Faktury są jednymi z najistotniejszych dokumentów regularnie generowanych i przyjmowanych przez firmy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem ma istotne znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa oraz przynosi firmie wiele innych, istotnych korzyści. Znacznym ułatwieniem w procesowaniu faktur jest wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, który pozwala rozwiązać większość problemów związanych z zarządzaniem oraz przekazywaniem dokumentacji finansowej.
Na skróty:
Czym jest i na czym polega elektroniczny obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur to aktualnie jeden z najczęściej wdrażanych procesów, który jest w stanie znacząco usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz podnieść wydajność pracy jego pracowników. To nowoczesne rozwiązanie, które pozwala firmom i organizacjom oszczędzać czas i pieniądze oraz ułatwić ich pracownikom wykonywanie wielu codziennych zadań. Zapewne właśnie ze względu z jednej strony na stosunkowo niski stopień skomplikowania, a przy tym szereg wymiernych, transparentnych i odczuwalnych przez wiele działów i osób korzyści, to w szczególności obieg faktur kosztowych wybierany jest wyjątkowo często jako pierwszy proces biznesowy w firmie poddany digitalizacji i automatyzacji. Elektroniczny obieg faktur pozwala bowiem na szybkie, płynne i dobrze zorganizowane procesowanie dokumentów finansowych. Jak to wygląda i działa w praktyce?
Każda faktura papierowa, która przychodzi do firmy jest poddawana skanowaniu i zostaje wprowadzona do elektronicznego systemu, w którym będzie następnie przechowywana. Jej obieg zostaje określony zgodnie z potrzebami oraz sposobem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Faktura od razu po zarejestrowaniu jest więc dostępna do wglądu i modyfikacji przez wszystkich uczestników procesu posiadających odpowiednie uprawnienia, co przyspiesza pracę w firmie, eliminuje ryzyko zgubienia lub przypadkowego zniszczenia dokumentu oraz chroni zawarte w nim dane przed dostępem do nich nieuprawnionych osób.
Elektroniczny obieg faktur i związane z nim korzyści dla firmy
Elektroniczny obieg faktur jest rozwiązaniem, które przynosi korzystającym z niego firmom liczne, wymierne korzyści. Przede wszystkim, jego wdrożenie znacząco zmniejsza ilość czasu potrzebnego do zapewnienia fakturom odpowiedniego obiegu. W tradycyjnej postaci obieg faktur jest bowiem czasochłonnym i narażonym na liczne pomyłki i utrudnienia procesem, w którym udział bierze co najmniej kilku uczestników. Faktura po trafieniu do firmy musi zostać zweryfikowana, opisana, zatwierdzona oraz przekazana do realizacji. Elektroniczny obieg faktur pozwala znacząco przyspieszyć pracę z fakturami oraz wprowadzić lepszy porządek w firmowej dokumentacji.
Digitalizacja procesów związana z elektronicznym obiegiem faktur pozwala firmom oszczędzać miejsce, gdyż dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej. Taki sposób archiwizacji faktur oferuje ponadto lepszy i sprawniejszy dostęp do dokumentacji, co pozytywnie wpływa na tempo funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz zapewnia jego pracownikom szybkie docieranie do potrzebnych w danej chwili dokumentów. Elektroniczny obieg faktur to doskonały sposób, aby zaoszczędzić czas i pieniądze oraz skierować uwagę pracowników na istotniejsze z punktu widzenia rozwoju firmy zadania niż powtarzalne czynności związane z przetwarzaniem dokumentacji finansowej, która z powodzeniem mogą zostać całkowicie lub częściowo zautomatyzowane.
Elektroniczny obieg faktur minimalizuje ryzyko błędów i nieprawidłowości, które często pojawiają się w tradycyjnym obiegu dokumentów finansowych. Jego wdrożenie znacząco zwiększa pewność, że wszystkie należności zostaną opłacone we właściwym terminie, co minimalizuje ryzyko płacenia karnych odsetek z powodu opóźnień w realizacji płatności. Elektroniczny obieg faktur pozytywnie wpływa także na płynność finansową przedsiębiorstwa, gdyż pozwala lepiej kontrolować terminowość realizacji należności napływających do firmy oraz skrócić czas trwania całego procesu obsługi faktur, co również zmniejsza wydatki. Ułatwi również wychwycenie faktur, które nie są prawidłowe, chroniąc firmę przez nieuzasadnionymi wydatkami.
Jak elektroniczny obieg faktur wpływa na pracowników?
Elektroniczny obieg faktur przynosi liczne korzyści nie tylko dla samego przedsiębiorstwa, ale także pozytywnie wpływa na komfort oraz tempo pracy jego pracowników. Jego wdrożenie pozwala na znaczące usprawnienie funkcjonowania procesu na każdym szczeblu organizacyjnym. System, który obsługuje elektroniczny obieg faktur sam w sobie jest bardzo prosty i intuicyjny w obsłudze, co pozwala wszystkim jego użytkownikom szybko zapoznać się z jego funkcjonalnością oraz nauczyć się jego prawidłowej obsługi. Pracownicy docenią go przede wszystkim za zmniejszenie ilości zadań, które dotychczas musieli wykonywać manualnie. Pozwoli to im poświęcić czas na ważniejsze czynności wymagające wiedzy, doświadczenia i kreatywności oraz odciążenie od zadań, w których wykonaniu wyręczy ich system. Pozytywnie wpływa to na ich zaangażowanie do pracy, pozwalając się lepiej wykazać w bardziej kluczowych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jak widać, wdrożenie elektronicznego obiegu faktur przynosi liczne korzyści zarówno dla samej firmy, jak i pracujących na jej rzecz ludzi. Aby elektroniczny obieg faktur spełnił wszystkie pokładane w nim nadzieje, musi być rozwiązaniem funkcjonalnym i wysokiej klasy. Na szczególną uwagę zasługują tu nowoczesne platformy low-code, które mogą zostać zintegrowane z systemami transakcyjnymi wykorzystywanymi przez firmę. Najbardziej innowacyjne i zaawansowane technologicznie platformy low-code to rozwiązania, które umożliwiają dostarczenie zarówno elektronicznego obiegu faktur, jak i szeregu innych aplikacji biznesowych (obsługujących nawet 90% wszystkich scenariuszy procesów biznesowych w organizacjach) – idealnie dostosowanych do potrzeb firmy oraz sposobu jej funkcjonowania, pozwalając na tworzenie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa, łatwych w modyfikacji oraz wysoko funkcjonalnych rozwiązań bez kodowania.
