Niski poziom bezrobocia, dużo ofert zatrudnienia oraz otwartość na przebranżowienie sprzyjają decyzjom o zmianie pracy. Innymi, bardziej oczywistymi powodami odejścia pracowników z firm są wygaśniecie umowy lub zwolnienie. Rozstanie z organizacją to proces niełatwy – wymaga dopełnienia wielu formalności, ale też dbałości o atmosferę. Jakie elementy powinien zawierać off-boarding? Jak go zaplanować i zrealizować?
– Firmy przywiązują wagę do rekrutacji, bardzo często zaniedbując obszar związany z odejściem pracowników. Tymczasem to proces tak samo ważny bez względu na to, czy pracownik odchodzi z własnej woli czy też jest zwalniany. Jego przebieg wpływa na morale osoby odchodzącej i całego zespołu, świadczy o dojrzałości firmy i o tym, jaki ma stosunek do zatrudnianych. Dlatego oprócz dopełnienia formalności off-boardingowi powinna towarzyszyć dbałość o transparentną komunikację, atmosferę i emocje – mówi Ewa Michalska, dyrektor operacyjna Grafton Recruitment.
Formalności off-boardingu w praktyce
Każda organizacja powinna wypracować standardowe procedury w zakresie off-boardingu, uwzględniające okoliczności i powody zakończenia współpracy z pracownikiem. Jeżeli w okresie wypowiedzenia nie jest on zwolniony ze świadczenia pracy, kluczowe jest ustalenie listy zadań i terminów ich zrealizowania, a następnie wskazanie osób przejmujących obowiązki.
Dużym ułatwieniem off-boardingu jest częściowa automatyzacja procesu. Dezaktywacja dostępów i likwidacja kont pracowniczych, generowanie dokumentów i raportów, przekazywanie zadań i zaplanowanych działań, mogą być wspierane przez rozwiązania technologiczne.
W ostatnich dniach pracy zatrudniony rozlicza się ze swoich zadań, przekazuje też powierzony mu sprzęt.
– Prowadzenie ewidencji sprzętu służbowego zależy od zasad obowiązujących w organizacji, ale sam zwrot zwykle następuje na podstawie protokołu lub karty obiegowej zawierającej informacje o narzędziach pracy, m.in. laptopie, telefonie wraz z dodatkowym elementami. Pracownik przekazuje również karty identyfikacyjne, karty parkingowe i klucze. Zwrotu służbowych rzeczy można dokonać osobiście lub za pośrednictwem przesyłki kurierskiej – wyjaśnia Agata Naklicka, Business Manager w Grafton Recruitment.
Wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy wiąże się z wystawieniem świadectwa pracy i wypłatą wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Pracodawca może również sporządzić list referencyjny, przedstawiając w nim istotne cechy pracownika oraz jego wkład w rozwój organizacji. Po rozstaniu z zatrudnionym, powinien też pamiętać o zabezpieczeniu i zmianie haseł dostępu do systemu informatycznego oraz cofnięciu wszelkich pełnomocnictw i upoważnień.
Pożegnanie z pracownikiem a morale zespołu i wizerunek firmy
Rozstanie pracownika z firmą to nie tylko formalności. To także ograniczenie negatywnych konsekwencji jego odejścia z organizacji. Tworzenie życzliwej atmosfery podczas off-boardingu nie pozostanie bez wpływu na postrzeganie firmy zarówno przez odchodzącego pracownika, jak i tych, którzy pozostają w firmie.
W przypadku rozwiązania umowy, do której dochodzi w wyniku zmian organizacyjnych lub redukcji etatów, coraz częściej stosowaną praktyką jest objęcie pracownika programem outplacementu, czyli pomocy w znalezieniu nowego miejsca pracy.
Jeżeli to firma decyduje się na rozwiązanie umowy, bardzo ważnym elementem zakończenia stosunku pracy z zatrudnionym jest przeprowadzenie otwartej, konstruktywnej rozmowy w spokojnej atmosferze, podczas której podaje się powody tej decyzji. O przyczynach odejścia pracownika powinni być poinformowani także pozostali członkowie zespołu, szczególnie w sytuacji, w której był on ceniony i lubiany. Transparentność komunikacji buduje zaufanie, wpływa na postrzeganie bezpieczeństwa zatrudnienia.
– Istotne jest również nakreślenie planu przeprowadzenia procesu przekazania obowiązków. Jest to nieodzowne z punktu widzenia komfortu pracy pozostałych członków zespołu – tłumaczy Danuta Protasewicz, Regional Manager w Grafton Recruitment.
Exit interview
Pracownika rozstającego się z firmą warto zaprosić na exit interview, czyli spotkanie przeprowadzane przez osobę bezstronną (najczęściej jest to przedstawiciel działu HR), która przyjmuje informację zwrotną zarówno pozytywną, jak i negatywną. Często podczas takiej rozmowy odchodzący pracownik mówi otwarcie o swoich doświadczeniach, co jest cenną wiedzą dla zarządzających firmą.
– Pytania podczas exit interview odnoszą się zazwyczaj do powodów rezygnacji z pracy, oceny miejsca zatrudnienia pod kątem procedur, wartości, atmosfery i współpracy z zespołem czy oferowanych przez pracodawcę benefitów. Prowadzący spotkanie może także poprosić o opinię dotyczącą szkoleń, rozwoju czy obszaru work-life balance w firmie – wyjaśnia Ewa Wachowicz, HR Business Partner w Gi Group Holding.
Jednocześnie podczas exit interview może zostać podjęty wątek powrotu do organizacji. Czy będzie możliwy taki scenariusz, zależy od obu stron: pracownika i pracodawcy.
– Zdarza się, że pracownicy wracają na stanowiska etatowe lub podejmują z uprzednimi pracodawcami inne formy współpracy. To pokazuje, że off-boarding jest niezwykle ważny. Firmy uczą się nadal tego procesu w praktyce, powoli rozumiejąc, że jest on równie istotny jak on-boarding. Może skutkować nie tylko tym, że odchodzący pracownik stanie się ambasadorem firmy, ale i magnesem dla nowych talentów dla organizacji – podkreśla Ewa Michalska, dyrektor operacyjna Grafton Recruitment.