Firmy na całym świecie coraz chętniej wybierają pracę zdalną. W Polsce zaufanie do takiej formy realizacji obowiązków służbowych wyraźnie rośnie. Według raportu PwC aż 74 proc. pracodawców zamierza zwiększyć zakres home office. Doceniają to pracownicy – jak wynika z badania Devire – dwóch na trzech kandydatów chętniej zainteresuje się ofertą, która zapewnia częściową lub stałą pracę zdalną. Jak do tych zmian mogą przygotować się firmy?
Home office nie jest nowinką, która pojawiła się w przedsiębiorstwach w 2020 r. Jeszcze w czasach przed pandemią wiele firm oferowało pracownikom możliwość pracy z domu chociaż kilka dni w miesiącu. COVID-19 po prostu upowszechnił taką formę wykonywania obowiązków służbowych. I pokazał, że jest ona wygodna i dla pracowników, i dla pracodawców. Zespoły Google’a i Facebooka będą pracować zdalnie przynajmniej do końca tego roku, a Microsoft zamknął wszystkie fizyczne sklepy i przestawił się na sprzedaż online.
Takie zmiany są możliwe także dlatego, że rośnie zaufanie do pracowników zdalnych. Ankietowani przez Cushman & Wakefield i Antal specjaliści i managerowie ocenili poziom tego zaufania bardzo dobrze (43%) lub dobrze (40%).
Przejścia na częściową lub stałą pracę zdalną nie trzeba się zatem bać. Należy się jednak do niej odpowiednio przygotować. Pomogą w tym technologie.
Praca poza biurem. Krok pierwszy: sprzęt
Nowa organizacja pracy wymaga zadbania o zasoby – sprzętowe, informacyjne i ludzkie. Przede wszystkim zarządzający muszą zrobić przegląd urządzeń, z jakich na co dzień w warunkach biurowych korzystają ich pracownicy, i zastanowić się, czy i na jakich zasadach można dostosować je do pracy zdalnej. Najważniejsze w przypadku sprzętu są oczywiście komputery i telefony. Jeśli firma stosuje na co dzień przede wszystkim urządzenia stacjonarne, należy przemyśleć, czy udostępnić takie komputery pracownikom, czy wyposażyć wszystkich w laptopy, a może pozwolić zatrudnionym pracować w domach na prywatnym sprzęcie?
– Każda z tych opcji ma swoje lepsze i grosze strony. Ważne jest jednak to, by przedsiębiorcy pamiętali, że mają wybór. Zamiast kupować nowe komputery dla wszystkich pracowników, którzy będą pracować zdalnie, można zapewnić im dostęp do firmowej infrastruktury – zasobów i aplikacji – np. dzięki pulpitom zdalnym. Takie pulpity można uruchomić na dowolnym sprzęcie, także prywatnym – mówi Mateusz Turek, Solution Architect z Innergo Systems.
W przypadku telefonów sprawa jest zupełnie prosta, jeśli pracownicy korzystają ze smartfonów. Co jednak, jeśli firma zainwestowała w centrale telefoniczne? Jak dostosować je do nowych warunków i czy w ogóle jest to możliwe?
I tu z pomocą przychodzą technologie. Wystarczy odpowiednia konfiguracja centrali albo dodanie licencji, aby to rozwiązanie zaoferowało bogaty pakiet funkcjonalności – nie tylko dla pracy z domu, ale także szeroko pojętej pracy zdalnej i mobilnej.
Krok drugi: informacje
Pracownicy – niezależnie od tego, skąd pracują – potrzebują sprawnego i bezpiecznego dostępu do zasobów informacyjnych firmy, systemów wewnętrznych czy baz danych. Firma może taki dostęp zapewnić na kilka sposobów, przy czym kluczową sprawą jest zachowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli zatrudnieni używają prywatnych komputerów do łączenia się z systemami przedsiębiorstwa i służbowymi aplikacjami.
