Od wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w wielu zakładach pracy zapanował organizacyjny chaos. Z jednej strony chęć zastosowania się do rekomendacji rządu i obawa przed zarażaniem, a z drugiej realna obawa o dalsze, efektywne funkcjonowanie zakładu pracy. Wielu z pracodawców umożliwiło swoim pracownikom pracę zdalną. Dla tych, którzy dotychczas jej nie wykorzystywali, nowa sytuacja okazuje się być nie lada wyzwaniem. Czym praca zdalna tak właściwie jest i co każdy pracodawca wiedzieć powinien, aby przejść ten ciężki czas odpowiedzialnie? Na te pytania i wiele innych dotyczących organizacji pracy w obliczu epidemii koronawirusa odpowiada Marta Lazar – aplikantka adwokacka z Kancelarii Ślązak, Zapiór i Wspólnicy.
Na skróty:
Praca zdalna – czym właściwie jest?
Żadne z obecnie obowiązujących przepisów nie definiują pojęcia pracy zdalnej. Nie należy jej utożsamiać z tzw. telepracą, szczegółowo uregulowaną w kodeksie pracy, polegającą na wykonywaniu pracy regularnie poza zakładem pracy i przekazywaniu jej wyników pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 i n. KP).
Praca zdalna to pojęcie szersze. Najkrócej rzecz ujmując, pracownik wykonuje wszystkie dotychczasowe obowiązki z taką różnicą, że robi to w miejscu innym niż zakład pracy. Tzw. home office może więc przebiegać w różnoraki sposób, w tym także bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu) i bez bieżącego raportowania. Jego przebieg uzależniony jest od charakteru pracy i indywidualnych obowiązków pracowniczych. Przykładowo pracownik na odległość analizuje, sporządza dokumenty, projekty, zadania a pracodawcy przekazywane są wyłącznie efekty jego pracy.
Odpowiedzi i wskazówek nie daje również sama ustawa, z której pracodawca może jedynie wywnioskować, że praca zdalna to praca określona w umowie o pracę, wykonywana poza miejscem stałego jej wykonywania w celu przeciwdziałania COVID-19. Nie bez znaczenia jest fakt, że niekoniecznie jest to praca wykonywana z domu – przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Za w pełni uzasadnione zatem można uznać obawy i wątpliwości pracodawców – brak ewidencji, faktycznej kontroli nad pracownikami może przełożyć się na jakość pracy wykonywanej zdalnie. Szereg wątpliwości budzi również bezpieczeństwo powierzanych pracownikom danych czy sprzętów.
Co na pewno wiadomo?
-
To pracodawca, a nie pracownik decyduje o pracy zdalnej
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście zawnioskować o pracę w takim trybie, jednak nie może on na pracodawcy niczego wymusić, powołując się np. na obawy przed zarażeniem. Zgodnie z treścią art. 100 § 1 k.p. obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 1 k.p.).
-
Forma polecenia pracy zdalnej
Zważywszy, że ustawa nie reguluje formy polecenia pracy zdalnej, uznać należy, że może ono zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie jednak z pewnością wydanie polecenia w formie pisemnej, ewentualnie przesłanie drogą mailową na służbowy adres e-mail. Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 3 ustawy, praca zdalna może być polecona pracownikowi, a zatem preferowanym jest, aby polecenie było skierowane indywidualnie do każdego z pracowników. Ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku zawarcia w poleceniu uzasadnienia, określa natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Zgodnie z treścią art. 2 ust. 2 ustawy, przez przeciwdziałanie COVID-19 rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby wywołanej zakażeniem wirusem SARS-CoV-2. Polecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien więc działać w takim celu.
