Dlaczego w interesie pracodawcy leży prawidłowe przeprowadzenie wysłuchania pracownika przed wymierzeniem kary? Po pierwsze, pozwala ustalić obiektywne okoliczności naruszenia obowiązków. Po drugie, w razie sporu sądowego o uchylenie kary, może uchronić pracodawcę przed zarzutem niedopełnienia obowiązków.
Zastosowanie kary upomnienia, nagany, a w niektórych przypadkach kary pieniężnej, to powszechnie znany i stosowany środek dyscyplinowania pracowników. Pracodawcy często zapominają jednak o tym, że koniecznym elementem procedury gwarantującej skuteczność kary porządkowej jest wysłuchanie pracownika. Uniemożliwienie podwładnemu wypowiedzenia się lub też stworzenie fikcji wysłuchania ma poważne konsekwencje – w razie sporu sądowego jest podstawą uchylenia kary porządkowej.
Przykład:
Przełożony dowiaduje się o spóźnieniu pracownika. Podpisuje karę upomnienia i czeka z nią na spóźnionego podwładnego, wręczając mu ją natychmiast po pojawieniu się w pracy. Taki sposób postępowania jest błędny i w razie sporu sądowego – daje pracownikowi podstawy do żądania uchylenia kary.
Na skróty:
Jak prawidłowo wymierzyć karę porządkową?
Przede wszystkim należy pamiętać, że możliwość zastosowania tego środka jest ograniczona w czasie. Kary nie można wymierzyć po upływie 2 tygodni od momentu, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku przez pracownika i po upływie 3 miesięcy od zaistnienia tego naruszenia. Ponadto kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie jest na tyle istotne, że jeśli z powodu nieobecności w miejscu zatrudnienia pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu na zastosowanie kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu. W pierwszym przypadku, pracodawca będzie miał na wymierzenie kary dwa tygodnie od chwili powrotu pracownika do pracy (ale nie więcej, niż 3 miesiące od momentu naruszenia obowiązku). W drugim przypadku termin dwóch tygodni biegnie na nowo dopiero od dnia powrotu pracownika.
Celem wysłuchania jest umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień i przedstawienia swoich racji. Pozwala jednocześnie pracodawcy zdobyć wiedzę o zdarzeniu z perspektywy pracownika. W trakcie wysłuchania często wychodzą na jaw okoliczności, których pracodawca nie mógł poznać z innych źródeł, a które mają wpływ na ocenę sytuacji. Zatem podjęcie decyzji o ukaraniu i o rodzaju zastosowanej kary przed wysłuchaniem pracownika jest nie tylko sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy, ale także nieracjonalne. Pracodawca podejmuje wówczas decyzję bez pełnego oglądu sytuacji.
Przepisy Kodeksu nie regulują przebiegu wysłuchania. Z orzecznictwa natomiast wynika, że chodzi o stworzenie pracownikowi możliwości swobodnego zaprezentowania swojego stanowiska w sprawie. Do podwładnego należy decyzja, czy z tej możliwości skorzysta. Nie ma wymogu protokołowania wysłuchania, ale na wypadek ewentualnego sporu warto sporządzić przynajmniej notatkę. Jeśli pracownik złoży wyjaśnienia, ich treść powinna znaleźć się w notatce, a w przypadku odmowy – warto zamieścić wzmiankę na ten temat. Wiarygodność notatki będzie większa, gdy zostanie podpisana przez osobę, która ją sporządziła oraz przez obwinionego pracownika. W razie postępowania przed sądem taki dokument będzie stanowić dowód potwierdzający stworzenie pracownikowi możliwości wypowiedzenia się. Poza tym notatka może zawierać informacje potrzebne do weryfikacji późniejszych wersji przedstawionych przez strony w toku postępowania sądowego o uchylenie kary.
Kto może prowadzić wysłuchanie?
Wysłuchanie może być przeprowadzone przez każdą osobę wyznaczoną przez pracodawcę. Nie musi to być członek zarządu, czy dyrektor, ale na przykład bezpośredni przełożony, czy pracownik działu HR. Dobrą praktyką służącą zachowaniu obiektywizmu i bezstronności jest obecność podczas wysłuchania członka kadry kierowniczej, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w relacje z pracownikiem. Jeśli decyzję o ukaraniu podejmuje inna osoba niż ta, która uczestniczyła w wysłuchaniu, należy jej przekazać informacje o wyjaśnieniach złożonych przez pracownika.
Pracownik może złożyć wyjaśnienia osobiście, na piśmie, w formie wiadomości e-mail lub telefonicznie. Ta ostatnia opcja uniemożliwia jednak potwierdzenie treści notatki przez pracownika bezpośrednio po zakończeniu wysłuchania.
SN a pozorne wysłuchanie
Zdarza się, że pracodawca organizuje wysłuchanie pracownika, ale na spotkanie z nim przychodzi z gotowym zawiadomieniem o ukaraniu. Takie postępowanie może wskazywać, że wysłuchanie ma charakter pozorny i nie realizuje celu, w jakim jest przeprowadzane. Wprawdzie Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń ocenił, że pracodawca może ostatecznie nie wręczyć pracownikowi dokumentu (np. go podrzeć), jeśli jednak tak się nie stanie i pracownik udowodni, że decyzja o ukaraniu zapadła już przed wysłuchaniem, to ma realną szansę na uchylenie kary przez sąd.
5 najczęściej popełnianych błędów przy wysłuchaniu pracownika
- Przełożony przedstawia pracownikowi wyłącznie własny punkt widzenia, nie dając mu szans na wyjaśnienia.
- Przełożony przychodzi na spotkanie z pracownikiem z gotowym zawiadomieniem o ukaraniu podpisanym przez dyrektora, który nie bierze udziału w wysłuchaniu, a następnie wręcza dokument pracownikowi na koniec spotkania.
- Przełożony nie daje pracownikowi dokończyć wypowiedzi.
- Wysłuchanie przeprowadza się po upływie terminu do zastosowania kary porządkowej.
- Przełożony przeprowadzający wysłuchanie nie przekazuje wyjaśnień pracownika pracodawcy, który podejmuje decyzję o ukaraniu.
Podsumowanie
Zanim pracodawca zdecyduje się na wymierzenie środka dyscyplinującego pracownika, powinien w prawidłowy sposób przeprowadzić wysłuchanie. Dzięki temu można zapobiec wystąpieniu przez podwładnego z pozwem o uchylenie przez sąd kary, a w razie zaistnienia sporu uchronić się przed zarzutem niedopełnienia obowiązków związanych ze stosowaniem kar porządkowych.
Karolina Kołakowska, adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci (http://bnadwokaci.pl/). Ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec.
