Bezgotówkowe opłacenie rachunku to opcja, na którą decyduje się coraz więcej właścicieli punktów handlowo-usługowych. To bardzo wygodna forma transakcji, którą preferuje większość klientów. Jednak zarówno terminal, jak i drukarka, to urządzenia, które nie są niezawodne i czasem ulegają awariom. Regularny przegląd techniczny zapobiega takim sytuacjom. Jak często odbywa się serwis terminali i drukarek?
Na skróty:
Obowiązkowy przegląd techniczny kas rejestrujących
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą i ewidencjonuje sprzedaż za pośrednictwem kas rejestrujących, zobowiązany jest do dokonywania ich przeglądu. Obowiązek ten jasno precyzuje art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorcy są zobowiązani do regularnego przeglądu technicznego, który odbywa się nie rzadziej niż co 24 miesiące. Dotyczy to zarówno kas stacjonarnych, jak i online.
Wymiana modułu fiskalnego
Kasy fiskalne z opcją zapisu kopii wystawianych paragonów mają ograniczoną pojemność. Jeśli pamięć urządzenia zostanie całkowicie zapełniona, sprzedawca nie będzie miał możliwości sprzedaży swoich produktów oraz ich ewidencji. Rozwiązaniem problemu jest wymiana pamięci fiskalnej (modułu). Jest to czynność, która przerywa bieg aktualnego przeglądu technicznego. Kolejny powinien nastąpić po upływie 24 miesięcy od dnia, w którym dokonano wymiany modułu fiskalnego.
Jak wygląda przegląd techniczny kasy fiskalnej?
Przedsiębiorca chcący dokonać przeglądu technicznego kasy musi zgłosić ten fakt do podmiotu prowadzącego serwis terminali i drukarek. Podmiot ten sprawdza kolejno:
- stan obudowy kasy,
- stan i liczbę plomb kasy,
- czytelność dokumentów drukowanych przez urządzenie,
- poprawność działania kasy,
- stan techniczny akumulatorów i baterii zasilającej kasę,
- poprawność ustawień zegara.
Przegląd kasy fiskalnej kończy się dokonaniem wpisu do książki kasy, wraz z dołączeniem ewentualnych zaleceń pokontrolnych. W komplecie dokumentów powinno znaleźć się potwierdzenie dokonania przeglądu (wydruk raportu).
Użytkownik jest zobowiązany pamiętać o terminowym dokonywaniu przeglądu kasy, którą użytkuje. Nieprzestrzeganie dat wiąże się z konsekwencją finansową ze strony Urzędu Skarbowego. Na podatnika może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości 300 zł.
Serwis terminala płatniczego
Regularny serwis terminala pozwoli uchronić przedsiębiorcę przed ewentualnymi awariami urządzenia. Terminal powinien użytkować przeszkolony personel, należy także stosować właściwe materiały eksploatacyjne. Dlaczego to tak istotne? Pracownicy, przyjmując płatności bezgotówkowe, odpowiedzialni są za prawidłową obsługę terminala oraz za bezpieczeństwo realizacji przeprowadzonych transakcji.
Serwisowanie terminala płatniczego warto powierzyć specjalistom. Pozwoli to dostrzec pewne problemy i szybko je wyeliminować. W czasach, kiedy większość klientów posługuje się kartą, sprawne urządzenie ma kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Awaria terminala może oznaczać spadek obrotów, dlatego szybka reakcja ze strony serwisantów jest tu bardzo ważna.
