Elektroniczne akta pracownicze przechowywane w szyfrowanym archiwum, wyspecjalizowany personel obsługujący w pełni zautomatyzowane zakłady pracy – to już nie odległa przyszłość, ale teraźniejszość w wielu polskich przedsiębiorstwach. Digitalizacja dokumentów to ogromne korzyści. Materiały przechowywane w formie cyfrowej, zarządzanie skanami, pozwalają zaoszczędzić miejsce w przestrzeni biurowej i zmniejszyć wkład pracy pracowników z różnych działów firmy. Tym samym Kontrahenci zyskują efektywniejszą i szybszą obsługę, a zdalne udostępnianie dokumentów poufnych, ale w bezpieczny sposób przyspiesza ten proces. Nowoczesne funkcjonalności wprowadzane w firmach dobitnie pokazują, że prężnie się rozwijamy, podążamy z duchem czasu, dostosowując swoje standardy działania do innych europejskich i wysoko rozwiniętych krajów. Ile polskich firm chce podążać w tym kierunku? Z pewnością jedną z nich jest Pajmon CPT, który deleguje pracowników stałych i tymczasowych, w tym głównie z Ukrainy, do różnych przedsiębiorstw na terenie całej Polski.
Jak pozyskać wykwalifikowanego pracownika, ponosząc małe koszty i idąc z duchem postępującej technologii? Czy jest możliwe: mieć fachowca z dobrymi zarobkami, a jednocześnie delegować go do zakładu pracy, który na tym zaoszczędzi? Tak, to możliwe. Okazuje się, że firmy, które otrzymują kompetentnego pracownika w swoim fachu związanego np. z szeroko pojętymi branżami np. robotyki, czy automatyki, mogą zaoszczędzić m.in. czas na rekrutację i pieniądze przeznaczane np. na działy personalne i administracyjne. Jak stać się jednym z takich przedsiębiorstw? Warto skorzystać z usług takich firm, jak Pajmon CPT, która zajmuje się outsourcingiem usług, outsourcingiem pracowniczym i leasingiem pracowniczym. Pajmon CPT przeprowadza kompleksowo procedury związane z legalizacją zatrudnienia obcokrajowców, głównie z Ukrainy. Firma dostarcza wszystkie niezbędne dokumenty, dzięki którym cudzoziemcy mogą legalnie pracować i mieszkać w Polsce. Jak dzisiaj możemy poradzić sobie z obiegiem dokumentów pracowniczych?
Jaki jest sens posiadania elektronicznych dokumentów pracowniczych?
Coraz więcej firm, w tym Pajmon CPT, rozumie sens posiadania elektronicznej bazy pracowników. Wirtualne akta są dobrym uzupełnieniem bądź też alternatywą do papierowych wersji dokumentów. Wielu przedsiębiorstwom zależy bowiem na ekologii, nie chcą przecież marnować papieru do drukarek i non stop drukować tony akt. Tymczasem w wielu firmach szafy i półki aż uginają się pod ciężarem segregatorów z dokumentacją. Co ciekawe, jedna teczka pracownika może posiadać dziesiątki kartek różnych dokumentów. Jednak, gdy firma liczy sobie tysiące pracowników, szafy są wypełnione dokumentami po brzegi. Wśród akt – w przypadku np. firm outsourcingowych i zajmujących się także leasingiem pracowniczym – znajdziemy w wersji papierowej m.in.: same umowy o pracę z pracownikiem spoza Polski lub zawarte z Polakami, zezwolenia / oświadczenia na wykonywanie pracy, ksera dowodów osobistych i paszportów, różnego rodzaju dokumenty rozliczeń podatkowych, badania lekarskie, czy potwierdzenia różnych przelewów bankowych. Tymczasem można byłoby te wszystkie dokumenty skanować i digitalizować. Czy to ma sens?
Jak się okazuje elektroniczne archiwa pracownicze i elektroniczne podpisywanie dokumentów przyspieszają bowiem proces obiegu dokumentów między pracodawcą a pracownikiem, ich archiwizację, bez wykorzystywania zbędnych kartek papieru.
Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją. Nowelizacja wprowadziła m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej i zgodnie z art. 94. paragraf 1. tejże ustawy: „Pracodawca może zmienić wersję dokumentacji, którą prowadzi i przechowuje”. I dalej w paragrafie 2. czytamy: „Zmiana dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym”.
Co to oznacza? Jak się okazuje, kwalifikowany podpis elektroniczny jest tak samo ważny, jak odręczny podpis. Z kolei kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy potwierdza autentyczność danego dokumentu. Skany wszystkich najważniejszych dokumentów mogą być przechowywane w elektronicznym i szyfrowanym archiwum. To na tych dokumentach widnieje podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej z ramienia firmy (np. pracownika kadr), która podpisuje się swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Należy jednak pamiętać, aby elektroniczne teczki pracownicze były przechowywane z zachowaniem zasad: poufności, były kompletne i chronione przed ewentualnym zniszczeniem i łatwo dostępne. Dzisiaj dokumentacja związana ze stosunkiem pracy i akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) są przechowywane przez okres 10 lat po rozwiązaniu stosunku umowy z pracownikiem lub po jej wygaśnięciu.
Warto dodać, że koordynatorzy z Pajmon CPT służą pomocą w tłumaczeniach wszystkich niezbędnych dokumentów, w tym pomagają także obcokrajowcom np. w zakładaniu konta bankowego w Polsce (podczas wizyty w banku). To usprawnia proces przekazywania comiesięcznego wynagrodzenia na rachunek odbiorcy. Zdarza się jednak, że niektóre firmy dzielą ten proces i część pieniędzy wypłacają swoim pracownikom jeszcze do ręki.
Jak pozyskać specjalistę z Ukrainy. Czy to jest możliwe?
Dzisiaj polscy pracodawcy szukają zarówno pracowników z niskimi kwalifikacjami, np. do pracy na produkcji, ale z doświadczeniem oraz pracowników ze specjalistycznymi umiejętnościami. Tym samym są dostarczani pracownicy pod konkretne zamówienie Kontrahenta. Polscy przedsiębiorcy szukają też szansy w zatrudnianiu fachowców spoza Polski, aby: po pierwsze posiadać pracowników na krótki kontrakt (nie na stałe), a po drugie mieć u siebie fachowców w określonym zawodzie. Dlatego cudzoziemcy zza wschodniej granicy stanowią dzisiaj siłę napędową wielu polskich zakładów pracy, które w swojej codziennej pracy wykorzystują np. specjalistyczne maszyny.
Aktualnie polski rynek pracy aktywnie poszukuje m.in. operatorów obrabiarek sterowanych numerycznie CNC: tokarek i frezarek. Są one wykorzystywane w rozmaitych branżach, zarówno do produkcji wieloseryjnej, jak i jednostkowej wielu różnych wyrobów. Jednak, aby obsługiwać te maszyny, pracownicy muszą posiadać odpowiednie umiejętności. Stąd zachodzi konieczność zatrudnienia specjalistów zarówno do ich obsługi, jak i programowania. Tymczasem wielu polskich przedsiębiorców zgłasza swoje wątpliwości, co do posiadanych przez Ukraińców umiejętności w tym zakresie. Dlatego ważna w tym przypadku pozostaje rola koordynatorów z Pajmon CPT, którzy skrupulatnie weryfikują kompetencje kandydatów do zawodu i w razie konieczności wysyłają na szkolenia stanowiskowe. Tym samym pomagają wdrożyć się pracownikom do specyfiki wykonywanych obowiązków w nowym miejscu pracy.
Aby być konkurencyjnym, także w konfrontacji z polskimi pracownikami, Ukraińcy muszą posiadać również inne atuty. Właściciele zakładów pracy cenią u pracowników takie umiejętności, jak np.: znajomość czytania rysunku technicznego, wprawa w obróbce skrawaniem i znajomość narzędzi skrawających, zdolność posługiwania się narzędziami pomiarowymi: mikrometrem, głębokościomierzem, czy suwmiarką, a także kompetencje związane z okresowym przeglądem maszyn, znajomość zagadnień branżowych / technicznych, umiejętność pracy na wysokim poziomie precyzji. Tymczasem pracownikom zza wschodniej granicy wcale nie brakuje powyższych kompetencji, a często Polaków – co cenią sobie przedstawiciele w wielu zakładach pracy – biją na głowę. Chodzi o takie wartości, jak np.: większa niż Polacy gotowość do pracy w systemie trzyzmianowym, elastyczność w różnym wymiarze czasu pracy, a nawet zaangażowanie do wykonywania wyznaczonych obowiązków. Obywatele zza wschodniej granicy chcą u nas pracować dużo i dobrze zarobić, a polskie zakłady pracy im to zapewniają.
