Zmiany w strukturach przedsiębiorstwa, wdrażanie nowych pracowników czy sezon urlopowy – to momenty zmian, które stawiają przed firmami ogromne wyzwania organizacyjne. Wówczas przedsiębiorstwo jest najbardziej narażone na dezorganizację. Zaniedbanie podstawowych kwestii komunikacyjnych połączone z brakiem kontroli może doprowadzić do chaosu w firmie.
W zarządzaniu warto kierować się powszechnie znaną zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Wczesne wdrożenie dobrych praktyk i stały monitoring przepływu informacji między pracownikami to czynniki, które w wymierny sposób przekładają się nie tylko na wewnętrzną organizację firmy, ale także na jej profesjonalny wizerunek.
– Źródeł chaosu w miejscu pracy może być wiele. Ale bez względu na pochodzenie ma on negatywny wpływ na pracowników i zespoły pracownicze. Na poziomie indywidualnym praca w chaosie prowadzi do utraty poczucia kontroli nad wykonywanymi zadaniami, trudności w koncentracji uwagi i wzrostu napięcia emocjonalnego, a w dalszej perspektywie przynosi rozdrażnienie i poczucie zmęczenia. To sprawia, że zaległości narastają, a w pracownikach pojawia się niechęć – do miejsca, zespołu i pracodawcy – mówi dr Joanna Kot, psychoterapeutka i autorka projektu Droga Kobiety.
– Chaos negatywnie wpływa również na relacje. Członkowie zespołów pracowniczych, a nawet całe działy zaczynają oskarżać się o niezrealizowane obowiązki. Pojawia się więc konflikt pochłaniający czas i energię pracowników, które mogliby przeznaczyć na efektywną pracę realizującą założone cele. Długo trwające konflikty wynikające z chaosu prowadzą do poczucia wypalenia i mierzalnego spadku wydajności – dodaje.
Technologia przeciwko chaosowi
Naprzeciw rosnącym wymaganiom walki z chaosem stają firmy konsultingowe oraz twórcy oprogramowania wspomagającego zarządzanie procesami, projektami czy portfelami projektów.
– Obserwując rozpisane procesy firmy, można zauważyć, jak przepływ pracy zmierza do wykonania całego projektu, a gdzie znajduje się tak zwane wąskie gardło, które spowalnia i dezorganizuje działania. – tłumaczy Tekin Guvercin, Prezes DAT Computer Concepts – firmy konsultingowej specjalizującej się w zarządzaniu projektami.
– Na przykład za pomocą oprogramowania ISETIA można wprowadzić klarowny podział zadań i odpowiedzialności pracowników, a także monitorować postęp prac, zgodnie z zadanym wcześniej procesem. Proces wdrażania działań zapewniających sprawne funkcjonowanie firmy w momentach tymczasowych braków kadrowych, zmian na stanowiskach zarządzających czy przyjmowania nowych zadań jest powtarzalny, trwa nieustannie i powinien konsekwentnie ewaluować. Wdrożenie odpowiedniej technologii, która zautomatyzuje procesy i obieg informacji, niewątpliwie jest rozwiązaniem, które efektywnie zapobiegnie chaosowi.
Przed pracodawcami stoi kolejne organizacyjne wyzwanie związane ze zmianą modelu współpracy i rosnącą grupą freelancerów oraz osób wykonujących pracę poza biurem. Szacuje się, że w Polsce do 2021 r. liczba ta przekroczy milion osób i będzie się powiększać[1]. Dostępna na rynku technologia musi odpowiadać na dynamiczną sytuację i wspierać proces komunikacji związany z potrzebą natychmiastowego i niezawodnego dostępu do danych z dowolnego miejsca. Jednocześnie niezbędne jest zapewnienie kontroli poszczególnych etapów realizacji zadań w czasie rzeczywistym.
– Obecnie komunikacja z wykorzystaniem kanałów online jest standardem. ISETIA jako zaawansowane rozwiązanie chmurowe wpisuje się w najnowocześniejsze trendy technologiczne. Jedna platforma systemowa umożliwia kolaborację pracowników oraz bezpieczny dostęp do danych w ramach ich kompetencji. Wysokie możliwości personalizacji sprawiają, że oprogramowanie może służyć firmom o różnej strukturze i specyfice. Zyskują na tym pracodawcy – sprawniej nadzorując projekty – oraz pracownicy, wykonując zadania bardziej efektywnie – dodaje Iwona Bogucka, CEO ISETIA.
[1] Raport Useme Freelancing w Polsce – edycja 2018