Postęp technologiczny w biznesie warunkuje wiele zmian w sposobach jego funkcjonowania. Jednym z efektów wdrożenia rozwiązań informatycznych jest konieczność utylizacji danych przechowywanych na cyfrowych nośnikach starszego typu lub w postaci papierowej. Jaka to skala? Tylko w ciągu roku Iron Mountain zniszczył dla swoich klientów 44 miliony stron dokumentacji. Rośnie także liczba odpadów elektronicznych tj: serwery, komputery, dyski, telefony itp. Jaki jest tego powód?
Dziesiątki ton elektrośmieci rocznie
Według szacunków w 2020 roku wytworzono rekordową liczbę 53,6 milionów ton tzw. elektrośmieci. Surowce, z jakich były one wykonane, miały wartość ok. 57 miliardów dolarów[1]. Analizy dowodzą, że do 2030 roku liczba odpadów elektronicznych osiągnie wartość 74 ton. Dlaczego tyle niszczymy?
Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych wymagają od każdego przedsiębiorstwa usuwania informacji ze swoich zasobów IT oraz odpowiedniego niszczenia nośników – tłumaczy Michał Ledzion, Business Development Executive Iron Mountain Polska – Technologie rozwijają się coraz szybciej, co sprawia, że żywotność urządzeń jest coraz krótsza.
Niektóre ze sprzętów IT po usunięciu danych mogą zostać wprowadzone ponownie na rynek lub muszą zostać poddane recyclingowi. Jest to rozwiązanie ekologiczne, a także pozwalające wygenerować pewien zysk finansowy. Niezwykle istotne jest, aby dane z tego typu nośników zostały usunięte bezpowrotnie w sposób uniemożliwiający ich ponowne odtworzenie, a ich wykasowanie było potwierdzone odpowiednim, zgodnym z przepisami certyfikatem.
Biuro bez papieru
W przypadku polskich firm, strategie zakładające wdrażanie nowoczesnych technologii także w obrębie zarządzania informacją, powinny koncentrować się na odchodzeniu od danych przechowywanych „na papierze”. Można już zauważyć stopniową zmianę podejścia polskich przedsiębiorców do pracy na cyfrowych zasobach informacji.
W ubiegłym roku nasza firma zniszczyła dla swoich klientów 177 tysięcy pudeł z dokumentami, czyli ponad 44 miliony stron – mówi Michał Ledzion, Iron Mountain Polska – To w przybliżeniu około 71 tysięcy metrów bieżących lub 2655 ton papieru. Wynika to z obowiązujących przepisów nakazujących niszczenie danych dokumentów po upływie określonego czasu. To także efekt postępującej digitalizacji. Klienci operujący na zasobach cyfrowych, zwyczajnie pozbywają się dokumentów papierowych.
Należy zaznaczyć, że tradycyjne, wynikające z przywiązania do „fizycznych” danych podejście do zarządzania informacją stanowi swojego rodzaju hamulec, który spowalnia cyfrowy rozwój, a co się z tym łączy – powoduje spadek konkurencyjności.
Liderami jeśli chodzi o branże stawiające na cyfryzację, są firmy z sektora finansowego i ubezpieczeniowego – mówi Michał Ledzion, Iron Mountain Polska – Przenoszą do świata cyfrowego wiele procesów, tworzą dedykowane aplikacje z wielopoziomowymi zabezpieczeniami lub wykorzystują platformy do zarządzania danymi. W coraz większej liczbie procesów eliminują papier i umożliwiają zdalne załatwienie danej sprawy, zarówno na poziomie wewnętrznym, jaki i w kontakcie z klientem.
Technologia już teraz rewolucjonizuje sposoby funkcjonowania przedsiębiorstw. Z powodu pandemii COVID-19 aż 48% firm zainwestowało w rozwiązania oparte na chmurze danych, a 33% w narzędzia związane z automatyzacją czy robotyzacją[2]. Tego typu rozwiązania otwierają nowe możliwości biznesowe, a także stanowią odpowiedź na oczekiwania klientów, którzy także stają się coraz bardziej cyfrowi. Technologia to również optymalizacja przepływu pracy w przedsiębiorstwach. Pozwala na poprawienie ich efektywności, a co za tym idzie, przekłada się na korzyści finansowe.
W tym kontekście potencjalnym zagrożeniem może być technologiczne know-how, jednak w początkowej fazie transformacji warto skorzystać z usług specjalistów, którzy pomogą w implementacji zmian oraz udostępnią najbardziej efektywne, sprawdzone narzędzia – dodaje Michał Ledzion, Iron Mountain Polska.
Nowa biznesowa rzeczywistość
83% managerów przyznaje, że strategie rozwoju ich funkcjonowania oraz wdrażania nowych rozwiązań technologicznych stają się nierozłączne, a nawet nierozróżnialne[3]. Tworzą spójną wizję przedsiębiorstwa w perspektywie najbliższych lat. 90% przedstawicieli kadry zarządzającej w badanych firmach zgadza się, że rynkowa konkurencyjność ich firm zależy od cyfrowej transformacji[4]. Co istotne, 63% z nich stwierdza, iż wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych stale przyspiesza[5].
Polscy przedsiębiorcy coraz częściej w swoich strategiach biznesowych, szczególnie w kontekście zarządzania informacją, przywołują pojęcia takie jak sztuczna inteligencja czy uczenie maszynowe – mówi Michał Ledzion, Iron Mountain Polska – Niezwykle ważne stają się platformy, aplikacje czy oprogramowania, umożliwiające zdalny dostęp do dokumentów. Coraz większa liczba przeprowadzanych przez nas implementacji tego typu jest pokłosiem pandemii, jednak już wcześniej obserwowaliśmy rosnące zainteresowanie naszych klientów rozwiązaniami stricte technologicznymi.
Wdrażanie strategii biznesowych, opierających się na wieloaspektowym wykorzystaniu technologii zmienia także strukturę organizacyjną. W badaniu przeprowadzonym przez Deloitte[6] aż 40% prezesów (CEO) wskazało, że tzw. CIO[7] będą ważniejszym czynnikiem wpływającym na strategię biznesową, niż pozostali prezesi sektorowi łącznie.
[1] https://www.environmentalleader.com/2020/07/e-waste-generation-record-high/
[2] https://www.accenture.com/us-en/insights/technology/_acnmedia/Thought-Leadership-Assets/PDF-3/Accenture-Tech-Vision-2021-Full-Report.pdf
[3] Technology Vision 2021, raport Accenture – https://www.accenture.com/us-en/insights/technology/_acnmedia/Thought-Leadership-Assets/PDF-3/Accenture-Tech-Vision-2021-Full-Report.pdf
[4] Tamże
[5] Tamże
[6] https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/articles/7019_TT-Strategy-engineered/DI_2021-TT-strategy-engineered.pdf
[7] CIO – Chief Information Officer – osoba odpowiedzialna za wdrażanie i rozwój technologii w firmie
