Powrót do biur to jedno z kluczowych wyzwań, przed którym stoją dziś pracodawcy. Coraz więcej firm decyduje się na ograniczenie pracy zdalnej, jednak przymusowe powroty mogą prowadzić do niezadowolenia pracowników, a nawet zwiększonej rotacji. Jak sprawić, by pracownicy chcieli wracać do biur? Jakie działania mogą zwiększyć ich motywację, a jakich błędów należy unikać? Eksperci Gi Group Holding podpowiadają, jak skutecznie zarządzać procesem powrotu do biura, uwzględniając zarówno potrzeby organizacji, jak i oczekiwania pracowników.
Według najnowszego badania Grant Thornton, przeprowadzonego w grudniu 2024 roku, 10% firm planuje ograniczenie pracy zdalnej w 2025 roku – połowa z nich zamierza całkowicie przywrócić pracę stacjonarną, a druga połowa chce jedynie zwiększyć liczbę dni pracy w biurze. Odsetek firm wymagających pracy wyłącznie z biura wzrósł z 23% do 37% w ciągu roku, a liczba przedsiębiorstw wymagających przynajmniej kilku dni pracy stacjonarnej miesięcznie podwoiła się.
Najczęściej wskazywane powody ograniczania pracy zdalnej to spadek jakości pracy (58% firm) oraz trudności w przepływie informacji w zespołach (42%). Dodatkowo 33% firm zauważa, że praca zdalna negatywnie wpłynęła na atmosferę i relacje między pracownikami.
Z drugiej strony badania pokazują, że przymusowy powrót do biur może skutkować odpływem pracowników – według raportu Deloitte i Ace of Space, prawie 70% firm dostrzega opór pracowników wobec powrotu do biur, a ograniczenie elastycznych modeli pracy może prowadzić do trudności w rekrutacji i utrzymaniu talentów.
W jaki sposób organizacje powinny podejść do tego procesu, aby był on skuteczny i nie prowadził do utraty talentów? Jakie działania zwiększą motywację zatrudnionych, a jakich błędów należy unikać? Eksperci Gi Group Holding wskazują na najlepsze praktyki w tym zakresie.
Na skróty:
Dlaczego pracodawcy chcą ograniczyć pracę zdalną?
Praca zdalna, która w czasie pandemii stała się standardem w wielu branżach, dla części firm wciąż wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi. Pracodawcy wskazują, że model hybrydowy lub stacjonarny pozwala na skuteczniejszą integrację zespołów, szybszy przepływ informacji oraz lepszą współpracę między pracownikami. Problemem w pracy zdalnej bywa także trudniejsze wdrażanie nowych osób do organizacji oraz mniejsza identyfikacja pracowników z firmą.
– W produkcji, logistyce i handlu zdecydowana większość zatrudnionych pracuje stacjonarnie. Praca zdalna jest możliwa w przypadku stanowisk wspierających np. w administracji, sprzedaży, obsłudze klienta, księgowości, finansach czy też w planowaniu produkcji. Kluczowe jest jednak, aby pracownik był dobrze zorganizowany i zdyscyplinowany, co zapewnia mu zaufanie szefa – mówi Beata Oczkowicz, Dyrektor ds. Rekrutacji Stałych w Gi Group.
– Niektórzy pracodawcy są przekonani, że w trybie zdalnym trudniej jest utrzymać wysoką jakość pracy, ponieważ uwaga pracowników może być rozproszona. Ponadto firmy, zwłaszcza te operujące na poufnych informacjach, mogą obawiać się zwiększonego ryzyka wycieku danych, cyberataków i braku kontroli nad sprzętem używanym poza biurem – dodaje Agnieszka Żak, Dyrektor Regionalna Gi Group.
Pracodawcy odczuwają presję, by przywrócić pracę stacjonarną często z powodów praktycznych.
– Wielu pracodawców zmaga się z pustymi biurami, których nie mogą zredukować lub wypowiedzieć umowę najmu. Część firm podchodzi do tematu rygorystycznie, wymuszając obecność w biurze w określone dni czy eliminując możliwość pracy zdalnej w okresie wakacyjnym. Siłowe rozwiązania stosują ci, którzy mogą sobie na to pozwolić, np. ze względu na atrakcyjne pakiety zatrudnienia – mówi Ewa Michalska, Dyrektor Operacyjna w Grafton Recruitment.
Według raportu CBRE „European Office Occupier Sentiment Survey 2024” sektor IT, podobnie jak inne branże, wykazuje tendencję powrotu do biur. Raport wskazuje, że 61% firm zgłasza średnie wykorzystanie biur na poziomie do 80%, co stanowi wzrost w porównaniu z 48% w poprzednim roku. Dodatkowo prawie jedna trzecia firm prognozuje dalszy wzrost frekwencji w biurach.
– Ponad 75% firm wdrożyło polityki obecności w biurze, jednak tylko połowa z nich ma charakter obowiązkowy. W sektorze IT, gdzie praca zdalna stała się standardem, firmy dostrzegają korzyści płynące z pracy w biurze, takie jak lepsza współpraca zespołowa i dostęp do technologii. Mimo rosnącej frekwencji, wiele firm IT planuje optymalizację swoich portfeli nieruchomości, co może prowadzić do redukcji powierzchni biurowej. Efektywność miejsca pracy pozostaje kluczowa, a dwie trzecie firm uważa, że ich biura skutecznie spełniają swoje zadania – mówi Adam Ajtner, Principal Consultant IT & CyberSecurity w Wyser Executive Search.
