- Większość przedsiębiorców musi wdrożyć KSeF do lipca przyszłego roku. Chyba że nowy rząd odroczy ten obowiązek.
- Wg szacunków blisko milion firm posługuje się fakturami papierowymi lub niezgodnym z KSeF oprogramowaniem. Na Allegro są aż 2604 ogłoszenia oferujące papierowe druki faktur VAT.
- W płynnym przejściu na elektroniczną księgowość można wykorzystać zewnętrzne platformy do fakturowania, te które wypracowały pełną kompatybilność z KSeF.
- Wdrożenie systemu, to w dłuższej perspektywie oszczędność i ułatwienie w prowadzeniu biznesu – faktury nie będą już ginąć, łatwej będzie z pozyskaniem finansowania.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to inicjatywa Ministerstwa Finansów, która umożliwia firmom elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur. Jej celem jest uszczelnienie rozliczeń podatkowych, przez skupienie wszystkich faktur wystawianych przez przedsiębiorstwa w Polsce w jednym zintegrowanym systemie. Po wprowadzeniu danych faktury KSeF będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takim dokumencie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. KSeF jest już dostępny dla dobrowolnego korzystania przez podatników, a obowiązkowy stanie się dla większości od 1 lipca 2024 roku.
Wg badania „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” aż 66 proc. przedsiębiorstw w Polsce nadal korzysta z faktur papierowych. Tylko 17 proc. firm wystawia je jedynie w formie elektronicznej.
– Wg naszych szacunków obecnie blisko milion przedsiębiorców posługuje się papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem – np. kupowanym na płytach CD i nieaktualizowanym. Są to takie branże i zawody jak szewcy, fryzjerzy, fizjoterapeuci, częściowo mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Wiele w tym kontekście mówi fakt, że obecnie na Allegro są 2604 ogłoszenia oferujące papierowe druki faktur VAT. Jest popyt jest podaż – mówi Kamil Fac, wiceprezes Faktura.pl.
Z danych Urzędu Komunikacji Elektronicznej wynika, że w gronie wykluczonych cyfrowo-społecznie największą grupę, bo liczącą aż 3,6 mln osób, stanowią ludzie w wieku 45-74 lat. 15 proc. Polaków nigdy nie korzystało z internetu. To piąty najgorszy wynik w Unii Europejskiej. Do grup społecznych, które są najbardziej dotknięte problemem wykluczenia, zalicza się, oprócz seniorów, osoby niezamożne (2,74 mln osób o dochodach nieprzekraczających 2,5 tys. zł), a także mieszkańców wsi (2,5 mln osób). Wg badania CBOS załatwianie online spraw urzędowych przez internet dokonywało ponad dwie piąte użytkowników (44 proc.).
Czy nowy rząd odsunie termin?
Polska jest jednym z pionierów we wprowadzaniu obowiązkowych centralnych systemów faktur elektronicznych w UE. Podobne rozwiązania funkcjonują tylko we Włoszech i na Węgrzech. Komisja Europejska zakłada wdrożenie obligatoryjnego systemu e-faktur w całej Unii Europejskiej dopiero do 2028 roku. Z drugiej strony, wg Komisji Europejskiej w rankingu gospodarki i społeczeństwa cyfrowego DESI 2022 (Digital Economy and Society Index) Polska jest opóźniona w cyfryzacji. Zajmuje 24. miejsce spośród 27 Krajów UE (wyprzedzamy tylko Grecję, Bułgarię i Rumunię). Wdrożenie KSeF było już kilkakrotnie przekładane. Obecnie prace nad nim są bardzo zaawansowane.
– Spodziewam się, że nowy rząd będzie zainteresowany poprawą ściągalności podatków, którą daje elektroniczny rejestr, spadnie liczba oszustw podatkowych. Nie będzie natomiast chciał dawać do ręki oręża przeciwnikom zarzucającym mu brak determinacji w uszczelnianiu systemu podatkowego. Odroczenie KSeF mogłoby wywołać takie spekulacje. Zatem odroczenia raczej nie będzie – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.