– W takim przypadku sprawdzi się zastosowanie kanałów VPN oraz pulpitów zdalnych. Takie połączenie daje wysoki poziom bezpieczeństwa. Jeśli pracownicy korzystają w domach ze swoich służbowych sprzętów, firma musi pamiętać o zapewnieniu im odpowiednich programów typu Internet Security – wyjaśnia ekspert z Innergo Systems. – Nie bez znaczenia jest też wdrożenie w przedsiębiorstwie polityki bezpieczeństwa i przeszkolenie pracowników w jej zakresie. Taka polityka powinna zwierać między innymi zasady korzystania ze sprzętów służbowych i prywatnych w pracy.
Dobrą praktyką stosowaną w firmach jest także określenie, którzy pracownicy do jakich zasobów w ogóle powinni mieć dostęp, i egzekwowanie tych wytycznych. Dzięki temu przedsiębiorstwo ogranicza grupę osób mającą wgląd w kluczowe dane i tym samym zmniejsza niebezpieczeństwo ich utraty lub naruszenia.
Krok trzeci: ludzie
Do zmian w sposobie pracy muszą przywyknąć nie tylko przedsiębiorcy, ale i – a może przede wszystkim – pracownicy. Dla nich przeciągający się home office jest w większości przypadków sytuacją zupełnie nową. Rolą dobrego zarządzającego jest ułatwić zatrudnionym przystosowanie się do tych warunków.
– Podstawowym zadaniem firm jest udzielanie jasnych i konkretnych informacji na temat statusu pracy zdalnej. Dobra komunikacja jest niezmiernie ważna – podkreśla Łukasz Sady, Senior Solution Architect z Innergo Systems.
Równie istotne jest zbadanie, czy pracownicy mają odpowiednie warunki do pracy z domu. To po stronie pracodawcy leży zaopatrzenie zatrudnionych w narzędzia umożliwiające komfortowe wykonywania zadań na odległość. Poza komputerem pracownik może potrzebować dostępu do dobrego internetu, słuchawek, mikrofonów czy kamerek, dzięki którym będzie mógł kontaktować się z zespołem czy klientami.
Nie można zapominać także o narzędziach do pracy w zespołach rozproszonych. Najlepsze są takie, które pozwolą nie tylko na rozmowy wideo czy na czacie, ale też na wspólną pracę nad dokumentami, bezpieczne współdzielenie plików czy wymianę dodatkowych informacji.
Szanse i wyzwania
Praca zdalna jest dużą szansą dla przedsiębiorców – zauważyli to już między innymi giganci świata technologicznego. Home office przynosi korzyści i pracodawcom, i pracownikom. Ze wspomnianego już raportu Cushman & Wakefield i Antal wynika, że według 46% badanych wymiar pracy zdalnej w ich organizacjach zwiększy się w przyszłości. Tylko 14% zdecydowanie wyklucza taką możliwość. Co więcej, 78% ankietowanych pracowników oczekuje przynajmniej 3 lub więcej dni pracy zdalnej w miesiącu (średnio jest to 5 dni).
Zatem przedsiębiorca, który daje taką możliwość zatrudnionym, zyskuje w oczach kandydatów szukających pracy. To jednak niejedyna korzyść dla firmy. Wprowadzenie pracy zdalnej pozwala na nowo przyjrzeć się procesom zachodzącym w przedsiębiorstwie oraz zasobom i je zoptymalizować. Część firm oszczędzi na kosztach dojazdów czy przestrzeni biurowej. Część przeniesie swoje usługi w całości do świata online, zyskując tym samym nowe możliwości rozwoju.
– Oczywiście wprowadzenie pracy zdalnej to także duże obciążenie choćby dla działów IT, które muszą zapewnić pracownikom wygodny i bezpieczny dostęp do systemów firmy oraz zarządzać rozproszoną infrastrukturą. I oni jednak mogą liczyć na pomoc technologii. Takie rozwiązania jak VDI czy architektura hiperkonwergentna stanowczo ułatwią pracę administratorów – dodaje Mateusz Turek.
Wszystko wskazuje na to, że home office wejdzie na stałe do firm. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu ludzi i technologii ten model wykonywania obowiązków służbowych przyniesie przedsiębiorstwom różnorodne korzyści i otworzy przed nimi nowe możliwości rozwoju.
