Wdrożenie KSeF ma być największym od blisko dekady projektem informatycznym. Szacuje się, że w ciągu jednego miesiąca, systemy będą przetwarzały nawet 3 miliardy dokumentów, a w ciągu miesiąca będzie powstawało około 250 terabajtów danych binarnych. Zwiastuje to rewolucję dla przedsiębiorców na niespotykaną dotąd skalę. Na co należy się przygotować?
Zgodnie z ostatnimi ustaleniami, najprawdopodobniej od 1 stycznia 2025 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli platformy, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur. Obecnie firmy korzystają z tego rozwiązania na zasadzie dobrowolności. Początkowo KSeF miał być obowiązkowy od 1 lipca tego roku, jednak po przeprowadzeniu konsultacji z przedsiębiorcami, jego wdrożenie zostało odsunięte w czasie. Decyzja została podjęta po diagnozie licznych błędów w systemie.
Obowiązkowy KSeF będzie wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw i firm, działających w różnych obszarach gospodarki – nie jest to tylko rozwiązanie informatyczne zmieniające jedynie sposób wystawiania faktur. Zmiany w firmach będą wymagały zaangażowania wielu działów, które czekają zmiany w strukturach informatycznych, poprzez działy finansowe, operacyjne czy logistyczne. Wprowadzenie KSeF w firmach będzie wymagało zaangażowania wielu działów. Zmiana nie dotknie jedynie działów finansowych, ale również operacyjnych czy logistycznych. KSeF wiąże się również z wprowadzeniem zmian w systemach informatycznych, co pociąga za sobą koszty po stronie organizacji.
Wdrożenie KSeF – stabilność systemu to podstawa
Ogromnym wyzwaniem dla twórców KSeF-u będzie zapewnienie stabilności całego systemu. Należy pamiętać o tym, że z KSeF-u będą korzystały różne firmy – zarówno mniejsze przedsiębiorstwa, jak i ogromne firmy: – „Na polskim rynku funkcjonują firmy wystawiające faktury w trybie ciągłym. Mówimy tu o branżach, w których liczbę faktur wystawianych w ciągu jednego dnia możemy liczyć nawet w tysiącach. Co więcej, polscy przedsiębiorcy korzystający z KSeF-u będą zobligowani do wprowadzania faktur od razu do systemu. Zasady nie przewidują żadnej karencji, jeśli chodzi o terminy (tak jak na przykład w Rumunii, gdzie firmy mogą to zrobić np. w ciągu tygodnia). Dlatego też może się zdarzyć, że jeśli wszyscy w jednym momencie będą wprowadzać ogromne ilości faktur do systemu, dojdzie do jego przeciążenia i zablokowania” – komentuje Łukasz Mikuła, Chief Accountant, Luxoft Poland. – „Stanowi to szczególne wyzwanie w kontekście działalności ogromnych firm np. w obszarach takich jak telekomunikacja czy logistyka. Dlatego stabilność systemu i oprogramowania jest tak kluczowa” – dodaje.
Jednym wyzwaniem, które łączy wszystkie przedsiębiorstwa bez względu na ich skalę czy sektor działalności, są oprogramowania księgowe, których obecnie używają. „Na polskim runku działają firmy, używają oprogramowania księgowego lokalnego, czyli oferowanego i uruchamianego przez polskie podmioty. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że dzięki temu firmy zostaną bezproblemowo połączone z systemem KSeF. Całość ograniczy się jedynie do aktualizacji obecnego systemu, ale w efekcie wystawiona faktura będzie od razu pojawiała się w KSeF. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku dużych firm, używających systemów klasy ERP oferowanych przez globalnych dostawców. Systemy takie nie podlegają aktualizacjom dostarczanym przez producenta. Zwykle funkcjonują w nich rozwiązania dedykowane, zaprojektowane przy wdrożeniu. To z kolei determinuje koszty, ilość i poziom skomplikowania zmian, które są konieczne do wprowadzenia w przypadku integracji z KSeF”– komentuje Łukasz Mikuła. Problematyczny może być również różny typ faktur i zadań programistycznych z tym związanych. „W przypadku faktur sprzedażowych podczas awarii systemu, mniejsza firma będzie mogła wprowadzić i wysłać faktury ręcznie – z tego względu, że nie będzie ich tak dużo. Natomiast co w przypadku przedsiębiorstw, w których tych faktur będzie kilka tysięcy? Jeszcze inne wyzwanie obserwujemy w przypadku faktur zakupowych, które wpływają do naszej firmy. Gdy KSeF będzie już w pełni obowiązkowy, żadna inna forma nie będzie skuteczną forma doręczenia. Należy podkreślić, że niestety nie ma w tej chwili alternatywnej możliwości dostarczenia faktury w przypadku potężnej awarii systemu. Dlatego to musi z pewnością zostać jeszcze uregulowane” – komentuje Łukasz Mikuła.