Co powstrzymuje pracowników przed powrotem do biur?
Z drugiej strony pracownicy cenią sobie elastyczność, którą daje praca zdalna. Możliwość lepszego godzenia życia zawodowego i prywatnego, brak konieczności dojazdów oraz większa autonomia w organizacji pracy, to główne argumenty osób, które niechętnie myślą o powrocie do biura.
– Praca zdalna dla pracowników stała się dodatkowym benefitem. Próby nakłonienia ich do powrotu mogą być odbierane jako chęć odebrania wolności. Pracownicy podkreślają, że to nie tylko oszczędność czasu, ale także większa efektywność i możliwość zachowania lepszego balansu między życiem prywatnym a zawodowym – zauważa Agnieszka Mazurek-Szulim, Manufacturing & Supply Chain Manager w Wyser Executive Search.
Kolejnym wyzwaniem są kwestie finansowe oraz niższa efektywność pracy w biurze.
– Dla wielu osób dojazd do biura oznacza dodatkowe koszty – paliwo, parking, transport publiczny. Praca w biurze często wiąże się z większą liczbą nieplanowanych interakcji, które mogą zakłócać rytm pracy i sprawiać, że pracownicy mają poczucie mniejszej efektywności – podkreśla Michał Piernik, Division Manager w Grafton Recruitment.
Jak skutecznie przekonać pracowników do powrotu do biur?
Firmy, które chcą zachęcić pracowników do pracy stacjonarnej, powinny skupić się na tworzeniu realnej wartości dodanej. Kluczowe jest zapewnienie nowoczesnych i komfortowych warunków pracy, które będą lepsze niż te, które pracownicy mogą sobie stworzyć w domu. Ergonomiczne biurka, przestrzenie do pracy kreatywnej, dobrze wyposażone kuchnie czy strefy relaksu, to elementy, które mogą przyciągać pracowników do biura.
– Pracownicy powinni poczuć, że w biurze dzieje się coś atrakcyjnego, co daje im realne korzyści – więcej pracy kreatywnej, warsztaty, ciekawe spotkania zespołowe. Większość ludzi lubi się rozwijać i uczyć, więc firmy powinny inwestować w szkolenia i inne działania, które realnie wzbogacą ich codzienną pracę – podkreśla Agnieszka Mazurek-Szulim z Wyser.
Istotną rolę odgrywają także benefity dostępne wyłącznie dla osób pracujących stacjonarnie. Badanie ASM Research i Just Join IT wykazało, że dla 66% pracowników kluczowym czynnikiem skłaniającym do powrotu do biura byłaby podwyżka wynagrodzenia, natomiast 39% wskazało na dodatkowe szkolenia i warsztaty, a 35% na darmowe lunche. Wiele firm wdraża tego typu rozwiązania, aby zwiększyć atrakcyjność biura i wzmocnić integrację zespołów.
Nie bez znaczenia jest także elastyczność. Narzucanie obowiązku codziennej obecności w biurze może spotkać się z oporem, dlatego wiele firm decyduje się na model hybrydowy, który pozwala pracownikom na większą swobodę w wyborze dni pracy z biura. Dobrym rozwiązaniem jest stopniowe wdrażanie pracy stacjonarnej i tworzenie warunków, które sprawiają, że biuro staje się atrakcyjną opcją, a nie przymusem. Pracodawcy, którzy postawią na elastyczność i otwartość na potrzeby zespołu, mogą liczyć na większą akceptację zmian.
– Obecnie trwa na rynku przeciąganie liny – po jednej stronie pracodawcy zachęcający do pracy z biura, po drugiej pracownicy chcący pracować zdalnie. Kluczem do skutecznego powrotu jest otwarta komunikacja i przekonanie pracowników, że powrót jest korzystny nie tylko dla firmy, ale także dla nich samych – dodaje Michał Piernik, Division Manager w Grafton Recruitment.
Jakich błędów unikać?
Pracodawcy, którzy chcą ograniczyć pracę zdalną, powinni unikać wprowadzania sztywnych reguł bez wcześniejszego dialogu z zespołem. Wymuszony powrót do biura, bez uwzględnienia oczekiwań pracowników, może skutkować spadkiem ich zaangażowania oraz wzrostem rotacji. Kluczowe jest także zapewnienie realnych korzyści wynikających z pracy stacjonarnej – jeśli biuro nie oferuje nic więcej niż domowe miejsce pracy, trudno oczekiwać, że pracownicy chętnie będą tam wracać.
– Informacja o powrocie do biura bez podania powodów działa demotywująco. Pracownicy muszą wiedzieć, dlaczego wracają i jakie korzyści to dla nich przyniesie. Firmy, które nie dostosowują się do oczekiwań pracowników, ryzykują utratę talentów i mogą w ten sposób obniżać morale w zespole – ostrzega Adam Ajtner, Principal Consultant IT & CyberSecurity w Wyser Executive Search.