Pierwszego września w środowisku produkcyjnym Krajowego Systemu e-Faktur zaczęła obowiązywać nowa wersja faktury ustrukturyzowanej. Według zapewnień Ministerstwa Finansów, wzór dokumentu ma pozostać niezmieniony aż do uruchomienia KSeF 1 lipca 2024 r.
Najnowsza wersja faktury ustrukturyzowanej zgodnej z KSeF nosi oznaczenie FA(2) i zastąpiła istniejący wcześniej wzór FA(1), który opublikowany został 29 listopada 2021 r. i obowiązywał od początku 2022 roku. Zaktualizowana faktura FA(2) jest dostępna od 29 czerwca tego roku, a w lipcu i sierpniu funkcjonowała równolegle ze swoją poprzedniczką. Od 1 września stała się jedynym standardem e-faktur obowiązującym w wersji produkcyjnej KSeF.
Resort podkreśla, że wiele firm czekało z integracją systemu właśnie do chwili wprowadzenia faktury FA(2) do środowiska produkcyjnego KSeF. Z danych ministerstwa wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. wystawiono w nim niecałe 67 tys. faktur ustrukturyzowanych. Teraz liczba ta powinna wzrosnąć, a sprzyjać ma temu dodatkowo fakt, że obowiązek fakturowania w KSeF wejdzie w życie już za dziesięć miesięcy.
E-faktury lepiej wystawiać już teraz
Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług, faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym zapisanym w formacie xml i zbudowanym wg schematu, który pozwala m.in. na przetwarzanie takich informacji, jak: data sprzedaży, data wystawienia faktury czy kwota należności. Od 1 lipca 2024 r. faktury ustrukturyzowane staną się jedynym formatem dokumentów księgowych obowiązującym w polskim systemie prawnym wszystkich podatników VAT. Pół roku później, obowiązkiem wystawiania faktur za pomocą KSeF zostaną objęci także podatnicy zwolnieni z VAT. Za wystawienie faktur niezgodnych ze wzorem lub z pominięciem KSeF, grozić będą kary sięgające nawet 100 proc. wysokości wskazanego w nich podatku. Z tego względu eksperci zalecają, aby przygotowania do wdrożenia nowego systemu zacząć w firmach jak najszybciej.
– Prace nad wprowadzeniem w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur wchodzą w ostatnią fazę, a dzięki nowej wersji faktury ustrukturyzowanej przedsiębiorcy mają możliwość wcześniejszego dostosowania się do wymagań stawianych przez KSeF. Warto z tej okazji skorzystać, bo czasu na przygotowanie się do obowiązku wystawiania e-faktur pozostało już stosunkowo niewiele. Pełne wdrożenie KSeF, szczególnie w przypadku dużych organizacji, zająć może nawet kilka miesięcy i wymaga stworzenia nowych procedur księgowych, wprowadzenia zmian w wykorzystywanym oprogramowaniu oraz przeszkolenia pracowników. Polskie firmy czeka więc sporo pracy, ale wysiłek włożony w implementację KSeF może się opłacić. Cyfryzacja pozwoli przedsiębiorcom nie tylko usprawnić proces fakturowania, lecz również zautomatyzować proces wymiany dokumentów i przyspieszyć otrzymywanie płatności – komentuje Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group, odpowiedzialny za rozwój w Polsce platformy Banqup.
Co jeszcze planuje Ministerstwo Finansów?
W ostatnim kwartale 2023 r. Ministerstwo Finansów zamierza udostępnić dodatkową dokumentację techniczną dotyczącą KSeF (w szczególności trybu awaryjnego systemu) oraz aplikację mobilną, umożliwiającą dostęp do faktur i ich wystawianie przy pomocy smartfona.
