Jak planować budżet rekrutacyjny? 5 zasad, o których warto pamiętać

W skład budżetu rekrutacyjnego wchodzi wiele pozycji, m.in. wynagrodzenie pracowników wewnętrznych działów HR i zewnętrznych agencji rekrutacyjnych, koszty ogłoszeń o pracę i ich promocji, szkoleń dla pracowników, działań employer brandingowych, utrzymania i obsługi zakładki kariera na stronie internetowej itp. Większość tych wydatków to koszty stałe, które pojawiają się co roku i można je do pewnego stopnia przewidzieć. Ponadto, patrząc na budżet z zeszłego roku, możemy ocenić, które wydatki obliczyliśmy na wyrost, a których nie udało nam się poprawnie oszacować. Teraz, gdy już lepiej znamy potrzeby rekrutacyjne firmy, możemy uniknąć błędów.

Wszyscy obserwujemy jak zmieniła się sytuacja na rynku pracy pod wpływem COVID-19, ale czy dokładnie wiemy co zmieniła pandemia w życiu naszej organizacji? Podstawą planowania budżetu powinno być przeanalizowanie potrzeb i określenie aktualnych celów wszystkich działów. Zastanówmy się czy jest sens umieszczać w budżecie uczestnictwo w Targach Pracy czy innych wydarzeniach, które przecież mogą zostać odwołane. Może lepiej zainwestować więcej we wsparcie IT dla pracowników pracujących zdalnie czy zintensyfikować działania employer-brandingowe w sytuacji, gdy na rynku pracy pojawiło się wielu nowych kandydatów poszukujących pracy.

Planowanie budżetu nie może się odbyć bez rozmowy z menedżerami działów firmy celem oszacowania ich potrzeb rekrutacyjnych oraz planów biznesowych np. utworzenia nowego zespołu call center. Musimy wziąć pod uwagę nie tylko oczekiwaną liczbę nowych stanowisk, ale również średnią fluktuację kadr, którą możemy obliczyć na podstawie danych z poprzednich lat. Kluczowe jest również odpowiednie zaplanowanie rekrutacji w czasie. Wiedząc w których miesiącach lub tygodniach roku potrzebni będą nowi pracownicy, powinniśmy wziąć pod uwagę ile czasu średnio zajmuje nam poszukiwanie osoby na konkretne stanowisko oraz jakie w tym czasie ponosimy koszty (wewnętrzne i zewnętrzne). Dodatkowo warto pamiętać, że wdrożenie do osiągnięcia maksymalnego potencjału pracownika zajmuje minimum 3 miesiące.

Budżet rekrutacyjny na następny rok zawsze planujemy wzbogaceni wiedzą z roku poprzedniego. Warto sprawdzić, które rozwiązania się sprawdziły i postawić na nie większy nacisk w następnym roku. Jeśli udało nam się pozyskać kandydatów za pomocą darmowych ogłoszeń w grupach na Facebooku, może warto zainwestować czas rekrutera w publikowanie ogłoszeń na portalu społecznościowym, zamiast inwestować w reklamy płatne? Podobnie z usługami zewnętrznych agencji rekrutacyjnych. Warto wziąć pod uwagę koszty i prowizję zewnętrznych partnerów, a następnie rozważyć czy w niepewnych czasach kryzysu nie opłacałoby się bardziej – zamiast powiększyć wewnętrzny zespół rekrutacyjny – skorzystać z alternatywnych rozwiązań, np. usługi rekrutacyjnej success fee w Talentuno. Kalkulator rekrutacyjny Talentuno pozwala obliczyć koszt rekrutacji wewnętrznej, koszt agencji, minimalny szacowany budżet rekrutacyjny łącznie oraz szacowaną oszczędność w przypadku skorzystania z usług Talentuno.

W obliczu zmiennej i trudnej do przewidzenia sytuacji na rynku opłaca się być elastycznym w podejściu do budżetu. Warto dodać kilka procent na tzw. niespodziewane wydatki oraz zwinnie podchodzić do zmieniającej się sytuacji. Ograniczenia pandemiczne nie zawsze oznaczają trudne do przewidzenia dodatkowe koszty, a czasem wręcz niespodziewaną oszczędność i możliwość przesunięcia środków na inny cel. Gdy na przykład zamiast wyjazdu integracyjnego organizujemy pracownikom wspólną kolację na Zoomie lub zamiast wykupienia stoiska wystawienniczego na Targach Pracy, inwestujemy zaoszczędzone środki w kampanię na LinkedIn.

W celu ułatwienia rekruterom pracy nad budżetem, przygotowaliśmy w Talentuno łatwy do edycji szablon Excel, który pomoże Ci uwzględnić istotne koszty oraz potrzebne zasoby, aby rozsądnie zaplanować budżet na 2021 rok i uniknąć jego wielokrotnych modyfikacji.