Przedsiębiorcom zostało dziewięć miesięcy na przygotowanie się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak Ministerstwo Finansów w dalszym ciągu nie opublikowało rozporządzenia wyjaśniającego ważne techniczne kwestie, jak np. zasady korzystania z kodu QR, niezbędne do przygotowania firmy na obligatoryjne zmiany. W związku z tym przedsiębiorcy obawiają się, że skuteczne przeprowadzenie digitalizacji dokumentów i danych w ustawowym terminie do 1 lipca 2024 roku może być utrudnione lub nawet niemożliwe.
Na skróty:
Ustawa podpisana. Czy to na pewno wszystko?
Na przestrzeni ostatnich dwóch lat założenia Ministerstwa Finansów co do systemu KSeF były kilkukrotnie modyfikowane. Dopiero wiosną tego roku potwierdzono główne założenia, a w ich duchu została przeprocesowana ustawa. Zapisy takie jak likwidacja obowiązku umieszczania w KSeF faktur dokumentujących obrót z konsumentami czy rezygnacja z dolnych progów kar za niekorzystanie z systemu, zostały przyjęte w proponowanej przez Ministerstwo Finansów formie.
– Przedsiębiorcy jednak nadal oczekują na wydanie rozporządzenia, które sprecyzuje kwestie niezbędne do przygotowania firm na integrację procesów finansowych z KSeF. Jednym z istotnych zagadnień, które ma jeszcze zostać wyjaśnione, jest kwestia kodu weryfikacyjnego, inaczej kodu QR– komentuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.
QR w oczekiwaniu na rozporządzenie
Kod weryfikacyjny będzie integralną częścią procesu e-fakturowania w przypadku udostępniania dokumentu poza KSeF, np. wystawiając papierową fakturę lub wysyłając ją mailowo do zagranicznego kontrahenta. QR to kluczowe narzędzie do weryfikacji autentyczności faktur elektronicznych i papierowych. Zawiera istotne informacje o fakturze i służy do potwierdzenia jej zgodności z przepisami podatkowymi. Jednak szczegóły dotyczące tego kodu, jego formatu, zawartości i sposobu generowania będą sprecyzowane dopiero w rozporządzeniu. To z kolei pomoże uniknąć błędów i niedomówień w procesie e-fakturowania oraz zwiększy transparentność i pewność prawną dla wszystkich uczestników systemu.
– Warto zaznaczyć, że dopóki rozporządzenie nie zostanie opublikowane i nie wejdzie w życie, mogą istnieć niejasności dotyczące dokładnych wymagań dotyczących KSeF. Dlatego przedsiębiorcy powinni być gotowi na dostosowanie się do przepisów, gdy tylko zostaną one ogłoszone. Każdy dzień oczekiwania skraca jednak czas na przygotowanie się przed 1 lipca 2024 roku – dodaje ekspert.
Przedsiębiorcy mogą chcieć zmienić termin
Wiele firm obawia się, że nie będzie gotowych na 1 lipca 2024 roku. Jednym z powodów tego stanu jest brak aktów wykonawczych, które mają być udostępnione w IV kwartale 2023 . Ponadto, środowisko testowe KSeF nie było gotowe na tylu użytkowników.
– Zaobserwowaliśmy problemy z dostępem do środowiska testowego, które utrudniały prace nad rozwiązaniami do integracji z KSeF. Jasne przyczyny tych problemów nie są nam jeszcze znane. Warto podkreślić, że środowisko testowe ma różnić się od wersji systemu, które będzie obowiązywało w oficjalnej wersji platformy. Te czynniki sprawiają, że przedsiębiorcy mają obawy, że nie zdążą oni przygotować swoich firm na nowe wymagania w wyznaczonym terminie – podsumowuje Tomasz Spłuszka.
W tej sytuacji można spodziewać się nacisków ze strony przedsiębiorców i organizacji branżowych, aby ministerstwo rozważyło przesunięcie terminu wdrożenia KSeF. Takie działanie może okazać się konieczne, aby umożliwić firmom lepszą adaptację do nowych przepisów i zapobiec chaosowi w procesie fakturowania.
