Po niemal dwóch latach od specustawy covidowej, praca zdalna przestała być tymczasowym rozwiązaniem. Nowelizacja kodeksu pracy uzyskała podpis prezydenta i zacznie obowiązywać w ciągu 14 dni od daty jej ogłoszenia w dzienniku ustaw. Nowe przepisy regulują szereg kwestii, pozostawiając pewną przestrzeń na ustalenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, generując przy tym konieczność wdrożenia znacznej liczby dokumentów. Co ważne, zmiany dotyczące pracy zdalnej i uchylanej telepracy, wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, dając przedsiębiorcom czas na dostosowanie się do nowych przepisów.
Atrament pod piórem prezydenta jeszcze dobrze nie wysechł, a już pojawiają się głosy związków zawodowych, dotyczące konieczności doprecyzowania niektórych kwestii. Najwięcej kontrowersji budzi zapis mówiący o konieczności pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną. – Ustawodawca przewidział, że zwrotowi podlegają takie koszty jak energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne. Do tego, pracodawca ma obowiązek zapewnienia zaplecza technicznego, jednak ustawa nie precyzuje, czy w ramach tego, oprócz komputera, pracownikowi przysługuje także monitor, biurko czy krzesło. Wiele osób zadaje sobie pytanie, co z kosztami ogrzewania, wody czy wywozu śmieci? Szczegóły te mają być ustalane na poziomie porozumień zbiorowych lub bezpośrednio pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, przed przystąpieniem do pracy zdalnej – wyjaśnia Katarzyna Sakowska, ekspert z zakresu prawa pracy z LegalHut.
Samo przygotowanie pracodawcy do wdrożenia pracy zdalnej to wyzwanie. Na proces ustalania szczegółów z tym związanych zwraca uwagę mec. Robert Lisicki ekspert Konfederacji Lewiatan. – Wdrożenie nowych przepisów, to kilka dodatkowych zadań dla działów HR. Należy przygotować szereg dodatkowych dokumentów: ocenę ryzyka zawodowego, informacje, oświadczenia czy wzory wniosków. Do tego dochodzi rozliczanie kosztów związanych z pracą zdalną i pytania, jakie rodzą się przy tej okazji. Jak na przykład obliczać, zużycie prądu przez pracownika? Jak rozgraniczmy zużycie Internetu, na te związane z potrzebami służbowymi i domowymi? Przez trzy lata pandemii, każdy przedsiębiorca ze swoimi pracownikami wypracował inny model pracy zdalnej, więc te rozliczenia inaczej mogą wyglądać w każdej firmie. Faktem jest, że zdecydowana większość osób, korzystających z tego typu rozwiązań, pracuje w modelu hybrydowym – zauważa Lisicki.
Dodatkowo sprawę komplikuje rozgraniczenie przez ustawodawcę osób, których wnioski o pracę zdalną pracodawca powinien uznać – np. kobieta w ciąży oraz pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia. Wprowadzono również pracę zdalną okazjonalną w liczbie do 24 dni w roku -w tym przypadku nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów za pracę zdalną w miejscu zamieszkania. Sama możliwość korzystania z pracy okazjonalnej jest oceniana dobrze przez ekspertów, jednak z punktu widzenia działów HR to dodatkowa zmienna. – Wyobraźmy sobie, że zatrudniamy około 50 pracowników, wśród których część osób może w pełni korzystać z przepisów ustawy, część będzie chciała pracować hybrydowo, a część skorzysta kilka razy w roku z opcji okazjonalnej pracy zdalnej. Taka sytuacja rodzi za sobą istny koszmar dla działów HR. Bez rozwiązań systemowych, które przeprowadzą nas przez cały proces, poczynając od składania wniosku, weryfikację tego czy i w jakim zakresie jest możliwa praca zdalna, po comiesięczne ryczałtowe rozliczenie kosztów z nią związanych, zastosowanie nowych przepisów może zaowocować istnym chaosem w organizacji – podsumowuje Przemysław Chmielewski z Zonifero.
Przemysław Chmielewski zgadza się także z Robertem Lisickim w kwestii tego, że każda organizacja wypracowała swój model pracy zdalnej lub hybrydowej. Opinię tę potwierdzają badania przeprowadzone przez Deloitte[i], w których czytamy, że 74% organizacji wdrożyło jasne zasady dotyczące pracy zdalnej lub hybrydowej. Tam, gdzie takich zasad nie wprowadzono, jest to postrzegane jako „brak pomysłu” na organizację pracy, prowadząc do ogólnie mniej pozytywnych doświadczeń pracowników. – Wdrażamy nasze rozwiązania, pozwalające pracownikom na pracę hybrydową od początku pandemii. W pierwszych miesiącach po lockdownie, dużą uwagę pracodawcy przywiązywali do zachowania reżimu sanitarnego. Często pytali o takie funkcjonalności jak rezerwacja biurek w odpowiedniej odległości czy możliwość wezwania serwisu sprzątającego, po zakończeniu pracy w danej sali konferencyjnej. Obecnie pomagamy pracodawcom w tym, aby dobrze wykorzystywać potencjał ich biura. Nasza aplikacja pozwala zgrać potrzeby osób pracujących hybrydowo, zdalnie i tych, którzy wolą pracę z siedziby firmy. W każdej organizacji wygląda to nieco inaczej, jednak wymogi nowej ustawy pozostają dla wszystkich jednolite. Warto wprowadzać takie rozwiązania, które pozwolą nam nad nimi zapanować – dodaje Chmielewski.
Od początku pandemii minęły nieco ponad dwa lata. W tym czasie sposób pracy biurowej zmienił się nie do poznania. To, co kiedyś było benefitem, dostępnym dla wybranej wąskiej grupy osób, dziś jest powszechnie spotykane w każdej organizacji. Nowa ustawa reguluje niektóre kwestie, jednak to w gestii pracodawcy i pracownika, pozostaje umówienie się na szczegóły w zakresie rozliczania pracy zdalnej. Z perspektywy pracodawcy konieczne wydaje się przygotowanie do zmian, bez których praktyczne zastosowanie nowych przepisów, może być trudne do wdrożenia.
[i] Stan-pracy-hybrydowej-w-Polsce.pdf
