Organizacja konferencji naukowej to nie lada wyzwanie. Bardzo duży nacisk kładziony jest oczywiście na warstwę merytoryczną, ale o sukcesie konferencji decyduje także cała otoczka, jaka towarzyszy temu wydarzeniu. O czym więc należy pamiętać?
Jaki jest cel konferencji?
Pierwsza rzecz, to zakres tematyczny organizowanej konferencji. Częstym błędem jest zbyt ogólne podejście do tematu, co zniechęca wielu specjalistów w danej dziedzinie, z drugiej strony jednak, gdy organizatorowi konferencji zależy na większej liczbie uczestników, bardzo wąskie specjalizacje oraz specyficzne słownictwo niezrozumiałe dla ludzi spoza środowiska raczej nie będą skuteczną zachętą.
Panele dyskusyjne powinny być zorganizowane tak, by przyciągnąć jak najwięcej słuchaczy, ale też muszą dostarczyć konkretnej wiedzy, zgodnej z tematem przewodnim konferencji.
Zaplecze merytoryczne
Prelegenci na konferencji naukowej muszą być specjalistami w swoich dziedzinach, ale to nie wszystko – to, w jaki sposób wykładowcy podzielą się z uczestnikami swoją wiedzą, także ma znaczenie. Warto szukać specjalistów, którzy wiedzą, co dokładnie chcieliby przekazać publiczności, potrafią z nią rozmawiać i przykuć jej uwagę, mają doświadczenie w tego typu wydarzeniach, prowadzą ciekawe wykłady.
Wielkie nazwiska oczywiście zawsze robią wrażenie, niemniej warto się upewnić, że osoba o dużym autorytecie w świecie nauki sprawdza się także podczas konferencji z udziałem większej liczby słuchaczy.
Brak problemów od strony technicznej
Nie można też zapominać o całym zapleczu technicznym. Konferencję naukową najlepiej zorganizować w specjalnie do tego przygotowanej sali, wyposażonej w profesjonalny sprzęt multimedialny oraz dostęp do internetu – przed podpisaniem umowy należy się upewnić, jaki sprzęt wliczony jest w cenę najmu, a za jakie udogodnienia klient musi dodatkowo zapłacić.
Odpowiednia lokalizacja
Konferencje naukowe często organizowane są na uczelniach i w placówkach badawczych, ale nie zawsze jest to dobre rozwiązanie – jeśli wykładów jest dużo i uczestniczą w nich osoby spoza miasta, dochodzą jeszcze takie kwestie jak hotel oraz wyżywienie.
Na kilkudniowe konferencje najbardziej się nadają ośrodki takie jak na przykład Rancho pod Bocianem, zapewniające wszystkim uczestnikom nocleg, smaczny catering oraz atrakcyjne miejsca do spędzania wolnego czasu pomiędzy kolejnymi wykładami.
