Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. 1 stycznia 2025 roku zaczną natomiast obowiązywać przepisy wprowadzające kary za brak KSeF lub nieprawidłowe korzystanie z niego. Przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu na poznanie tego systemu i dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych obowiązków. Co grozi im za niewystawianie ustrukturyzowanych faktur i gdzie mogą szukać pomocy?
Głównym celem wprowadzenia KseF jest usprawnienie i ułatwienie procesów rozliczeniowych. Z jednej strony wdrożenie tego rozwiązania to krok w kierunku nowoczesności i efektywności w polskim systemie podatkowym. Z drugiej – możliwe utrudnienie dla właścicieli firm.
Na skróty:
Czego boją się przedsiębiorcy?
I przedsiębiorcy, i biura rachunkowe obawiają się przede wszystkim technicznej strony całego przedsięwzięcia. Brakuje pewności co do tego, czy rządowa platforma poradzi sobie z napływem tak wielu dokumentów. Problemem może być też integracja programów finansowo-księgowych z KSeF-em. Choć najwięksi dostawcy rozwiązań wspierających pracę księgowych są już gotowi do pracy z nowym systemem.
– Już w maju 2022 roku udostępniliśmy użytkownikom naszej platformy nową funkcję umożliwiającą swobodne wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz automatyczne wysyłanie ich do systemu KSeF. Jednak choć od tego momentu upłynęło już sporo czasu, wciąż niewielu klientów korzysta z tej możliwości. Bez ustanku pracujemy jednak nad nowymi ułatwieniami dla firm, księgowych i biur rachunkowych, by korzystanie z KSeF, gdy już stanie się obowiązkowe, było proste i bezpieczne – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Przedsiębiorcy boją się także, że wprowadzenie obowiązku wysyłania faktur do KSeF pozbawi ich kontroli nad dokumentami. Dziś w każdej firmie funkcjonuje jakaś procedura wystawiania i akceptowania faktur oraz płatności, która zostanie zaburzona, gdy KSeF wejdzie w życie. Z jednej strony potrzebna będzie uprawniona osoba, która będzie przesyłała faktury do KSeF, z drugiej – w samym systemie mogą się pojawić faktury kosztowe, których firma się nie spodziewa. Konieczne jest zatem wprowadzenie nowego sposobu weryfikacji i akceptacji dokumentów. Za niedociągnięcia w tym zakresie przyjdzie bowiem przedsiębiorcom słono zapłacić.
Jakie kary za nieprawidłowe korzystanie z KSeF?
Dla VAT-owców KSeF będzie obligatoryjny już od 1 lipca 2024 roku. Z kolei od 1 stycznia 2025 roku do korzystania z rozliczeń w KSeF będą zobowiązani również przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Tego samego dnia mają zacząć obowiązywać przepisy wprowadzające kary dla firm.
W jakich sytuacjach przedsiębiorstwa mogą zostać ukarane? Przede wszystkim wtedy, gdy nie wystawią faktury w KSeF, czyli w praktyce – gdy nie prześlą do rządowego systemu faktury wystawionej np. w programie finansowo-księgowym. Drugim przypadkiem jest wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem, gdy KSeF jest niedostępny (albo z winy oprogramowania, z którego korzysta firma, albo z winy ministerstwa). Innym słowem – jeśli przedsiębiorca musi wystawić fakturę offline i nie będzie ona zgodna ze schematem xml, zostanie ukarany.
Trzecia sytuacja, w której firma może spodziewać się kary, dotyczy nieprzesłania do KSeF faktur wystawionych offline następnego dnia roboczego, gdy za wystawienie faktury offline odpowiada błąd systemu po stronie przedsiębiorcy, lub w terminie do 7 dni roboczych, gdy awarii niepozwalającej na wystawienie faktury online ulegnie KSeF.
Jakich kar mogą spodziewać się przedsiębiorcy? Przepisy nie przewidują planowanej pierwotnie kary minimalnej. Ustawodawca zrezygnował z niej po konsultacjach z firmami. Kwoty kar będą się mieściły w przedziale od 0 do 100% wysokości podatku na fakturze lub do 18,7% wartości całej faktury. Co istotne, kara będzie dotyczyła każdego dokumentu osobno i będzie nakładana bez wzywania do usunięcia naruszenia. Przedsiębiorcy nie będą mogli zastosować procedury czynnego żalu.
