Trudno wyobrazić sobie nowoczesny magazyn bez WMS. Czym jednak jest magazynowy system informatyczny? Z czego składa się WMS, jakie są korzyści wynikające z wdrożenia WMS i jakie jest jego zastosowanie? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziecie w poniższym tekście.
Na skróty:
System IT dla magazynów
Żyjemy w dobie rozwoju nowych technologii i cyfrowej transformacji. Innowacji doświadczamy na każdym kroku i w niemal każdym obszarze otaczającej nas rzeczywistości. Rozwój technologiczny – rzecz jasna – nie omija również branży logistyki magazynowej. Choć systemy IT w magazynach (w tym systemy WMS – https://logifact.pl/blog/system-wms-wszystko-co-trzeba-o-nim-wiedziec/) nie są nowością i można się z nimi zetknąć już od dawna, to są one nieustannie dostosowywane do wyzwań, z jakimi współcześnie mierzy się logistyka magazynowa.
Co za tym idzie, systemy WMS są rozwijane o nowe funkcjonalności, udoskonalane i otwarte na integrację z coraz większą liczbą zewnętrznych środowisk. Mimo upływu lat i postępujących zmian w świecie biznesu i technologii systemy WMS są zatem niezbędne i nieodzowne dla sprawnej, ciągłej i wydajnej pracy magazynu.
Co to jest system WMS (Warehouse Management System)?
Zacznijmy jednak od podstawowej kwestii, a więc uściślenia, co właściwie definiujemy jako WMS. WMS to skrót od terminu „Warehouse Management System”, co oznacza nic innego, jak „system zarządzania magazynem”.
Magazynowy system informatyczny klasy WMS to narzędzie informatyczne, służące do wspomagania zarządzania manualnymi, półautomatycznymi i zautomatyzowanymi procesami magazynowymi oraz zapasem magazynowym. Jest zintegrowane z otoczeniem i działa w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie magazynowe klasy WMS ma na celu zapewnienie sprawnej, bezbłędnej i wydajnej pracy magazynu.
Jak jest zbudowany system WMS?
Warehouse Management System charakteryzuje się modułową strukturą. Oznacza to, że jest zbudowany z wielu różnych elementów, które pozwalają na zarządzanie, kontrolowanie i monitorowanie różnych aspektów funkcjonowania magazynu i praktycznie wszystkich procesów zachodzących w jego obrębie. Oczywiście liczba i rodzaj tych modułów może różnić się w zależności od producenta oprogramowania czy nawet od konkretnego magazynu, w którym został wdrożony system WMS.
Przykładowe moduły systemu WMS to między innymi moduły zarządzania zamówieniami, przestrzenią magazynową, procesami przyjęcia i wydania towarów do/z magazynu, kompletacji, kontroli, zarządzania zapasem, ale również moduły interfejsów wymiany danych, alertów dyspozytorskich, obsługi sytuacji awaryjnych, inwentaryzacji czy raportowania i analiz.
Warto pamiętać też, że system magazynowy funkcjonuje na ogół jako autonomiczne, odrębne narzędzie, niezależne od innych systemów, ale dające się zintegrować np. z systemami ERP,TMS, kurierskimi, spedycyjnymi czy platformami e-commerce.
Oprogramowanie klasy WMS może być także integralną częścią systemu ERP (Enterprise Resources Planning), czyli kompleksowego systemu służącego do zarządzania wszystkimi zasobami i komórkami przedsiębiorstwa (na przykład księgowością, marketingiem czy sprzedażą).
Co umożliwia system WMS? Zastosowanie systemu WMS
Skoro wiemy już, czym jest i z czego składa się system magazynowy, warto skupić się na możliwościach systemu WMS oraz jego zastosowaniu. W największym skrócie: system WMS wspomaga operacyjne zarządzanie procesami magazynowymi i monitoruje przepływ towarów. Jest to możliwe dzięki kilku ważnym funkcjonalnościom.
Zacznijmy od tego, że system magazynowy WMS agreguje i analizuje w trybie ciągłym wszystkie dane na temat przebiegu procesów magazynowych. Mogą być to dane na przykład o stopniu realizacji tych procesów. Mogą być one źródłem cennej wiedzy dla kadry kierowniczej, która na podstawie zebranych danych może łatwiej oceniać bieżącą sytuację w magazynie i podejmować optymalne decyzje zarządcze.