Innym wyzwaniem programistycznym będzie integracja z klientami, którzy korzystają z własnych platform do wystawiania lub wysyłania faktur. – „Może być to szczególnie odczuwalne przy współpracy z dużymi firmami, które wymagają dostarczania faktur przez własne platformy – w przypadku wejścia KSeF na stałe, taka forma dostarczenia faktury w świetle prawa, może przestać być skuteczna, gdy KSeF nie będzie współdziałał z tą specyficzną platformą. Jest to kolejne pytanie i wyzwanie, na które trzeba koniecznie odpowiedzieć przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF-u – co należy zrobić, aby to również zostało uspójnione? – dodaje Mikuła.
KSeF z perspektywy branży IT
Branża IT charakteryzuje się tym, że osoby w niej zatrudnione często pracują w formule B2B, prowadząc jednoosobowe działalności gospodarcze. Takie osoby wystawiając faktury dużym firmom, same prowadzą swoją księgowość i często mają wykupione specjalne oprogramowanie do wystawiania faktur, prowadzenia obliczeń. KSeF zdecydowanie uprości wszystkie procedury i automatycznie będzie mógł posłużyć jako system do wystawiania i wysyłania faktur. – „Pojawia się też wiele pytań dotyczących tego, czy KSeF zastąpi JPK. Niestety w tej chwili Ministerstwo Finansów nie przewiduje możliwości zastąpienia JPK_FA poprzez KSeF choć wiele za tym przemawia. Możeby do tego zaliczyć między innymi spójność pól występujących w obu rozwiązaniach. Gdyby taka możliwość się pojawiła to byłoby to ogromne ułatwianie dla płatników VAT” – komentuje Mikuła.
Inną korzyścią płynąca z wprowadzenia KSeF jest na pewno ujednolicenie procesów w kontekście faktur zakupowych. – „W tej chwili faktury zakupowe trafiają do firm takich jak nasza różnymi drogami: mailowo, tradycyjnie pocztą, czasem bezpośrednio do osób, które są zlecającymi różne działania. To stwarza oczywiście wiele zagrożeń, wynikających po prostu z ludzkiego błędu czy przeoczenia – faktura może gdzieś się zawieruszyć, zgubić lub może niechcący zostać pominięta. KSeF pozwoli na eliminację takich przypadków – będzie to jedyne miejsce, w którym można fakturę wystawić oraz pobrać. W przypadku przygotowania procesów, będzie to kwestia przeszkolenia odpowiednich osób, które będą sprawdzały i weryfikowały wewnątrz firmy przepływ dokumentów w KSeF” – komentuje Łukasz Mikuła.
KSeF jest tematem bardzo złożonym – cały czas trwają konsultacje z przedsiębiorcami, aby zapewnić jak najlepsze wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniając specyfikę i potrzeby każdej branży. Podstawą poprawnego wdrożenia będzie przede wszystkim stabilność informatyczna. Na pewno bardzo istotnym aspektem będzie również elastyczność systemu tak, aby istniała możliwość jego rozbudowy w miarę rosnących i zmieniających się potrzeb przedsiębiorców.
