Koniec roku to tradycyjnie okres, w którym firmy wyrażają wdzięczność swoim pracownikom i partnerom biznesowym. Jak to zrobić, by po radości z obdarowania nie przyszła gorzka refleksja przy dokonywaniu rozliczeń podatkowych radzi ekspertka z Grafton Recruitment.
Zbliżający się okres świąteczny to nie tylko czas radości i refleksji, ale również doskonała okazja dla firm do wyrażenia wdzięczności wobec pracowników za ich wysiłek i zaangażowanie w ciągu roku. Organizacja świątecznych aktywności czy wręczanie prezentów może jednak być wyzwaniem, również w zakresie poprawnych rozliczeń. Dlatego warto przygotować się do tego z rozwagą, uwzględniając kwestie podatkowe.
Najczęściej stosowane formy podziękowań to:
- Premie świąteczne – dodatkowe pieniądze mogą być doskonałym prezentem, jednak warto zastanowić się nad formą wypłaty. Czy będzie to jednorazowa gratyfikacja, czy dodatek do regularnego wynagrodzenia?
- Bony na zakupy – przekazanie bonów na zakupy to praktyczny prezent, który każdy pracownik może dostosować do swoich potrzeb. Dobrym rozwiązaniem są karty przedpłacone, które pracownicy będą mogli zrealizować w różnych sieciach sklepów. Dzięki temu sami zdecydują, jak je wykorzystają.
- Upominki i paczki świąteczne – prezenty w formie paczki zawierającej produkty spożywcze czy słodycze to tradycyjne formy podziękowania. Warto jednak uwzględnić różnorodność gustów pracowników.
W radosnej atmosferze świąt nie można zapomnieć o konsekwencjach podatkowych związanych z podarunkami świątecznymi. A te mogą różnić się w zależności od tego, co i w jakiej formie będzie podarowane.
– Warto pamiętać o kwestiach rozliczeń podatkowych. Zarówno premie, jak i prezenty mogą generować przychód podatkowy. Oprócz obciążeń w postaci podatku mogą także wiązać się z zapłatą składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, dlatego ważne jest zastosowanie się do odpowiednich przepisów – przypomina Małgorzata Parzych, ekspert Grafton Recruitment.
Prezenty dla pracownika… oraz fiskusa?
Niektóre formy podziękowania mogą generować przychody pracowników, a ich wartość będzie podlegać opodatkowaniu. Zatrudnieni, którzy zostali obdarowani przez pracodawcę paczkami z okazji świąt Bożego Narodzenia, uzyskują z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Do tego rodzaju przychodów zalicza się bowiem m.in. wartość przekazanych im nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF).
– Przychód ze stosunku pracy powstanie u pracownika także wtedy, gdy paczkę świąteczną otrzyma dziecko pracownika, bo gdyby nie stosunek pracy łączący pracodawcę z pracownikiem, dziecko pracownika nie uzyskałoby od pracodawcy żadnego świadczenia – tłumaczy ekspertka Grafton Recruitment.
Jednak w niektórych przypadkach świąteczne świadczenia podlegają zwolnieniu od podatku. Warunki takiego zwolnienia mogą obejmować m.in.: charakter rzeczowy lub pieniężny świadczenia, źródło finansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych czy związek z finansowaniem działalności socjalnej.
Ważne, jest, aby pamiętać, że przychód podatkowy generują jedynie te nieodpłatne świadczenia, które łącznie spełniają następujące warunki:
- zostały dokonane za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Upominki świąteczne dla klientów firmy
A co z podatkami w przypadku prezentów, które wysyłamy do kontrahentów?
– Gdy klient nie prowadzi działalności gospodarczej, może otrzymać upominki o wartości do 200 zł bez konieczności odprowadzania podatku dochodowego. Natomiast jeśli klient prowadzi firmę i dostaje prezent o wartości wyższej, może być zobowiązany do opodatkowania nadwyżki. Informacje o takiej transakcji powinny trafić do urzędu skarbowego oraz do klienta do końca lutego roku następującego po roku wręczenia. – tłumaczy Małgorzata Parzych. – Umieszczenie logo firmy na prezentach może wpływać na zwolnienie od podatku PIT – dodaje.
Z kolei to, czy firmowe prezenty będą kosztem uzyskania przychodu, zależy od wielu czynników. Przepisy podatkowe pozostawiają spore pole do interpretacji, co czasem stanowi wyzwanie dla samych organów podatkowych. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z ekspertem prawnym, księgowym czy doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów związanych z rozliczeniami.
– Warto pamiętać, aby przy planowaniu upominków dla klientów wziąć pod uwagę nie tylko przepisy podatkowe, lecz także zachować umiar i przestrzegać zasad etyki. Wiele firm narzuca surowe limity na wartość prezentów, które ich pracownicy mogą przyjąć od jednego klienta w ciągu roku. Niektóre branże mają swoje ściśle określone zasady, których trzeba przestrzegać, aby prezent pozostał w dobrym tonie – zaleca ekspertka Grafton Recruitment.
Prezenty firmowe służą nie tylko jako forma podziękowań dla zespołu, dostawców lub klientów. Są również potężnym narzędziem do budowania silnych relacji, kształtowania kultury firmy i potwierdzenia zaangażowania organizacji. Jednak aby miłe podziękowanie nie zmieniło się w podatkowy obowiązek, warto mieć świadomość obowiązujących przepisów.
