KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy elektroniczny program, z którym wiąże się nałożony na przedsiębiorców obowiązek rejestracji wystawianych faktur. Już od 1 lipca 2024 zobowiązani do realizacji tego zadania będą vatowcy, a pozostali przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych zasad od 1 stycznia 2025. W założeniu system ma usprawniać pracę z fakturami i uczynić ewidencję dokumentów bardziej przejrzystą. Wraz z wdrożeniem tej nowości pojawiają się także wyzwania. Z czym muszą liczyć się przedsiębiorcy?
Na skróty:
Dostosowanie technologiczne
Właściwa technologia i infrastruktura są niezbędne, aby przedsiębiorcy mogli efektywnie działać z systemem e-faktur, korzystając tym samym z automatyzacji procesów, usprawnienia obiegu dokumentów oraz poprawy produktywności pracy. Dlatego należy wziąć pod uwagę potrzebę dostępu do systemu, który umożliwi generowanie faktur w formie elektronicznej. Oprócz kompleksowego zarządzania księgowością firmy zaoferuje również integrację z KSeF. Jest to istotne z kilku powodów:
- Nie będzie potrzeby manualnego wprowadzania danych z faktur do systemu KSeF, co znacznie oszczędzi czas i zminimalizuje ryzyko popełnienia błędów.
- Faktury będą mogły być przesyłane w czasie rzeczywistym lub w określonych interwałach czasowych, co przyspieszy obieg dokumentów i skróci czas oczekiwania na rozliczenie.
- Integracja z KSeF zapewni zgodność z przepisami dotyczącymi wystawiania i przesyłania e-faktur.
- Ułatwiona archiwizacja – faktury będą automatycznie zapisywane i udostępniane w systemie KSeF, co ułatwi ich wyszukiwanie, zarządzanie i audyt w przyszłości.
- Rejestracja w KSeF jest traktowana jako doręczenie faktury, dlatego korzystając z narzędzia połączonego z KSeF masz pewność poprawności przekazania dokumentu do kontrahenta.
Nowe wymagania formalne związane z KSeF
Krajowy System e-Faktur wiąże się także z wprowadzeniem nowych wymagań technicznych i formalnych, które dotyczą wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Dlatego, by usprawnić sobie pracę i mieć pewność co do prawidłowej realizacji wytycznych, warto korzystać z rozwiązań, które będą dostosowane do wymogów Ministerstwa Finansów. Przykładem może być mOrganizer Finansów. Narzędzie pomaga sprostać wyzwaniom takim jak:
● Odwzorowanie danych na fakturze ustrukturyzowanej, czyli przetwarzanej w KSeF
Faktura ustrukturyzowana zawiera dodatkowe obowiązkowe pola, bez względu na to, czy mają zastosowanie w konkretnej sytuacji. Integracja systemu księgowego z KSeF zapewni konieczne mapowanie, które może być problematyczne dla przedsiębiorcy do samodzielnego wykonania.
● Zmiany w obsłudze faktur korygujących
Przy wystawianiu faktury korekty, nowym obowiązkiem będzie wskazanie danych pierwotnych podlegających korekcie, takich jak: data wystawienia, numer faktury oraz numer KSeF. Dlatego dużym ułatwieniem będzie automatyzacja zaczytania potrzebnych danych.
● Zarządzanie gotowymi e-fakturami
Podatnicy nie będą otrzymywać powiadomień z KSeF o możliwości pobrania e-faktury, co przy dużej liczbie dokumentów może sprawiać trudność w efektywnym zarządzaniu księgowością. W przypadku integracji systemu księgowego z KSeF, gotowe faktury zostaną z automatu przesłane do KSeF, a faktury od kontrahentów automatycznie zaczytane z KSeF i będą mogły zostać na bieżąco rozliczone przez księgową.
● Numer KSeF w tytule przelewu
Nowym obowiązkiem będzie wskazanie w tytule przelewu numeru KSeF. Wyzwaniem w tym przypadku może okazać się wykonywanie przelewów z wprowadzaniem 32-znakowego numeru KSeF i związane z tym ryzyka pomyłki. Dużym ułatwieniem będzie posiadanie konta firmowego zintegrowanego z systemem księgowym, który jest połączony z KSeF i możliwość wykonywania przelewów bezpośrednio z systemu księgowego z automatycznym zaczytywaniem numeru KSeF do przelewu.
● Wytyczne KSeF dotyczące JPK
Wytyczne KSeF określają specyfikację formatu JPK_FA, zakres danych, terminy przekazywania oraz wymagania techniczne, takie jak format pliku czy sposób elektronicznego podpisania. Realizację wspomnianych regulacji umożliwi system księgowy, który pomoże prawidłowo przekazywać zbiorcze dane dotyczące faktur elektronicznych.
Bezpieczeństwo danych
Elektroniczne przesyłanie faktur może wiązać się z ryzykiem dostępu do faktur przez osoby nieupoważnione. Udostępnianie tokenów aplikacjom o niskim poziomie zabezpieczeń może prowadzić do wycieku danych z faktur, incydentów RODO skutkujących dotkliwymi karami czy materializacji ryzyk związanych z podszywaniem się innych firm i wystawianiem fałszywych faktur w naszym imieniu. Dlatego tak ważny jest wybór bezpiecznego oprogramowania, które pomoże zadbać o bezpieczeństwo naszych danych.
Opór klientów w migracji na elektroniczną obsługę faktur
Niektórzy odbiorcy mogą być przyzwyczajeni do otrzymywania faktur w tradycyjnej formie papierowej i nie są jeszcze gotowi do przejścia na e-faktury. Tacy klienci będą zainteresowani pomocą ze strony biura rachunkowego w wystawianiu e-faktur. Warto dysponować rozwiązaniem, które umożliwi udzielenie wsparcia klientom w zakresie wystawiania i otrzymywania eFaktur.
Nie czekaj na ostatnią chwilę
Wdrożenie KSeF może być wymagające, ale przynosi również wiele korzyści, takich jak efektywność procesów, oszczędność czasu i kosztów, łatwiejsze zarządzanie dokumentami oraz pozytywny wpływ na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa. Ważne jest staranne zaplanowanie i przygotowanie się do wdrożenia, aby zminimalizować ewentualne trudności i osiągnąć pełne korzyści z korzystania z KSeF. Dlatego lepiej nie czekać na ostatni moment i już teraz zacząć przygotowania do wdrożenia systemu w firmie. Pierwszym krokiem może być skorzystanie z darmowych szkoleń w ramach programu OSCBR i CashDirector „Bądź gotowy na KSeF” – pod patronatem Ministerstwa Finansów. Kolejnym będzie podjęcie współpracy w zakresie oprogramowania do e-faktur z partnerem o ugruntowanej pozycji na rynku. Usprawni to pokonywanie wielu wyzwań, zapewni przedsiębiorcy bezcenny komfort psychiczny, a firmie pozwoli zyskać na efektywności.
Autorem artykułu jest Rafał Strzelecki, Prezes Zarządu CashDirector SA.