Rozwiązania, które pomogą przedsiębiorcom uniknąć błędów
Kluczowe staje się zatem odpowiednie przypisanie ról w organizacji i wyznaczenie osób – czy to po stronie firmy, czy biur rachunkowych, które będą odpowiedzialne nie tylko za wystawienie faktur w odpowiednim formacie, ale też za terminowe przesłanie ich do KSeF. Ważne jest także takie zorganizowanie procesu, które pozwoli na weryfikację faktury, zanim trafi ona do rządowego systemu, bo – jak już dziś wiadomo – faktur przesłanych do KSeF nie będzie można poprawić.
Z drugiej strony – konieczna jest też weryfikacja faktur pobranych z KSeF, wystawionych firmie przez innych przedsiębiorców, zanim dokumenty trafią do płatności. Z pomocą przychodzą w obu tych przypadkach technologie. Producenci systemów wspierających pracę księgowych i biur rachunkowych pracują nad funkcjonalnościami, które pomogą uniknąć nieścisłości, błędów i kar.
– Nasza platforma pozwala na podwójną weryfikację faktur zarówno wysyłanych do KSeF, jak i pobieranych, co zapewnia pełną kontrolę i eliminuje ryzyko błędów. Naszym priorytetem jest zapewnienie bezpieczeństwa i wygody użytkownikom, dlatego cała funkcjonalność KSeF znajduje się bezpośrednio w aplikacji SaldeoSMART. Nie wymaga dodatkowych kosztów, specjalnego wdrażania czy zakupu nowych rozwiązań – tłumaczy Krzysztof Wojtas. – Dodatkowo wprowadziliśmy też scenariusze, które pozwalają pracować z dokumentami w prosty sposób – z zaangażowaniem biur rachunkowych lub jedynie działów księgowych. Wszystko po to, by szybko wdrożyć nowe procedury wystawiania i akceptowania dokumentów, angażujące odpowiednie osoby i departamenty.
Im szybciej, tym lepiej
Mimo tego, że gotowy jest i sam KSeF, i producenci współpracujących z nim systemów dla księgowych i biur rachunkowych, wciąż wielu przedsiębiorców odwleka w czasie wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Niesłusznie. Jedną z głównych zalet, która może przyciągnąć przedsiębiorców do tego rozwiązania, jest możliwość szybszego zwrotu VAT z przeprowadzanych transakcji. Dzięki KSeF cały proces zwrotu staje się bardziej efektywny, a firmy mogą cieszyć się szybszym przepływem środków. Dodatkowo jednolity wzorzec faktur ustrukturyzowanych oraz spójny wzorzec numeryczny sprawiają, że wystawianie, porządkowanie i weryfikacja faktur stają się łatwiejsze.
– Mam świadomość tego, że uczenie się nowego systemu, zwłaszcza jeśli wymaga to od firmy przeorganizowania całego procesu pracy z dokumentami, nie jest łatwe. Nie dziwi mnie więc to, że przedsiębiorcy odwlekają w czasie przejście na KSeF. Jednak z drugiej strony warto pamiętać, że to nas nie ominie. A przystosowanie firmy do nowych warunków tuż przed dniem, w którym KSeF stanie się obowiązkowy, może skończyć się stresem i wpłynąć negatywnie na organizację pracy i płynność procesów. Zatem zachęcam wszystkich, żeby jak najszybciej przygotowali się do tej zmiany – podsumowuje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.
Kogo ominie KSeF?
Według założeń, dzięki KSeF elektroniczne faktury staną się standardem i wyeliminują tradycyjne rozliczenia papierowe. Innowacyjna platforma cyfrowa opracowana przez resort finansów pozwoli na szybsze, bardziej precyzyjne i bezpieczne przesyłanie dokumentów księgowych. Obowiązek korzystania z KSeF ominie jednak przedsiębiorców zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie biorą udziału w transakcjach na terenie Polski. To oznacza, że przedsiębiorcy spoza kraju, którzy nie mają aktywności gospodarczej na polskim rynku, nie będą zobligowani do stosowania tego systemu.
KSeF ma szansę przyczynić się do usprawnienia procesów księgowych oraz zwiększenia bezpieczeństwa i efektywności działania firm. Im szybciej przedsiębiorcy zapoznają się z nowym system i przystosują do nowych warunków, tym łatwiej będzie im uniknąć błędów, kar i stresu związanego z przeorganizowaniem procesu wystawiania i rozliczania faktur.
