Ustawa o pracy zdalnej jest chyba jedną z najbardziej oczekiwanych zmian w Kodeksie pracy. Pozwoli uregulować praktyki, które powszechnie funkcjonowały w wielu polskich firmach już od kilku lat, a nie podlegały żadnym przepisom. Ustawa daje nowe możliwości pracodawcom i pracownikom, ale nakłada też nowe obowiązki. Warto je poznać i właściwe wdrożyć, aby uniknąć przykrych niespodzianek podczas kontroli PIP, a ta już je zapowiada. Na co zwrócić uwagę we wdrażaniu pracy zdalnej w firmie wskazuje Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder.
27 stycznia 2023 r. Prezydent RP podpisał nowelizację Kodeksu pracy (Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy). Jedną z najbardziej oczekiwanych przez pracodawców zmian jest wprowadzenie przepisów regulujących pracę zdalną. Potrzeba jej unormowania stała się paląca po wybuchu pandemii koronawirusa. Z braku adekwatnych przepisów opisujących nową rzeczywistość na rynku pracy, pracodawcy samodzielnie wypracowywali w swoich organizacjach własne rozwiązania. Nowelizacja zastąpi dotychczasowe uregulowania obejmujące telepracę oraz pracę zdalną ujętą w Art. 3 Ustawy „covidowej”, która dawała możliwość polecenia pracownikowi, w celu przeciwdziałania COVID-19, wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Nowe przepisy regulujące pracę zdalną wejdą w życie po dwóch miesiącach od publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw, czyli zaczną obowiązywać najpewniej w I poł. kwietnia br. Z kolei przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracy zawarte w nowelizacji zaczną obowiązywać już po 14 dniach.
Na skróty:
RODZAJE PRACY ZDALNEJ
Art. 67(18) nowego k.p. definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (ale nie decyduje o nim jednostronnie) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość (ale nie tylko). Warto zaznaczyć, iż praca zdalna w tym opracowaniu, to nie jedynie praca biurowa, gdzie głównym narzędziem pracy jest komputer, ale też inne aktywności zawodowe, które można wykonywać zawodowo w warunkach domowych (np. składanie przysłowiowych długopisów).
Nowelizacja Kodeksu wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:
- Praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie)
- Praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej; (np. 2-3 dni w tygodniu)
- Praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym
– Istotne jest, że wykonywanie pracy zdalnej nie musi charakteryzować się regularnością, a miejsce jej świadczenia może się zmieniać, po wcześniejszym ustaleniu tej kwestii z pracodawcą. Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę, np. w treści umowy, czy też w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu, czy oddzielnego porozumienia. – komentuje Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder. – Wnioskodawcą o wykonywanie pracy zdalnej może być zarówno pracownik, jak i pracodawca. Jeżeli wniosek został złożony w trakcie trwającego zatrudnienia, to obu stronom przysługuje prawo wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Zmiana miejsca wykonywania pracy na stacjonarną w przypadku ustalenia pracy zdalnej jako formy wykonywania pracy przy zawieraniu umowy o pracę będzie jednak wymagało porozumienia, gdyż będzie to traktowane jako zmiana jednego ze szczególnych warunków pracy. – dodaje Joanna Rutkowska.
KORZYŚCI I OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z PRACY ZDALNEJ
Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy sankcjonuje niejako istniejące już elastyczne rozwiązania na rynku pracy. Pandemia zrewolucjonizowała zasady pracy pod tym względem i to, co wcześniej wydawało się niemożliwe stało się powszechne i ogólnie obowiązujące. Pracownicy coraz częściej traktują pracę zdalną już nie tylko jako dodatkowy benefit pracowniczy, ale jako standardowe rozwiązanie oferowane przez pracodawcę. Natomiast pracodawcy, chcąc utrzymać swój najcenniejszy zasób – pracowników muszą się do tych oczekiwań dostosować. Dzięki wprowadzeniu możliwości pracy zdalnej pracodawcy mają większe szanse, aby nadążyć za trendami rynkowymi. Zyskują także większą pulę kandydatów do pracy – specjalistów z innego miasta czy kraju, którzy nie są skłonni do zmiany miejsca zamieszkania ze względu na pracę. Regulacje pracy zdalnej to jednak nie tylko korzyści, ale również konkretne obowiązki dla obu stron.
– Oprócz oczywistych korzyści z wprowadzenia zapisów dotyczących pracy zdalnej, nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawców także nowe obowiązki. To między innymi wprowadzenie regulaminów pracy zdalnej, zmiany w umowach o pracę, konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, konieczność określenia procedur ochrony danych osobowych, ustalenie zasad pokrycia kosztów wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, ustalenie zasad BHP w pracy zdalnej czy też sposobów jej kontroli.” – zwraca uwagę Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder.
