Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Często również można się spotkać z pojęciem rejestrowania czasu pracy. Wbrew pozorom te dwa określenia nie oznaczają tych samych czynności, choć są ze sobą spokrewnione. Czym jest każde z nich? Na czym polegają różnice? Sprawdź.
Ewidencjonowanie i rejestrowanie czasu pracy – czym to się różni?
Oba pojęcia dotyczą tego samego zagadnienia, czyli odnotowywania, ile czasu pracownik poświęcił na wykonywanie swoich obowiązków zawodowych. Warto jednak podkreślić, że ewidencja czasu pracy jest pojęciem znacznie szerszym od rejestracji.
Pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika do celów ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja jest z kolei tylko jednym z elementów składowych wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy.
W skrócie: ewidencjonowanie polega na całościowym podliczaniu czasu pracy danego pracownika. Rejestracja dotyczy konkretnych czynności, które to umożliwiają, np. wpisywania się do książki wejść/wyjść, przykładanie karty do czytnika, który przekazuje dane do systemu.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy (do końca 2018 r. nazywana kartą ewidencji czasu pracy) ma formę dokumentu, który zawiera m.in. informację o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
- liczbie godzin nadliczbowych;
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
Obowiązek sporządzenia takiego dokumentu dla każdego pracownika oddzielnie nakłada na pracodawcę Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).
Zatrudniający może wybrać jedną z form ewidencjonowania: papierową lub elektroniczną. Niezależnie od formy zebrane dane muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia, a także przez 10 lat po jego ustatniu.
Pracodawca, który wbrew przepisom, nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Tym samym naraża się na grzywnę w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Rejestracja czasu pracy – na czym polega?
Rejestracja czasu pracy to wszystkie działania, które pozwalają na zbieranie danych potrzebnych do uzupełniania ewidencji czasu pracy. Aby pracodawca mógł spełniać ustawowy obowiązek, musi mieć narzędzia, które umożliwiają kontrolowanie rzeczywistego czasu pracy zatrudnionych.
W niewielkich firmach niekiedy nie ma konieczności stosowania zaawansowanych technologii, które rejestrują czas pracy. Wystarczy wpisanie się do książki wyjść i wejść bądź podpisanie listy obecności. Jeśli jednak organizacja jest większa, np. firma zajmuje obszerne biuro, takie rozwiązania mogą się nie sprawdzić.
W tym przypadku znacznie lepiej postawić na zautomatyzowane systemy, które umożliwiają wygodne i bezbłędne rejestrowanie czasu pracy. To mogą być np. czytniki umieszczone przy drzwiach, do których pracownicy przykładają kartę elektroniczną (tzw. badge/badż) lub wpisują kod PIN.
Zaletą takich systemów jest możliwość zbierania pewnych i niepodważalnych danych. Na podstawie informacji zapisanych we współpracującym z czytnikami systemie można szybko i sprawnie sporządzać ewidencję czasu pracy zgodnie z wymogami ustawowymi, a także w tych bardziej zaawansowanych np. ustalić grafik oraz zweryfikować jego realizację.
Ewidencja czasu pracy jest zatem szerszym pojęciem niż rejestracja czasu pracy. Drugie z nich dotyczy konkretnych działań mających na celu zbieranie danych potrzebnych do ewidencjonowania.