Co więcej, kadra kierownicza dzięki systemowi WMS zyskuje przejrzysty podgląd wszystkich zlecanych magazynowi zadań i zapewnia sprawne zarządzanie tymi zadaniami na poziomie dyspozytorskim. Mogą być to zadania związane z przyjęciem dostaw do magazynu, kontrolą wejściową realizacją zleceń wydania, kompletacją zleceń, przepływem towarów, kontrolą wyjściową czy załadunkiem lub też zaopatrzeniem produkcji, inwentaryzacją, budową zestawów, etc.
Kiedy kadra kierownicza wskaże wybrane zadania do realizacji, system przetwarza je na mniejsze, cząstkowe zadania, które są przydzielane pracownikom magazynowym i przekazywane na ich terminale radiowe lub są przesyłane do systemów sterowania automatycznymi lub półautomatycznymi urządzeniami.
Pracownicy nie otrzymują jednak wyłącznie komunikatu o przydzielonym zadaniu. System prowadzi ich krok po kroku przez realizację powierzonego zadania (na przykład podpowiada lokację magazynową, do której wykonujący zadanie pracownik powinien się udać) i monitoruje poprawność ich wykonania.
Znając możliwości systemu WMS, warto zadać sobie pytanie: dla kogo takie oprogramowanie właściwie jest przeznaczone? Tutaj odpowiedź jest bardzo prosta: system WMS może zostać zaimplementowany w każdym magazynie, w którym mają miejsce procesy przepływu towarów, surowców lub gotowych produktów oraz ich składowania.
Zupełnie błędnym jest założenie, że z WMS mogą korzystać tylko duże magazyny czy huby logistyczne. Jest wręcz przeciwnie – WMS doskonale sprawdzi się tak w magazynach wysokiego składowania, centrach logistycznych i produkcyjnych, hubach przeładunkowych, ale też dużych placówkach handlowych, zakładach produkcyjnych czy mniejszych i średnich magazynach. Oprogramowanie magazynowe jest bowiem elastyczne i skalowalne – o czym więcej za chwilę.
Zalety systemów WMS
Istnieje wiele korzyści wynikających z posiadania systemu WMS. Poniżej przedstawiamy te najważniejsze.
Skalowalność i elastyczność systemu WMS w zakresie obsługi zróżnicowanych magazynów i procesów magazynowych
Dużą zaletą systemów zarządzania magazynem jest ich elastyczność i skalowalność. W praktyce oznacza to, że w przypadku profesjonalnych systemów WMS można je dostosować i „uszyć na miarę” w zależności od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
Magazyny mogą się od siebie różnić liczbą i typem przechowywanych produktów, liczbą personelu, złożonością procesów czy choćby branżą, dla której są przeznaczone (magazyny, w których przechowuje się leki funkcjonują inaczej niż na przykład magazyny z branży automotive czy tekstylnej).
Nie ma znaczenia również rozmiar magazynu oraz stopień skomplikowania zachodzących tam procesów. Informatyczny system magazynowy może być dopasowany zarówno do małych, jak i dużych przestrzeni.
Warto też zaznaczyć, że wiele systemów WMS funkcjonuje w formie chmurowych systemów zarządzania – a to oznacza, że można uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia z połączeniem z internetem.
Integracja z systemem ERP i zewnętrznymi urządzeniami
Tak jak wspomniano wcześniej, system WMS może łączyć się z innymi narzędziami, środowiskami biznesowymi i innymi systemami już istniejącymi w obrębie organizacji, na przykład ERP, CRM, TMS, platformami e-commerce, MFC (automatyką magazynową) czy MES (systemami produkcyjnymi).
Dzięki tej integracji koordynowanie procesów jest łatwiejsze, a przepływ informacji między tymi środowiskami – szybszy i sprawniejszy.
Właściwy nadzór nad stanami magazynowymi
Program WMS zarządza nie tylko kontrolą i nadzorem procesów. Bardzo ważną funkcjonalnością tego oprogramowania jest kontrola stanów magazynowych. Oprogramowanie sprawuje bowiem nieustanny nadzór nad stanami magazynowymi i to z dokładnością do numeru artykułu i jego specyficznych cech (np. daty przydatności, numeru partii, etc.), numeru jednostki magazynowej, na której się umieszczono dany artykuł oraz adresu lokacji, w której znajduje się dana jednostka, co z kolei sprzyja optymalizacji przestrzeni magazynowej.
Niższe koszty prowadzenia magazynu
Wdrożenie WMS jest oczywiście inwestycją, wymagającą poniesienia nakładów finansowych. Z reguły jednak szybko przynosi zwrot. Jeśli magazyn wspomagany przez WMS pracuje wydajniej i szybciej, zaoszczędzone zasoby można wykorzystać na wiele innych sposobów – na przykład na inwestycje i dalszy rozwój pracowników czy magazynu.
Płynna integracja – zarządzanie magazynem i ERP
Systemy WMS i ERP w żadnym przypadku nie są systemami wzajemnie się wykluczającymi. Wręcz przeciwnie – mogą być względem siebie komplementarne.
Jak zauważał na blogu Marcin Milewski (https://logifact.pl/blog/z-jakimi-systemami-wspolpracuje-wms/), integracja obu tych oprogramowań może usprawnić logistykę w organizacji i niejako zarysować wyraźny podział odpowiedzialności za różne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa – WMS odpowiadać za kwestie związane z logistyką magazynową i zarządzanie pracą magazynu, a ERP na przykład za księgowość czy zarządzanie na poziomie handlowym.
W jaki sposób system WMS wpływa na model biznesowy przedsiębiorstwa?
Program magazynowy WMS w oczywisty sposób ułatwia pracę personelu magazynowego i kadry kierowniczej, ale może być bardzo ważny również z punktu widzenia kadry zarządzającej w kontekście modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Wpływ tego oprogramowania może obejmować wiele różnych obszarów.
Po pierwsze – system WMS zarządza i ułatwia pełną kontrolę i śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym. Pełna wiedza na temat składowanych towarów pozwala na szybsze reagowanie w sytuacjach awaryjnych, na przykład gdy istnieje ryzyko, że towar przekracza datę ważności lub mogą powstać braki w zapasach. Pozwala to uniknąć zbędnych i niepożądanych strat związanych z przepływem towarów w magazynie.
Po drugie, program magazynowy – za pośrednictwem wspomnianych już raportów i analiz – daje kadrze menedżerskiej wiedzę pozwalającą na podejmowanie optymalnych decyzji zarządczych.
Po trzecie – implementacja systemu zarządzania magazynem może być niezwykle istotna w kontekście zwiększenia tzw. efektywności operacyjnej i optymalizacji procesów magazynowych, której konsekwencją jest zmniejszenie kosztów operacyjnych w magazynie oraz poprawa jakości obsługi klienta (sprawnie działający magazyn, zarządzany przez WMS, gwarantuje krótszy czas realizacji zamówień i ich dokładność, co zwiększa satysfakcję klientów).
WMS pozwala na zminimalizowanie ryzyka popełnienia ewentualnych błędów w kompletacji i związanych z tym wysokich kosztów obsługi reklamacji, a także skrócenie czasu kompletacji zamówień.
Podsumowując – wdrożenie systemu WMS może wydatnie pomóc przedsiębiorstwu w sprawniejszej obsłudze procesów magazynowych, redukcji kosztów operacyjnych i zwiększeniu ogólnej wydajności magazynu.
Jak wybrać system WMS? Czym się przy tym kierować?
Oczywiście wybór dostawcy systemu WMS powinien być poprzedzony uważną i wnikliwą analizą. To bardzo poważna inwestycja, która powinna służyć przedsiębiorstwu przez wiele następnych lat.
Bardzo ważne jest to, jakiego rezultatu oczekuje klient, na jakich funkcjonalnościach zależy mu szczególnie i jakie są najpoważniejsze problemy, z jakimi mierzy się w swoim magazynie. Sam system to jednak nie wszystko.
Kluczowe znaczenie ma doświadczenie dostawcy. Warto w procesie poszukiwania wykonawcy przyjrzeć się innym jego realizacjom, zobaczyć, kto tworzy zespół ekspertów i spróbować ocenić, czy dostawca rzeczywiście dysponuje wiedzą na temat logistyki magazynowej i rozumie, jak funkcjonuje magazyn.
Istotnym kryterium może być też informacja, czy – oprócz tworzenia i wdrażania systemu WMS – dostawca zajmuje się usługami doradczymi i projektowymi oraz czy podejmował się wdrożeń w tej samej branży, w której działa klient.
Ile kosztuje system WMS?
