W ciągu standardowego 8-godzinnego dnia pracy pracownik biurowy produktywnie wykonuje swoje obowiązki zaledwie przez 3 godziny – wynika z raportu, opracowanego na zlecenie Vouchercloud[1]. Co więcej, produktywność pracowników spada w ciągu dnia. Nic w tym dziwnego, nie jesteśmy robotami, a ludzki mózg może poświęcić twórczemu myśleniu określoną ilość zasobów. We współczesnym, stale ewoluującym środowisku pracy, prawdziwym wyzwaniem jest umiejętne zarządzanie obowiązkami zespołu oraz dbanie o komfort pracowników, aby maksymalnie wykorzystać ich potencjał. Oto 5 czynników, które wpływają na wzrost wydajności zespołu.
Elastyczność kluczem do sukcesu
Ponad połowa pracodawców (55%) umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną – wynika z badania firmy rekrutacyjnej Hays[2]. Im młodsi pracownicy, tym ważniejsza jest dla nich zasada „work-life balance”. Rozwój technologii umożliwia pracę z każdego miejsca na ziemi – warunkuje to jedynie dostęp do komputera oraz Internetu. Praca z domu może nie tylko oszczędzić czas pracownika. Jeśli pozwolimy mu załatwić sprawy osobiste, będzie mógł się skupić na pracy, nie zaprzątając sobie głowy problemami z urzędem czy bankiem. Home office to również dobre rozwiązanie dla osób, które są przeziębione lub mają grypę i wolą nie narażać całego zespołu na chorobę.
Przyjazne biuro metodą na stymulację wydajności pracowników
Jeśli chcemy poprawić efektywność pracowników, warto zadbać o udogodnienia w biurze. Z czasem, miejsca pracy ewoluują w „kampusy”, które do klasycznego biura wprowadzają rozwiązania zapewniające komfort i rozrywkę. Według raportu firmy Brother „Miejsce pracy przyszłości” przyszłe biura będą posiadały centra atrakcji, kultury, pracy i zabawy. Staną się one fundamentalnym narzędziem do tworzenia więzi w miejscu pracy, a co za tym idzie budowania społeczności. Praca będzie nie tylko lokalizacją na mapie miasta, w której musimy przebywać 8 godzin dziennie, ale również miejscem do wymiany doświadczeń i tworzenia relacji.
Elastyczność wpłynie na powstanie nowej pracy, w której nagradzana będzie produktywność, a nie czas poświęcony projektowi. Zatem już teraz warto zastanowić się nad możliwościami usprawnień, których wdrożenie przyczyni się do podniesienia wydajności pracowników, co w konsekwencji wpłynie na pozycję biznesu.
Technologie w biurze przyszłości
W ramach podnoszenia wydajności warto również wdrożyć inteligentne urządzenia, które usprawnią proces pracy. Przykładem może być wyposażenie biura w rozwiązania ułatwiające zarządzanie dokumentacją, jakimi są między innymi urządzenia wielofunkcyjne Brother. Funkcje, takie jak automatyczne sortowanie dokumentów, pozwolą pracownikom skupić się na wykonywaniu swojej pracy, zamiast przeznaczać je na prace administracyjne.
Współpraca z systemami metodą na wzrost wydajności całego zespołu
W pracy zespołowej kluczowa jest bezproblemowa komunikacja, zarówno między współpracownikami, jak i używanymi przez nich urządzeniami. Wykorzystywanie nowych technologii, pozwala nie tylko na łatwiejszy przepływ informacji, ale również synchronizację kalendarzy, wymianę plików, monitorowanie procesu realizacji konkretnego projektu czy też organizację wideokonferencji. Korzystanie z jednego ekosystemu, przyczynia się do wzrostu ich wydajności – ponieważ informacje krążą automatycznie pomiędzy urządzeniami i użytkownikami, zapewniając pełną transparentność.
Międzypokoleniowy klimat
Nieocenionym czynnikiem wpływającym na wydajność pracowników jest atmosfera w zespole oraz wzajemne wsparcie. Każdy pracownik firmy posiada indywidualny zasób mocnych stron oraz zdobytych doświadczeń. Zdarza się również że osoby pracujące w organizacji są przedstawicielami różnych pokoleń, które nawzajem mogą się uzupełniać. Pracownicy Pokolenia Z mogą z łatwością wytłumaczyć starszym kolegom zagadnienia technologiczne optymalizując serię procesów, zaś Pokolenie Silver (osoby po pięćdziesiątce) ma możliwość podzielenia się z młodszymi kolegami niezastąpionym know-how. Takie działanie stanowi zysk dla całego zespołu.
Piotr Baca, Country Manager w Brother Polska
[1] Źródło: https://www.vouchercloud.com/resources/office-worker-productivity
[2] Źródło: https://www.hays.pl/blog/-/blogs/czy-home-office-jest-korzystny-dla-pracownikow-
