Pracownicze Plany Kapitałowe mają zachęcić Polaków do regularnego, długoterminowego oszczędzania. Żeby tak się stało działy HR muszą już teraz odpowiednio przygotować się do wdrożenia programu. Według badania Nationale-Nederlanden „PPK oczami Polaków” jedynie 34 proc. pracowników firm 250+ potwierdza, że w jego firmie prowadzone są przygotowania do programu. Dlatego ważne jest, aby dobrze przygotować się do praktycznego wprowadzenia PPK w firmie. Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych będzie także tematem kilku sesji podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego 2019, który rozpoczyna się w poniedziałek w Katowicach.
Operacyjne wdrożenie i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych to wyzwanie, z jakim w najbliższym czasie muszą zmierzyć się pracodawcy. Odpowiednie przygotowanie i zaplanowanie działań pozwoli bezpiecznie i efektywnie przeprowadzić ten proces. Pracodawcy będą pełnić kluczową rolę w procesie wprowadzania oraz realizacji PPK. Powodzenie programu będzie zależało od zaangażowania firm w wybór instytucji finansowej zarządzającej aktywami w ramach PPK, a także polityki informacyjnej firmy. Przygotowania do wdrożenia PPK warto uporządkować i podzielić na kilka etapów.
Na skróty:
Czy PPK nas dotyczy?
Zanim firma zacznie analizować możliwości i wyzwania związane z wprowadzeniem PPK, musi odpowiedzieć sobie na fundamentalne pytanie czy w jej przypadku wprowadzenie PPK jest zasadne. Od 1 lipca program zacznie obligatoryjnie obowiązywać w firmach, które 31 grudnia 2018 r. zatrudniały minimum 250 osób. Aby firma była zwolniona z obowiązku utworzenia i prowadzenia PPK, musi mieć wdrożone Pracownicze Plany Emerytalne (PPE) spełniające określone kryteria.
-
Ustalenie zasad, analiza i wybór instytucji finansowej
Firmy przystępujące do PPK powinny rozpocząć przygotowania od analizy budżetu firmy i jej możliwości pod kątem prowadzenia programu. Wiąże się to nie tylko z koniecznością przeznaczenia części funduszy na wpłaty podstawowe. Pracodawcy muszą wziąć pod uwagę także koszty technologicznego wdrożenia i obsługi PPK w firmie, na przykład: zmiany deweloperskie w systemie kadrowo-płacowym, zaangażowanie pracowników w projekt wdrożenia czy ewentualne zatrudnienie nowych osób do obsługi systemu. Zbadanie możliwości finansowych pozwoli również podjąć decyzję, czy firma będzie w jakikolwiek sposób uczestniczyć również w dobrowolnych wpłatach dodatkowych.
Należy również określić zasady wyboru instytucji finansowej do prowadzenia PPK. – Warto wziąć pod uwagę nie tylko kryteria ustawowe. Możemy wyróżnić dwa rodzaje czynników decydujących o wyborze instytucji finansowych: związane z doświadczeniem firmy i dotychczasową efektywnością w zarządzaniu funduszami, a także związane z ofertą instytucji, na przykład wysokością opłat za zarządzanie czy zakresem wsparcia operacyjnego podczas wdrażania PPK – mówi Grzegorz Chłopek, prezes Nationale-Nederlanden PTE.
-
Konsultacje z pracownikami
Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych zobowiązuje pracodawców do wybrania instytucji finansowej w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub grupą przedstawicieli pracowników. Przed rozpoczęciem rozmów, warto przygotować dla pracowników informacje, wyjaśniające na czym polega program i co z niego wynika dla pracownika. Wybór instytucji finansowej zależy od konsensusu z pracownikami. Jeśli nie dojdzie do niego do 25 września br., to ustawowo pracodawca sam musi podjąć decyzję o wyborze firmy. Wybór instytucji, finalizowany jest zawarciem umów regulujących funkcjonowanie PPK. Termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK to 25 października 2019 r., a umowy o prowadzenie PPK – 12 listopada 2019 r.
-
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Obecnie 42 proc. pracowników firm zatrudniających powyżej 250 osób deklaruje, że słyszało o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Jedynie 1/3 respondentów badania Nationale-Nederlanden potwierdza działania firmy związane z wdrożeniem programu. Połowa badanych nie wie, czy w jego organizacji są prowadzone przygotowania do PPK. Przejrzysta i prosta komunikacja na temat zasad funkcjonowania programu i wybranej instytucji finansowej przyczyni się do większej partycypacji pracowników w programie. Będzie również wspierać budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy. W przyszłości Pracownicze Plany Kapitałowe mogą być traktowane jako dodatkowy benefit, którym firmy będą przyciągać najlepszych pracowników. Firmy mogą posłużyć się różnymi materiałami, na przykład: mailingiem, infografikami, treściami do intranetu czy animacjami video.
-
Dostosowanie systemów i obsługa powdrożeniowa
Następnie firmy staną przed wyzwaniem implementacji zmian technologicznych. Wymaga ona oddelegowania osób, które będą odpowiadać za prowadzenie PPK, dostosowania systemu kadrowo-płacowego funkcjonującego w organizacji, a także opracowania wzorów deklaracji papierowych, do których obliguje ustawa.
Ostatnim etapem wdrażania PPK jest obsługa systemu przez pracowników działu HR. Do pierwszych zadań należy zebranie pisemnych deklaracji o rezygnacji od osób do 55. roku życia, a także zgłaszana chęć przystąpienia do PPK zatrudnionych w wieku powyżej 55 lat. Po zewidencjonowaniu wszystkich uczestników programu nadchodzi czas na naliczenie pierwszych wpłat. Jeżeli po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wynagrodzenie zostanie wypłacone w listopadzie, wpłaty do PPK będą dokonywane od grudnia 2019 r. (najpóźniej w dniu 15 grudnia 2019 r.). Jeżeli zaś pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone w grudniu, termin dokonania wpłat do PPK zostanie przesunięty o miesiąc.
