Pandemia COVID-19 wpłynęła niemal na każdy aspekt naszego życia. Szczególnie odczuł to szeroko rozumiany biznes. Przymusowe zamknięcie biur, a także konieczność oddelegowania pracowników na tzw. home office wymusiła na firmach reorganizację modelu prowadzenia swojej działalności. Zaczęły one coraz bardziej stawiać na rozwiązania technologiczne, które umożliwiły pracę zdalną w obliczu lockdownu. Co pozostawi po sobie pandemia? Komentuje Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska.
W obliczu lockdownu firmy musiały niemal z dnia na dzień zmienić swoje podejście do zarządzania biznesem. Najbardziej newralgicznym obszarem, który wymagał adaptacji do nowych realiów, było zarządzanie informacją, a przede wszystkim zagwarantowanie do niej zdalnego dostępu. Już po kilku dniach od ogłoszenia pandemii zaczęliśmy obserwować znacznie większe zainteresowanie wprowadzaniem rozwiązań cyfrowych, np. w postaci platform, które gwarantowały bieżący dostęp do zdigitalizowanych danych. Według dostępnych na rynku badań, aż 68% pracowników wyższego szczebla zaangażowało się w nadrobienie cyfrowych zaległości w swoich firmach. Przedsiębiorstwa z różnych branż zgłaszały się do nas m.in. z prośbami o zarządzenie procesem stworzenia wirtualnej kancelarii, czy bieżącej digitalizacji faktur i przeniesienie ich do cyfrowych repozytoriów. W porównaniu do ubiegłego roku zanotowaliśmy ok. 52% wzrost zamówień na skany dokumentów. Obecnie aż 70% dokumentacji dostarczamy naszym Klientom w postaci zdigitalizowanej[1].
Zmienił się diametralnie sposób, w jaki pracownicy kontaktowali się ze sobą. Swój tryumf święciły tutaj narzędzia do komunikacji, które pozwoliły przeprowadzać spotkania wirtualne i umożliwiały wspólną pracę nad projektami. Firmy szukały także alternatywnych sposobów na komunikowanie się ze swoimi klientami, czy na przedstawienie swojej oferty. Dużą popularnością cieszyły się webinary, na których w szybki i profesjonalny sposób można było zaprezentować dany temat lub też będąc klientem zapoznać się z interesującym zagadnieniem właśnie na webinarze. Z naszych doświadczeń wynika, że aż 70% przedstawicieli firm biorących udział w takich spotkaniach było zainteresowanych głównie platformami ECM (Enterprise Content Management – zintegrowane systemy do zarządzania zasobami informacji), których implementacja pozwoli na sprawne zarządzanie biznesem zdalnie. Wzrosła także liczba zapytań o digitalizację całych zasobów dokumentów, w szczególności dokumentacji pracowniczej. To jasno pokazuje, że biznes szykuje się na wypadek kolejnej fali epidemii.
Polski biznes cały czas uczy się pracy na zdigitalizowanych zasobach informacji. Pandemia w naszym kraju zdecydowanie przyspieszyła proces transformacji cyfrowej firm, które wcześniej zwlekały ze zmianą modelu zarządzania informacją. Obecnie otrzymujemy bardzo pozytywną informację zwrotną, przedsiębiorcy doceniają zalety pracy na cyfrowych zasobach danych i wynikającej z niej optymalizacji przeprowadzania różnorodnych procesów. Także fakt, iż nadal nie wiemy, czy pojawi się tzw. druga fala pandemii, sprawia, że biznes zaczął podchodzić do transformacji cyfrowej w sposób strategiczny.
Jeśli chodzi o implementowane rozwiązania, które pozostaną w firmach na dłużej, z pewnością można wymienić narzędzia umożliwiające zdalny dostęp do informacji. Można tu wymienić platformy workflow, M-Files, eVault oraz sztuczną inteligencję InSight, które oferujemy naszym Klientom. Coraz bardziej istotne dla firm stają się również narzędzia związane z komunikacją. Wynika to z faktu, iż niemal 75% firm chce nadal pozostawić co najmniej część swoich pracowników na home office[2].
Niewątpliwie wiele firm przeniesie swoje środowisko pracy do rozwiązań chmurowych. To z kolei sprawi, iż zagwarantowanie cyberbezpieczeństwa danych stanie się jednym z priorytetowych zadań działów IT. Wiele firm będzie takie procesy zlecać firmom eksperckim, co bezpośrednio przełoży się na rynek outsourcingu. Pandemia sprawiła także przyspieszenie rozwoju rozwiązań funkcjonujących w oparciu na uczeniu maszynowym i sztucznej inteligencji.
Istotnym bodźcem dla biznesu w kontekście wprowadzenia cyfrowego środowiska prowadzenia działalności będą także inwestycje Microsoft i Google w naszym kraju oraz coraz szybciej rozwijająca się sieć 5G. Nowa technologia ultraszybkiego przesyłu danych z pewnością zrewolucjonizuje branżę zarządzania danymi i otworzy dziesiątki nowych możliwości ich analizy oraz bieżącego wykorzystania.
Poza samymi rozwiązaniami technologicznymi, konsultując potrzeby naszych partnerów, widzimy, iż zaczęli oni przykładać bardzo dużą uwagę do tzw. planów BCP, czyli planowanej ciągłości działania. Bardzo często pojawiają się tam zapisy poświęcone implementacji rozwiązań cyfrowych, dzięki którym możliwa jest bieżąca praca operacyjna, nawet w obliczu kolejnego lockdownu.
[1] Dane własne Iron Mountain
[2] https://emtemp.gcom.cloud/ngw/globalassets/en/risk-audit/documents/risk-audit-actions-in-response-to-covid-april-6.pdf
