25 września 2024 r. wejdą w życie przepisy dotyczące ochrony sygnalistów. Regulacje te implementują do polskiego porządku prawnego Dyrektywę (UE) 2019/1937 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2019 r.
Obecnie mamy okres wakacyjny, a do wejścia w życie ustawy pozostało nieco ponad dwa miesiące, więc warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych regulacji. Dla pracodawców wyzwaniem może okazać się nie tylko stworzenie konkretnych procedur, ale również zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania oraz przeszkolenie pracowników.
Kto może być sygnalistą i czemu służą wchodzące w życie przepisy?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa, o którym dowiedziała się w kontekście związanym z pracą. Najczęściej będzie to pracownik, ale sygnalistą może być też współpracownik (osoba współpracująca w oparciu o umowy B2B), wspólnik lub członek organów spółki, stażysta oraz praktykant.
Podstawowym celem nowych przepisów jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa, w szczególności ochrona przed działaniem odwetowym. Niestety, nadal powszechną praktyką jest wyciąganie zawodowych konsekwencji wobec pracowników, którzy „zwrócili uwagę” swojemu pracodawcy na niewłaściwe postępowanie współpracowników lub przełożonych, albo wskazali na nieprawidłowości w procesach działających w organizacji.
Z chwilą wejścia w życie ustawy, wobec sygnalisty nie będzie można podejmować działań odwetowych, takich jak odmowa zatrudnienia, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, zastraszanie, mobbing, dyskryminacja, a także grożenie lub próba podjęcia któregokolwiek z tych działań wobec pracownika.
Sygnalista jest objęty ochroną, jeśli dokonał zgłoszenia w dobrej wierze. Pracodawca będzie zobligowany do udowodnienia, że konkretne działania (np. zwolnienie pracownika) nie są działaniami odwetowymi. Dlatego warto zabezpieczyć dowody, które pomogą wykazać, że zastosowane środki lub podjęte działania były spowodowane przyczynami obiektywnymi i nie miały związku z dokonanym przez pracownika zgłoszeniem.
Jakich naruszeń może dotyczyć zgłoszenie?
Sygnalista może zgłosić zaobserwowane działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Naruszenia mogą dotyczyć m.in.: korupcji, zamówień publicznych, usług i produktów, przeciwdziałania praniu pieniędzy, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych oraz konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Pracodawca może w polityce zgłoszeń wewnętrznych poszerzyć ten katalog, dodając do niego przepisy obowiązujących u niego wewnętrznych polityk.
Tryby zgłaszania naruszeń
Zgłoszenia można dokonać na trzy sposoby:
- wewnętrzne – wewnątrz danego przedsiębiorstwa,
- zewnętrzne – skierowane do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich,
- publiczne ujawnienie informacji – bezpośrednie podanie przez sygnalistę do publicznej informacji.
Ustawodawca nie przewidział żadnej kolejności tych zgłoszeń, co oznacza, że sygnalista może skorzystać z dowolnego z tych kanałów lub tylko jednego z nich, bez konieczności wyczerpania innych możliwości.
Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o sygnalistach
Do dnia wejścia w życie ustawy o sygnalistach każdy pracodawca zatrudniający ponad 50 pracowników powinien:
- Utworzyć bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości, umożliwiające sygnalistom anonimowe dokonywanie zgłoszeń.
- Opracować i przyjąć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń prawa.
- Zapewnić ochronę sygnalistów przed represjami i działaniami odwetowymi.
- Poinformować pracowników o procedurze oraz o przysługujących im prawach i dostępnych środkach ochrony.
- Umożliwić pracownikom anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości.
- Potwierdzić sygnaliście otrzymanie jego zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego wpłynięcia.
- Podejmować działania następcze w odpowiedzi na zgłoszenia sygnalistów oraz informować pracowników o wynikach przeprowadzonego dochodzenia.
- Prowadzić rejestr zgłoszeń, w którym będą dokumentowane wszystkie zgłoszenia oraz podejmowane działania w odpowiedzi na nie.
- Zapewnić poufność zgłoszeń, w tym tożsamość sygnalisty oraz treści zgłoszenia.
Przestrzegać przepisów i dochowywać obowiązków związanych z ochroną danych osobowych zarówno sygnalistów jak i osób których zgłoszenie dotyczy.
Konsekwencje braku wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów
Niedostosowanie się przez pracodawcę do wymogów nowej ustawy może wiązać się z odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 58 ustawy, osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, która wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy, podlega karze grzywny. Ponadto osoba, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia albo pozbawienia wolności do roku.
Odpowiedzialnymi z tytułu naruszenia tych przepisów będą przede wszystkim osoby, które są obowiązane do wprowadzenia takiej procedury a więc np. zarząd w spółkach. Ustawodawca nie zdecydował się natomiast na wprowadzenie kar administracyjnych nakładanych na spółki w związku z opóźnieniem lub zaniechaniem wprowadzenia procedury.
Podsumowanie
Choć do wejścia w życie ustawy o sygnalistach zostało jeszcze ponad dwa miesiące, to już teraz jest ostatni dzwonek, aby zacząć przygotowania do wdrożenia. Proces ten obejmuje nie tylko opracowanie procedury, ale także jej analizę i implementację. Działania te mogą wymagać dostosowania systemów informatycznych wykorzystywanych przez pracodawcę, konsultacji z osobami zajmującymi się bezpieczeństwem informacji i ochroną danych osobowych, przeszkolenia osób, które będą koordynować cały proces i odbierać zgłoszenia, oraz konsultacji z organizacjami związkowymi. Jak widać jest sporo pracy i warto ją dobrze zorganizować oraz rozplanować w czasie.
Autor: Radca Prawny Joanna Żywiec, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy