Unijna dyrektywa, implementowana w Polsce poprzez Ustawę o ochronie sygnalistów, wprowadza rewolucyjne zmiany w podejściu do zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach. Firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie jednostki sektora publicznego muszą do 25 września wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. Firmy, które nie dostosują się do nowych wymogów, mogą narazić się nie tylko na kary finansowe, ale także na utratę reputacji i zaufania pracowników. Dr Piotr Rycielski z Uniwersytetu SWPS wskazuje wyzwania, z jakimi wiąże się wdrożenie skutecznych systemów ochrony sygnalistów w organizacjach.
Nadchodzące tygodnie będą dla polskich firm czasem intensywnych przygotowań i zmian. Organizacje, które potraktują nowe regulacje jako szansę na budowanie etycznej i transparentnej kultury organizacyjnej, mogą wyjść z tej transformacji znacznie wzmocnione.
To nie jest jedynie kwestia zgodności z prawem, ale fundamentalna zmiana w kulturze organizacyjnej — komentuje dr Piotr Rycielski, psycholog Uniwersytetu SWPS. — Firmy, które potraktują to poważnie, mogą zyskać przewagę konkurencyjną poprzez budowanie zaufania i transparentności — mówi ekspert.
Wspomniana transformacja kultury organizacyjnej polega na zmianie myślenia pracowników — oparcie się na kulturze prawa i kulturze procedur. Procedury te powinny być tworzone tak, by chronić pracownika. Ustawa o sygnalistach jest doskonałym przykładem tego typu prawa i idących za nim procedur. Chroni osoby, które chcą być uczciwe i pracować w uczciwym środowisku.
Alternatywą do procedur opartych na prawie jest tzw. „kultura honoru” — prawo omerty, vendetty. Niepisane zwyczaje grupowe, mówiące że każdego kto głośno poruszy trudny temat albo zachowa się „niewłaściwie” należy wykluczyć z grupy (lub w środowiskach przestępczych „wykluczyć z osób żyjących”). Jest to mechanizm grupowy zapewniający spójność grupy — i jest to mechanizm skuteczny — ale ogromnym kosztem. Kosztem praw jednostek i kosztem praw słabszych osób, które nie mogą zareagować na przemoc, malwersacje, przestępstwa które dzieją się na ich oczach — wyjaśnia dr Piotr Rycielski.
Zmiana kultury honoru na kulturę prawa — oznacza ochronę tych, którzy chcą żyć uczciwie, nie zgadzają się na tkwienie w przestępczej zmowie milczenia. Dyrektywa UE i idąca za nią Ustawa o ochronie sygnalistów jest właśnie krokiem w tym kierunku.
Kim są sygnaliści i dlaczego ich ochrona jest ważna?
Sygnalista to osoba ujawniająca nieprawidłowości, naruszenia prawa lub wewnętrznych regulacji w organizacji, w której pracuje lub z którą jest związana. Może to być obecny lub były pracownik, kontrahent czy współpracownik. Zgłoszenia mogą dotyczyć korupcji, nadużyć finansowych, zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa czy innych działań niezgodnych z prawem. Celem działania sygnalisty jest zwrócenie uwagi na te problemy, aby je wyeliminować i usprawnić funkcjonowanie organizacji. Kategorie naruszeń, które mogą zgłaszać sygnaliści, obejmują prawa człowieka, korupcję, handel ludźmi, zamówienia publiczne, usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, bezpieczeństwo produktów, transportu, środowiska, żywności, ochronę konsumentów i danych osobowych.
Sygnaliści, choć odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu nieprawidłowości w organizacjach, to jednak często narażeni są na represje ze strony pracodawców.
Wprowadzenie nowych przepisów (Dyrektywy UE 2019/1937 i wynikającej z niej Ustawy o ochronie sygnalistów) ma służyć zapewnieniu im ochrony i zachęcić do zgłaszania naruszeń.
Jak przygotować firmę do nowych przepisów?
Wspomniana ustawa nakłada na firmy i instytucje publiczne obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Wymaga to stworzenia bezpiecznych kanałów zgłaszania, które gwarantują anonimowość i poufność danych.
Do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów zobowiązane są wszystkie podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz wszystkie jednostki sektora publicznego.
Nowa ustawa oferuje skuteczne środki ochrony zabezpieczające sygnalistów przed represjami. Obejmują one ochronę przed zwolnieniem, degradacją czy mobbingiem, których mogliby doświadczyć sygnaliści. Również dane osobowe sygnalistów podlegają ochronie i nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym.
Wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń organizacje muszą wdrożyć do 25 września. Procedury te obejmują wypracowanie bezpiecznych kanałów komunikacji, zasad weryfikacji zgłoszeń oraz mechanizmów ochrony danych osobowych sygnalistów. Wymagane jest również regularne informowanie sygnalistów o postępach w sprawie.
Dane związane ze zgłoszeniami muszą być przechowywane przez 3 lata, po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia. Po tym okresie trzeba je bezpiecznie usunąć.
Ustawa określa też terminy dotyczące przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Każda firma czy organizacja ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia takiego zgłoszenia i 3 miesiące (od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia) na udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście.