Prowadzenie firmy transportowej, aby przynosiło zysk, wiąże się z szeregiem poniesionych w pierwszej kolejności wydatków. Istnieje jednak sposób, żeby zminimalizować koszty, co zaowocuje większym dochodem.
Logistyka z pewnością nie należy do najprostszych gałęzi przemysłu. Jedną z największych przeszkód są wysokie koszty prowadzenia tego typu działalności. W zależności od skali już na samym początku potrzebny jest niemały kapitał. O jakich kwotach mowa?
Ile wynosi koszt utrzymania floty pojazdów?
Każdego miesiąca kilkadziesiąt albo nawet kilkaset tysięcy złotych pochłaniają koszty związane
z zarządzeniem flotą samochodową. Jednym z podstawowych wydatków są raty. Niewielu przedsiębiorców może pozwolić sobie na zakup niezbędnych pojazdów za gotówkę oraz opłacenie
z góry obowiązkowego ubezpieczenia OC, a często także AC. Dlatego zdecydowanie częściej można spotkać się z różnymi formami finansowania, a także systemem ratalnym. W ten sposób każdego miesiąca konieczna jest zapłata raty leasingu lub kredytu firmowego, a także kolejnej części składki ubezpieczeniowej. Do tego dochodzi polisa dla przewoźnika, który w trasie narażony jest na szereg niebezpieczeństw.
W firmach transportowych posiadających samochody powyżej 3,5 t trzeba zatrudnić wykwalifikowanych pracowników, zarówno kierowców, jak i serwisantów czy mechaników.
W przypadku dużych flot często bardziej opłaca się zatrudnić na pełen etat fachowca, niż korzystać za każdym razem z usług podwykonawców. Wszystkie te osoby to specjaliści w swoich dziedzinach, zatem ich wynagrodzenie będzie znacznie wyższe niż minimalna krajowa. W dobie niełatwej sytuacji na rynku pracy coraz częściej dodatkowym kosztem jest także szkolenie pracowników z niezbędnych umiejętności. W końcu trzeba wspomnieć również o kosztach eksploatacyjnych. Części samochodowe, materiały do zabezpieczania ładunku, a przede wszystkim paliwo – to dla wielu przedsiębiorców branży transportowej prawdziwa bolączka. Każde zlecenie, np. na międzynarodową trasę, wiąże się bowiem nie tylko z dużym przychodem, ale również rosnącym kosztem utrzymania floty pojazdów. Gdzie warto szukać oszczędności?
Sprawdzony sposób na obniżkę bieżących kosztów
Oszczędności w pierwszej kolejności kryją się w kosztach bieżących. Nawet niewielka obniżka cenowa w skali miesiąca może sprawić, że na firmowym koncie pozostanie znacząca suma. Największym,
a jednocześnie najczęstszym wydatkiem każdej firmy transportowej jest tankowanie floty pojazdów. Litry benzyny oraz oleju napędowego spalane w trasie generują spore koszty, których nie można rozłożyć w czasie. Do tego trzeba mieć na uwadze ciągłe wahania rynków światowych, które przekładają się na ceny paliw na stacjach paliwowych. Niestety zazwyczaj oznacza to kolejne podwyżki. Dlatego regularnie rośnie liczba przedsiębiorstw branży transportowej, w których tankowanie oraz zakupy rozlicza się bezgotówkowo przy pomocy kart paliwowych. Obecnie jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na oszczędność poprzez rabaty cenowe i ścisły monitoring wydatków poszczególnych pracowników. Korzyści pojawiają się też na dalszym etapie prowadzenia firmy.
Najbardziej bezpośredni wpływ posiadania karty flotowej na wydatki to rabaty cenowe. Posiadacze kart mogą liczyć na upusty, ponieważ silniej przywiązują się do danej marki. Dla przykładu kierowca, który w portfelu ma kartę paliwową Shell Card (do niedawna euroShell), tankując na stacjach tej sieci, zyskuje kilka lub kilkanaście groszy rabatu na litrze. Niektórym może wydawać się to niewiele, ale w skali miesięcznej dla firmy posiadającej kilkadziesiąt samochodów oznacza to wymierną korzyść. Dodatkowe rabaty mogą dotyczyć np. usług, takich jak tańsze korzystanie z myjni samochodowych.
Fleet menadżer w przedsiębiorstwie wykorzystującym karty paliwowe ma znacznie bardziej szczegółowy wgląd w wydatki kierowców. Może na bieżąco monitorować każde tankowanie, ograniczając w ten sposób wciąż popularny proceder nadużyć paliwowych w firmach transportowych. Wreszcie, zmniejszają się też koszty księgowości, ponieważ znaczna część biurokracji scedowana jest na operatora karty. Zamiast stosu faktur do rozliczenia księgowy otrzymuje zbiorcze, miesięczne dokumenty dotyczące karty, w których oprócz wydatków na paliwo sumowane są zakupy oraz m.in. opłaty drogowe. Jeśli firma zleca księgowość do zewnętrznego podmiotu, liczącego swoje wynagrodzenie od każdego dokumentu, łatwo dostrzec poczynione w ten sposób oszczędności. Należy przyznać, że takie rozwiązanie jest korzystne, zwłaszcza kiedy operator nie pobiera opłat za użytkowanie karty oraz prowadzenie konta.