwiązania są standardem, do którego przywiązują szczególną uwagę. Cenią sobie współpracę zdalną, która kiedyś była niemożliwa, a dzisiaj staje się najbardziej pożądaną formą kontaktu.
Dlatego też to właśnie przed biurami rachunkowymi stoi zadanie dobrania odpowiednich do klienta rozwiązań, rozpoznanie jego potrzeb i zaspokojenie ich w możliwie najbardziej optymalny sposób. I choć wciąż na rynku istnieją księgowi opierający się technologicznej rewolucji, to jedno jest pewne – bez zmiany mentalnego nastawienia do prowadzenia własnego biura, utrzymanie się na rynkowej powierzchni będzie graniczyło z cudem.
