Wywiad z Agnieszką Rybą, IT Recruiter at Yard Corporate. Wywiad ten skupia się na trzech mniej oczywistych czynnikach, wpływających na naszą wydajność. Mowa w nim o roli stanu „flow” w osiąganiu sukcesów zawodowych, cechach osobowości autotelicznej i sposobach jej rozwijania, a także strategiach planowania czasu, które eliminują stres i zwiększają efektywność. To inspirujące spojrzenie na efektywność w miejscu pracy, które może zmienić sposób, w jaki podchodzimy do naszych zadań.
Jakie są główne czynniki wpływające na efektywność w miejscu pracy?
Jest ich bardzo dużo, jednak chciałabym skupić się na trzech, które nie są aż tak często poruszane.
Istnieje macierz zadań: ważne – pilne, nieważne – pilne, nieważne – niepilne, ważne – niepilne. Większość ludzi zajmuje się głównie rzeczami, które są pilne i ważne, a mało pilne sprawy odkładają w nieskończoność na później. Ludzie odnoszący sukcesy natomiast planują i znajdują w harmonogramie czas na rzeczy, które są ważne, ale nie pilne, czyli takie, które nie mają jednoznacznego terminu wykonania. W przypadku pracy rekrutera 360 w agencji rekrutacyjnej, gdy zostanie przestrzeń do zapraszania nowych kontaktów (np. nie wyczerpie się nam limit zaproszeń na LinkedIn), wtedy warto to wykorzystać i zapraszać na przykład Team Leaderów czy HR Managerów w celu uzyskania dostępu do osób decyzyjnych w sprawie potencjalnej współpracy. Innym przykładem rzeczy niepilnej teraz, ale mogącej opłacić się w niedalekiej przyszłości, może być nauka języków obcych lub udział w różnych kursach doszkalających.
Innym ważnym elementem, który ma wpływ na efektywność w miejscu pracy, jest flow. Inna nazwa to koncepcja zaangażowania, doświadczenia optymalnego, lub przepływ. W tej koncepcji chodzi o to, aby całkowicie zanurzyć się w zajęciu, które aktualnie wykonujemy. W momencie przepływu cała nasza świadomość jest przepełniona tą aktywnością, a działanie i świat wewnętrzny jest cały czas w harmonii, inaczej mówiąc, są ze sobą zsynchronizowane. Autor tej koncepcji mówi o poczuciu swobody, lekkości i braku wysiłku, który nie jest odczuwalny mimo obiektywnie i patrząc z zewnątrz, ogromnej pracy wkładanej w daną czynność. Pojawia się poczucie płynięcia, unoszenia się na fali, stąd nazwa flow.
Co musi się wydarzyć, aby wejść w stan flow?
Jest dokładnie 7 warunków tego stanu. Jednym z nich są wysokiej klasy umiejętności w danej dziedzinie oraz zadania trudne, wymagające specyficznych umiejętności. Oznacza to, że osoba musi być dobrze wykwalifikowana i pewna swoich zdolności, aby swobodnie podejść do zadań. Przepływ pojawia się zazwyczaj w sytuacjach, w których umiejętności człowieka są w pełni wykorzystywane.
Jeżeli zadanie przewyższa nasze kompetencje, wtedy pojawia się niepokój związany ze zbyt dużym poziomem pobudzenia. Odwrotnie, jeśli nie korzystamy z naszych umiejętności wystarczająco, czyli zadanie jest zbyt łatwe, popadamy w nudę, a nasz poziom pobudzenia jest zbyt niski, czyli rozleniwiamy się. Te dwa stany nie prowadzą do stanu flow. Jeśli wykorzystujemy około 3/4 naszych umiejętności, a poziom pobudzenia umożliwia nam skuteczne działanie…. to również, nadal nie jest jeszcze stanem przepływu, a jedynie sytuacją efektywnego działania. Flow ma szansę pojawić się, dopiero gdy niemal 100% naszych umiejętności jest wykorzystywane, gdy, można powiedzieć, zadanie balansuje na granicy „niemożliwości”.
Czy istnieje jakaś charakterystyka osoby, która może doświadczać przepływu?
Csikszentmihalyi wyodrębnił pojęcie “osobowość autoteliczna”. Osobowość autoteliczna to człowiek, który statystycznie częściej niż inni doświadcza stanu przepływu. Oczywiście, nie da się być w pełni osobowością autoteliczną lub nie być nią w ogóle – występuje pełna gradacja i “odcienie szarości”. Słowo „Autoteliczny” pochodzi z języka greckiego i składa się z dwóch członów: „auto” (ja) oraz „telos” (cel). Jeśli mówimy o osobowości, przymiotnik „autoteliczny” oznacza osobę, która wykonuje czynność dla siebie, “sama z siebie” a nie w celu osiągnięcia narzuconego z zewnątrz celu.
Osobowość autoteliczna charakteryzuje się np. niewielkimi potrzebami w sferze rozrywki, sławy czy wygód, ponieważ to, co robią, jest dla nich samo w sobie satysfakcjonujące. Takie osoby są także w dużo mniejszym stopniu niż inni zależni od zewnętrznych okoliczności. Dla większości ludzi zewnętrzne bodźce są niezbędnym czynnikiem motywującym do działania, podczas gdy osobowości autoteliczne są w stanie zajmować się jakąś czynnością na tyle głęboko, że nic innego nie musi ich motywować. Między innymi z tego powodu posiadają oni większą autonomię i niezależność, a przez to trudno jest nimi manipulować za pomocą obietnic czy gróźb.
W jaki sposób rozwijać w sobie cechy osobowości autotelicznej?