Oczywiście w tym wypadku nie ma odpowiedzi innej niż „to zależy” – bo zależy od oczekiwań klienta, liczby użytkowników systemu, jego funkcjonalności, integracji z innymi systemami i środowiskami, rozmiaru magazynu, branży, z którą jest związany klient… I tak dalej.
Z reguły jednak inwestycja w WMS przynosi szybki i zauważalny zwrot – WMS pozwala na intuicyjne sterowanie magazynem, w efektywny sposób przyspiesza i usprawnia pracę magazynu i wreszcie, daje mnóstwo danych logistycznych, pomagających zwinnie reagować i podejmować optymalne decyzje na temat zarządzania magazynem i wreszcie: zwiększa efektywność operacyjną i konkurencyjność przedsiębiorstwa.
Proces realizacji — wdrożenie systemu WMS
Trudno określić, ile z reguły trwa proces wdrożenia systemu WMS. Może być to zarówno kilka tygodni, jak i … kilka miesięcy. Zwykle jednak dzieli się na takie same etapy, rozpoczyna się od zapoznania się z oczekiwaniami klienta i procesami logistycznymi w magazynie, a następnie przygotowania na tej podstawie dostosowanej do jego potrzeb oferty, precyzującej koszty wdrożenia, metodykę, zakres prac i ewentualne terminy wykonania zlecenia.
Opracowanie koncepcji systemu
Gdy klient zdecyduje się na wybór wskazanego dostawcy, rozpoczyna się drugi etap – przygotowywania szczegółowej koncepcji systemu i jego specyfikacji. Na tym etapie wykonawca wyznacza wszystkie funkcjonalności systemu WMS, przygotowuje dokumentację interfejsów wymiany danych i definiuje dokumenty stosowane w procesach magazynowych.
Przygotowanie systemu WMS i interfejsów
Gdy koncepcja zostaje zaakceptowana przez klienta, dostawca parametryzuje istniejące oprogramowanie standardowe WMS, przeprowadza konfigurację logistyczną systemu oraz rozszerza go o ustalone wcześniej funkcjonalności i narzędzia. Tym samym adaptuje (kastomizuje) system WMS do potrzeb konkretnego magazynu. Przygotowany system testowany jest następnie wspólnie przez dostawcę i klienta w środowisku laboratoryjnym. Po uzyskaniu pozytywnych warunków testów system gotowy jest do uruchomienia w magazynie..
Jednocześnie prowadzone są prace nad zaprogramowaniem i testami interfejsów integrujących system WMS z jego otoczeniem (ERP, TMS, systemy kurierskie, sterowanie automatyką, etc.).
Uruchomienie systemu w magazynie
Po wykonaniu testów wewnętrznych gotowe oprogramowanie oraz interfejsy zostają uruchomione próbnie w magazynie, by sprawdzić, czy system będzie funkcjonował zgodnie z zamierzonym celem. To etap, w którym system obsługuje na przykład próbne dostawy, wysyłki czy kompletację przy wykorzystaniu rzeczywistych narzędzi i towarów.
To też moment, w którym mają miejsce intensywne szkolenia dla klienta z zakresu obsługi i systemu WMS i zarządzania, przy jego pomocy, procesami magazynowymi.
Wdrożenie produkcyjne systemu
Kolejnym etapem wdrożenia WMS jest przejście na „produkcję”. Magazyn zaczyna pracować nie na próbę (w środowisku testowym i na danych testowych), a na rzeczywistych wysyłkach i dostawach do klientów.
Tak jak we wcześniejszych etapach pracownicy magazynu byli jedynie szkoleni, tak na wdrożeniu produkcyjnym to oni zajmują się obsługiwaniem procesów magazynowych (choć są jeszcze wspierani przez zespół projektowy dostawcy WMS, który pomaga w wyjaśnianiu ewentualnych trudności lub usuwaniu usterek).
Opieka powdrożeniowa i dalszy rozwój systemu
Po końcowym odbiorze systemu ma miejsce tzw. opieka powdrożeniowa – serwis utrzymaniowy systemu, na który składają się wsparcie techniczne czy usuwanie bieżących usterek, które mogłyby zakłócać ciągłość funkcjonowania magazynu. WMS w dłuższej perspektywie może być dalej aktualizowany i udoskonalany. W końcu oczekiwania i potrzeby klienta mogą się zmienić, a samo przedsiębiorstwo – rozwinąć i wymagać dodatkowych funkcjonalności czy rozbudowy systemu.