Wdrożenie KSeF to ułatwienie w prowadzeniu biznesu i oszczędności
Do przejścia na nowy system przedsiębiorcy „niecyfrowi” muszą się przygotować. KSeF może wymagać inwestycji finansowych w formie zakupu oprogramowania. Problemem jest też kompatybilność techniczna elektronicznego rejestru z istniejącymi narzędziami firmy, co może prowadzić do trudności w integracji. Konieczne są też zmiany wewnętrznych zwyczajów, które mogą być czasochłonne. Zwłaszcza jeśli chodzi o aktualizację procedur księgowych i szkolenia pracowników. Przedsiębiorstwa, szczególnie te z ograniczonymi zasobami i przyzwyczajone do faktur papierowych, mogą zderzyć się z oporem pracowników przyzwyczajonych do dotychczasowych metod rozliczeń. Jest też druga opcja – zamiast samodzielnej inwestycji w oprogramowanie, można skorzystać z gotowych rozwiązań partnerów zewnętrznych. W dłuższej perspektywie może to przynieść znaczące oszczędności.
– Przedsiębiorcy powinni jak najwcześniej zapoznać się z funkcjonowaniem systemu KSeF. Mogą to zrobić na własną rękę lub korzystając z partnera, który ma już usługi dostosowane i kompatybilne z KSeF. We wsparcie we wdrożeniu systemu angażują się platformy do automatycznej księgowości, jak faktura.pl. Technicznie jesteśmy od dawna gotowi na działanie naszych abonentów zgodnie z KSeF. Synchronizacja jest przetestowana i działa bez zarzutu. W przypadku korzystania przez przedsiębiorcę z platformy do księgowości elektronicznej, większość problemów ze wdrożeniem jest rozwiązywana przez partnera, a odpowiedzialność za uruchomienie KSeF spada na platformę – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.
Platforma do fakturowania, jeśli jest w pełni zintegrowana z KSeF, zapewnia również powiadamianie o otrzymaniu dokumentów poprzez system. Wystawianie faktur jest szybkie, a zarządzanie kwestiami księgowymi zabezpieczone. Automatycznie importowane z KSeF są faktury kosztowe, automatycznie wyliczany jest należny podatek czy składki ZUS. Oznacza to odciążenie i oszczędności na księgowości.
Przedsiębiorca może lepiej nadzorować zarządzanie biznesem.
Elektroniczny rejestr faktur ułatwi firmom i przyspieszy otrzymanie finansowania
Poza ewentualnymi karami za brak wdrożenia, o wiele bardziej istotną konsekwencją jest potencjalne zagrożenie dla płynności finansowej firmy, która nie odbierze płatności, jeśli wystawiona przez nią faktura nie znajdzie się w KSeF. Z drugiej strony uruchomienie elektronicznego fakturowania daje nowe korzyści.
– Brak możliwości dostarczenia elektronicznie wystawionych dokumentów w odpowiednie miejsce może skutkować brakiem rejestracji zobowiązania przez kontrahenta i niewykonaniem przelewu. W realiach naszej gospodarki, opierających się na odroczonych płatnościach, kolejny czynnik opóźniający realizację zobowiązania z faktury, może być bardzo niebezpieczny i zagrażać podstawom funkcjonowania wielu biznesów. Z drugiej strony podmiot działający w systemie KSeF może liczyć na łatwiejsze i szybsze otrzymanie finansowania zewnętrznego, jeśli będzie się o nie starał. Pełny elektroniczny rejestr wydatków i przychodów ułatwi firmom faktoringowym ocenę rzetelności i wiarygodności przedsiębiorcy i przyspieszy rozpatrzenie wniosku o finansowanie. Dlatego przygotowanie się na zmiany lub pozyskanie partnera w przejściu na KSeF to kwestia nie do przecenienia – mówi Jerzy Dąbrowski, wiceprezes Finea, firmy mikrofaktoringowej dla MŚP.