Jednym z wyznaczników autoteliczności jest sposób spędzania wolnego czasu.
Starożytni filozofowie mówili: “Tylko w czasie wolnym jesteśmy w stanie realizować swoje możliwości”. Dlatego, życie danego człowieka zależy od tego, czym wypełni on czas wolny”.
Człowiek, który jest zdolny do częstszego doświadczania Flow, w czasie wolnym angażuje się w takie aktywności, które przeciwdziałają entropii psychicznej.Entropia psychiczna jest to zjawisko stopniowego pogarszania się funkcjonowania, czyli dezaktywacji mózgu, inaczej opisywany jako stan chaosu w świadomości, kiedy nie powstają żadne nowe połączenia nerwowe.Natomiast istnieje zjawisko odwrotne – negentropia psychiczna, które związane jest z powstawaniem nowych połączeń oraz nowych struktur w mózgu i stopniową poprawą jego funkcjonowania.
Pewna dawka biernych form odpoczynku, takich jak oglądanie filmów i seriali, jest przydatna. Każdy potrzebuje określonej dozy rozrywki i oderwania się od codziennych obowiązków. Natomiast bardzo ważne jest, aby wyznaczyć sobie część czasu wolnego, w którym będziemy przeciwdziałać entropii psychicznej poprzez naukę nowych umiejętności.
Zostały wykonane badania na grupie ludzi po zawale. Część z tych osób uczyła się nowych zdolności, np. uczęszczało na lekcje jogi, medytacji. Po paru latach wśród tej grupy, nie było żadnych powikłań ani nikt nie umarł. Wszyscy zmierzali prostą ścieżką do zdrowia. Było widać ogromną różnicę statystyczną w porównaniu do grupy kontrolnej, która się nie zdobywała nowych umiejętności.
Warto więc tworzyć nowe połączenia w mózgu, nie tylko dla efektywności zawodowej i osiągania stanu Flow, ale również w celach zdrowotnych.
W kontekście efektywności zawodowej zwraca się uwagę na umiejętności koncentracji i skupienia. W jaki sposób można je rozwijać?
Autor koncepcji Flow prezentuje podejście do rozwijania koncentracji inne niż istnieje w powszechnej świadomości. Często rozwój koncentracji kojarzy się z dążeniem do zredukowania rozpraszaczy. Natomiast Csikszentmihalyi Mihaly uczy, że to właśnie zetknięcie z przeciwnościami i przekraczanie ich prowadzi do radości i przyjemności, które to są jednym z czynników rozwoju koncentracji. W obliczu przeszkadzaczy uniezależniamy się od tego, że jedna rzecz nas odciąga od zadania, druga rzecz odciąga, trzecia rzecz odciąga, a mimo to udaje nam się przejść te trudności i bez szarpaniny wrócić do zadania. Przekroczenie tych przeszkadzających bodźców da nam dużą radość i właśnie ta radość będzie nas dalej prowadziła podczas realizacji zadania.
Oznacza to, że ta praca z biura na open space, która u wielu pracowników budzi niechęć, może się okazać naszym sprzymierzeńcem, jeśli faktycznie obraliśmy za cel rozwój koncentracji. Taki tryb pracy daje nam szansę na ćwiczenie koncentracji poprzez zwycięstwo nad przeszkodami, takimi jak hałas czy pokusa częstych rozmów towarzyskich,
Praca zdalna również oferuje nam przeszkody, które są innego rodzaju. Jeśli ktoś jest mieszkającym samotnie ekstrawertykiem, być może doświadczy braku bodźców, braku stymulacji, czyli nudy. To również stanowi utrudnienie, które można przekraczać. Oczywiście, tryb pracy warto jest dostosować do swojego temperamentu, jednak, jeśli z pewnych powodów, już znaleźliśmy się w określonych warunkach, które na pierwszy rzut oka wydają się niesprzyjające, polecam podejście “każda woda na mój młyn”. Mówiąc w skrócie, wykorzystujemy różne warunki, aby rozwijać koncentrację, która to prędzej czy później, zapracuje na podniesienie naszej efektywności.
W jaki sposób wykorzystać zjawisko “flow” dla lepszej współpracy z ludźmi w organizacji?
Jedną ze ścieżek włączenia Flow do organizacji może być rozpoznawanie osób autotelicznych przy doborze pracowników czy współpracowników. Dobrą wiadomością jest, że, po uzyskaniu wprawy w tym temacie, możliwa jest identyfikacja w procesie rekrutacji ludzi, którzy w większym stopniu i częściej potrafią działać w stanie optymalnym.
Drugim ze sposobów “zaprzęgnięcia” stanu flow dla sukcesów firmowych jest stwarzanie odpowiednich warunków do powstania przepływu.
Lub przynajmniej nie tworzyć sytuacji, które blokowały by pojawienie się “flow”, takich, jak niedopasowanie poziomu trudności zadań do poziomu pracownika.
Jakie strategie organizacji czasu i planowania można stosować, aby zwiększyć efektywność w pracy?
Autor koncepcji Flow zwraca uwagę na stres, zakłócający efektywność i przeciwdziałający pojawieniu się stanu Flow. Stres, o którym mowa, może wynikać między innymi z tego, że pojawia się zbyt wiele elementów, których nie jesteśmy w stanie opanować. W tym przypadku, Csikszentmihalyi Mihaly proponuje wprowadzenie „ładu”, aby zredukować stres i zapewnić efektywniejsze działanie. Autor rekomenduje takie kroki, jak:
- Hierarchizacja
- Określenie priorytetów
- Spisanie wszystkich elementów
- Pogrupowanie