Należy również zaznaczyć, że pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną, jeżeli jest on pracownikiem o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3, pracownicą w ciąży, pracownikiem wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracownikiem sprawującym opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Obowiązki dla pracownika to przede wszystkim konieczność dostosowania swojego zdalnego stanowiska pracy do wymogów określonych w zasadach bhp (np. biurko, krzesło biurowe, dostęp do światła dziennego, itp.), co będzie musiał potwierdzić w składanym pracodawcy oświadczeniu oraz każdorazowe uzgadnianie z pracodawcą miejsca wykonywania pracy, jeżeli będzie chciał je tymczasowo zmienić,
np. wyjeżdżając gdzieś poza stałe miejsce zamieszkania na przedłużony weekend.
Co ważne, pracownikom wykonującym pracę zdalną przysługuje prawo do równego traktowania.
– Warunki zatrudnienia, awans, dostęp do szkoleń, itp. nie mogą być gorsze niż w przypadku pracowników nie pracujących zdalnie. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługują też takie same prawa socjalne i społeczne do np. kontaktowania się z innymi pracownikami, przebywania na terenie zakładu pracy czy korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z obiektów socjalnych. – podkreśla Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder
ZASADY WPROWADZENIA PRACY ZDALNEJ
- Przy wprowadzaniu pracy zdalnej, jeżeli w zakładzie pracy funkcjonują organizacje związkowe, pracodawca powinien zawrzeć porozumienie w tym przedmiocie z zakładową organizacją związkową/ organizacjami związkowymi. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych
u pracodawcy - Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
- Pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie również w przypadku, gdy w zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe
- Należy pamiętać, że jeżeli pracodawca nie zawarł zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu, bądź też w regulaminie pracy te mogą być określone indywidualnie dla każdego pracownika na drodze polecenia wykonywania pracy zdalnej lub porozumienia zawartego z pracownikiem
Ekspertka Trenkwaldera wskazuje, że katalog informacji, który powinien zawierać regulamin lub porozumienie pracodawcy ze związkami zawodowymi nie jest zamknięty i powinien zawierać, co najmniej informacje wskazujące na:
- Grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
- Zasady pokrywania przez pracodawców kosztów pracy zdalnej
- Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67(24) § 3 k.p., lub ryczałtu,
o którym mowa w art. 67(24) § 4 k.p. - Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
- Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
- Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
- Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
- Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych
KOSZTY W PRACY ZDALNEJ
W przypadku wykonywania pracy zdalnej (całkowitej lub hybrydowej) pracodawca jest zobowiązany:
- Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
- Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy,
w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej - Pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi
w regulaminie, w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu z pracownikiem - Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy
Jeśli pracownik korzysta z własnych materiałów i narzędzi pracy, to ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent można zastąpić ryczałtem, np. dziennym lub miesięcznym.
– W ustawie nie określono sztywnych stawek ekwiwalentu. Z jednej strony, takie rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, kiedy uregulowania ustawowe nie nadążają za rzeczywistością, np. za inflacją. Z drugiej strony, prawidłowe określenie kwoty należnej pracownikowi za zużyte media może być problematyczne dla pracodawców i może stanowić źródło konfliktów. – uważa Joanna Rutkowska.
BHP I KONTROLE WYKONYWANIA W PRACY ZDALNEJ
Wykonywanie pracy zdalnej będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem w szczególności wpływu pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne w danej pracy.
– Wykonanie takiej oceny oddzielnie dla każdego stanowiska może się wydawać zadaniem karkołomnym, dlatego ważne jest zaznaczenie, że pracodawca może również sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej (np. dla stanowisk administracyjno-biurowych), co znacznie ułatwi zgodne z zasadami wprowadzenie pracy zdalnej w organizacji. – stwierdza Joanna Rutkowska
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany potwierdzić zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz zobowiązać się do ich przestrzegania. Do obowiązków pracodawcy należeć będzie także sporządzenie informacji dla pracownika, zawierającej m.in. instrukcje jak właściwie zorganizować pracę zdalną, jak zachować zasady BHP i jak postępować w sytuacji awaryjnej. Szkolenie z zasad BHP w pracy zdalnej może odbyć się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
– Na uwagę zasługuje fakt, że ustawodawca poszedł z duchem czasu i określił w nowelizacji możliwość stosowania postaci elektronicznej (obok papierowej) jako obowiązującej do komunikacji miedzy pracownikiem i pracodawcą w zakresie składania wniosków, potwierdzania warunków, zgód i in. elementów niezbędnych do określenia ustaleń pomiędzy stronami. – zauważa Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder
Wdrożenie wszystkich przepisów i procedur wewnętrznych w firmach, tak aby były zgodne z przepisami nowelizacji Kodeksu pracy, na pewno będzie wymagało uwagi i zaangażowania działów HR, IT i prawnych. Warto jednak poświęcić na to czas, bo PIP już zapowiada kontrole w firmach. Inspektorzy będą monitorować m.in. uregulowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników w związku z wykonywaniem przez nich pracy zdalnej, wdrożenie zasad BHP i czy pracodawca właściwie wywiązał się z obowiązku zapoznania pracowników z oceną ryzyka zawodowego na danym stanowisku pracy.