Czy pozyskanie wykwalifikowanego pracownika z Ukrainy jest możliwe w bardzo krótkim czasie? Jak się okazuje, zatrudnianie pracowników poprzez firmy takie, jak Pajmon CPT, zajmujące się outsourcingiem usług i outsourcingiem pracowników oraz leasingiem pracowniczym, jest bardzo bezpieczne. Rekrutowani kandydaci do różnych gałęzi przemysłu, w tym wielu specjalistów, posiadają wszystkie niezbędne pozwolenia i dokumenty, otrzymują pomoc w załatwianiu kwestii formalnych (wizy, dojazdy). Sprawy organizacyjne i kadrowo-płacowe związane z obsługą pracownika pozostają również w gestii takich firm, jak Pajmon CPT. W przypadku nieobecności, czy urlopu pracownika, Pajmon CPT, jest w stanie dostarczyć szybko także zmiennika o podobnych kwalifikacjach.
Firma Pajmon posiada bazę 4500 kandydatów, w tym liczną grupę specjalistów o niszowych umiejętnościach. Każde delegowanie pracownika wiąże się z ustalaniem dla niego indywidualnej stawki, zgodnie z wolą Kontrahenta, a w razie wątpliwości, co do jego kwalifikacji, firma Pajmon odsyła taką osobę na szkolenie podnoszące jego kwalifikacje.
Jacy fachowcy są obecnie na topie na rynku pracy? Jak się okazuje, oprócz operatorów specjalistycznych maszyn, są to również m.in.: spawacze, monterzy, elektrycy, instalatorzy konstrukcji stalowych, stolarze i inni. Obecnie przedsiębiorcy zgłaszają także chęć zatrudniania doświadczonych: elektryków, mechaników, elektromechaników, mechatroników, czy automatyków. Wciąż nie słabnie również zainteresowanie spawaczami metodą MIG MAG TIG. Wszyscy powyżsi specjaliści muszą szybko odnajdywać się w szeroko rozumianych obszarach: elektryki, automatyki, czy sterowników PLC. Wiele jest dzisiaj ofert pracy dla programistów właśnie związanych z systemami automatyki, czy dla programistów PLC, którzy tworzą architekturę systemu i algorytmy sterowania, znają wymagania techniczne związane z różnymi aplikacjami i potrafią je wdrożyć na obiektach przemysłowych, a także odznaczają się wysoko rozwiniętymi umiejętnościami analitycznego myślenia i potrafią rozwiązywać bieżące problemy techniczne pojawiające się w danym przedsiębiorstwie.
Nowoczesne fabryki w Polsce, a w nich obcojęzyczni pracownicy? To codzienność w wielu zakładach pracy. Polscy przedsiębiorcy potrzebują fachowców o specjalistycznych umiejętnościach i jeśli mogą zaoszczędzić, to decydują się na zatrudnianie m.in. obywateli z Ukrainy. Oni tak samo jak Polacy mogą stanowić siłę napędową i wpływać na moce przerobowe zakładów pracy. Obecnie wiele przedsiębiorstw idzie z duchem czasu i wprowadza sporo innowacji, także w obsłudze kadrowo-płacowej pracowników, aby skutecznie oszczędzać czas i pieniądze.
Chcesz zatrudniać wykwalifikowanych pracowników z Ukrainy, a przy okazji obniżyć koszty? Poznaj model współpracy dostosowany do Twoich potrzeb, jaki oferuje Pajmon CPT sp. z o.o. Więcej informacji udziela: Katarzyna Wysocka-Rybicka, Dyrektor Handlowy z Pajmon CPT, tel.: 536 345 087, e -mail: katarzyna.wysocka-rybicka@pajmon.com.pl