-
Tylko na czas określony
Zgodnie z treścią wskazanego przepisu polecenie pracy zdalnej może zostać nałożone na czas określony. Pracodawca zobowiązany jest więc z góry oznaczyć czas pracy zdalnej pracownika. Nie ma możliwości, aby pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej na czas nieokreślony. Jednocześnie ustawodawca nie wskazał maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej – należy jednak pamiętać, że to, jak długo praca wykonywana będzie w tym trybie uzależnione jest od celu, w jakim pracownik został na nią skierowany, tzn. przeciwdziałania COVID-19. Pewną wskazówkę stanowi art. 36 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym część z przepisów, w tym przepisów regulujący pracę zdalną, traci swą moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie. Uzasadnionym jest więc, aby czas pracy zdalnej pracownika nie przekraczał okresu, liczonego od 8 marca 2020 r., tzn. dnia, w którym ustawa weszła w życie. Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w zakresie ewentualnego skracania lub wydłużania okresu wykonywania pracy zdalnej, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno jego skrócenie jak i wydłużenie na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.
Z treści art. 3 ustawy wynika ponadto, że regulacja w zakresie polecenia pracy zdalnej dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie jest jednak wykluczone, aby zdecydował się on skierować do wykonywania pracy zdalnej także osoby nieobjęte umowami o pracę.
-
Regulamin pracy zdalnej
Praca zdalna rodzi wiele potencjalnych niebezpieczeństw zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników. Po pierwsze pojawia się wiele wątpliwości co do kwestii ochrony danych, powierzonych sprzętów i odpowiedzialności za niego, a także bezpieczeństwa i higieny pracy. Niełatwo jest również wydawać wiążące polecenia, w tym zlecań zadania na odległość. Wszystko w tym zakresie zależy od dobrej woli i zrozumienia obu stron stosunku pracy. Nie ułatwia również sygnalizowany brak rozwiązań prawnych, które narzuciłyby odgórnie określony tryb i zasady, według których praca zdalna mogłaby funkcjonować.
Dlatego też każdy z pracodawców, który zdecydował się na powierzenie pracownikom pracy zdalnej powinien rozważyć przyjęcie wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy jakim jest regulamin wykonywania pracy zdalnej. W interesie każdego przedsiębiorcy jest, aby praca, w tym zdalna, świadczona była w sposób efektywny i zorganizowany oraz aby mógł on wyegzekwować od pracowników stosowanie się do jasno ustalonych reguł. W treści regulaminu warto więc zawrzeć ogólne zasady organizacji pracy zdalnej, w tym m.in. zasady kontaktowania się pracodawcy z pracownikami, sposoby ewidencjonowania faktycznego czasu spędzanego na pracy (np. przed komputerem), prawa i obowiązki obu stron, w tym w szczególności instrukcje bezpiecznej i higienicznej pracy. Należy mieć bowiem na uwadze, że zakres obowiązków pracodawcy względem pracowników w tym zakresie zasadniczo się nie zmienia.
Największym wyzwaniem wydaje się jednak zabezpieczenie szeroko pojętych danych, w tym danych osobowych. Te kwestie, zważywszy, że brak jest jakichkolwiek wymagań dotyczących warunków, w jakich pracownik pracuje zdalnie, powinny być uregulowane szczególnie pieczołowicie. Odpowiednio sporządzony i zredagowany regulamin powinien zobowiązać pracownika do stosowania adekwatnych zabezpieczeń przy świadczeniu pracy, w tym w zakresie korzystania ze sprzętu komputerowego i telefonów służbowych, używania mobilnych nośników danych oraz obsługiwania poczty elektronicznej. Należy także zwrócić uwagę na zasady odpowiedzialności za powierzony pracownikowi sprzęt elektroniczny. Dzięki kompleksowo przygotowanej regulacji, pracodawca może zabezpieczyć się i ograniczyć ryzyko wystąpienia wielu potencjalnych problemów mogących ujawnić się podczas okresu obowiązkowej izolacji. Nie należy też zapominać, że taki dokument może być także wykorzystany w przyszłości, w każdym innym przypadku, w którym zajdzie potrzeba zastosowania pracy zdalnej – która ma przecież sama w sobie wiele zalet.
