Działy HR codziennie procesują setki dokumentów, co stanowi znaczące obciążenie administracyjne i ogranicza możliwość realizacji działań strategicznych. Aż 73% liderów branży HR wskazuje, że nadmiar formalnych obowiązków wynika z braku odpowiednich rozwiązań technologicznych[1]. Tymczasem nowoczesne narzędzia mogą nie tylko usprawnić te procesy, ale także umożliwić działom HR odejście od roli czysto operacyjnej i przekształcenie się w kluczowego partnera strategicznego w organizacji.
Kluczowe priorytety liderów HR w 2025 roku
Współczesne działy HR stoją przed szeregiem wyzwań wynikających z rosnącej konkurencji na rynku pracy oraz zmieniających się oczekiwań pracowników. Firmy muszą nie tylko skutecznie pozyskiwać talenty, ale także dbać o ich rozwój i retencję. Jednocześnie specjaliści HR mierzą się z nadmiernym obciążeniem administracyjnym, które ogranicza ich możliwości realizacji działań strategicznych. Brak odpowiednich narzędzi i technologii dodatkowo utrudnia efektywne zarządzanie procesami kadrowymi, zmuszając organizacje do poszukiwania nowych rozwiązań. Najnowsze badania wskazują jednak, że dla wielu liderów HR w 2025 roku kluczowymi priorytetami będą kolejno: rozwój kompetencji, kształtowanie kultury organizacyjnej, planowanie strategiczne oraz zarządzanie zmianą – podczas gdy technologie znajdą się na ostatnim miejscu[2].
Z czym mierzą się współczesne działy HR?
Wyniki z raportu Iron Mountain potwierdzają aktualne tendencje – wspomniane obciążenie pracowników zadaniami administracyjnymi deklaruje aż 73% liderów branży HR, upatrując przyczyny tego zjawiska w braku odpowiednich rozwiązań technologicznych[3]. Badanie McKinsey szacuje, że specjaliści HR spędzają od 40% do 60% swojego czasu na czynnościach administracyjnych oraz tych związanych z przestrzeganiem zgodności z przepisami (compliance)[4]. W dobie rosnącej konkurencji na rynku pracy, gdzie kluczowe znaczenie ma nie tylko pozyskiwanie talentów, lecz także ich retencja, aż 90% organizacji wyraża obawy związane z utrzymaniem pracowników[5].
Choć tylko ¼ liderów HR przyznaje, że ich zespół rozważa, jak technologia może kształtować przyszłość HR, korzyści płynące z wdrożenia innowacyjnych rozwiązań są niezwykle wymierne[6]. Współczesne trendy w cyfryzacji HR koncentrują się na automatyzacji procesów administracyjnych, wykorzystaniu sztucznej inteligencji do analizy danych oraz integracji rozwiązań chmurowych lub on-premises, które zwiększają dostępność i bezpieczeństwo informacji. Obserwujemy dynamiczny wzrost popularności narzędzi opartych na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym, które wspierają działy HR w analizie dużych zbiorów danych, zarządzaniu dokumentacją kadrową czy identyfikacji zależności w rotacji pracowników. Narzędzie Iron Mountain InSight DXP wspiera działy kadrowo-płacowe w codziennej pracy na wielu poziomach – ułatwia zarządzanie dokumentami czy pozyskiwanie podpisów, usprawnia wyszukiwanie i odnajdywanie danych, co jest szczególnie istotne w przypadku potrzeby udowodnienia zgodności z przepisami przed organami prawnymi, umożliwia generowanie np. nowych umów czy dokumentów na podstawie istniejących danych, a także zapewnia poprawność i aktualność akt pracowników. Z kolei moduł oparty na sztucznej inteligencji umożliwia wyodrębnianie danych z różnych dokumentów, eliminując konieczność ponownego wpisywania informacji. W połączeniu z innymi systemami HR, tego typu rozwiązania pozwalają organizacjom przejść od reaktywnego zarządzania kadrami do strategii opartej na danych – mówi Tomasz Morawski, Senior Business Development Manager w Iron Mountain Polska.
W obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy i rosnących oczekiwań wobec działów HR, kluczowe staje się znalezienie równowagi między strategicznym zarządzaniem zasobami ludzkimi a koniecznością spełniania wymogów administracyjnych. Automatyzacja i cyfryzacja procesów mogą znacząco odciążyć specjalistów HR, umożliwiając im większe zaangażowanie w rozwój organizacji. Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale również pozwala na bardziej świadome podejmowanie decyzji, wspierając zarówno pracowników, jak i cele biznesowe firmy.
[1] Under pressure: How a digital experience platform (DXP) helps HR thrive, Iron Mountain, 2024
[2] Top 5 Priorities for HR Leaders in 2025, Gartner
[3] Under pressure: How a digital experience platform (DXP) helps HR thrive, Iron Mountain, 2024
[4] Tamże
[5] Tamże
[6] Top 5 Priorities for HR Leaders in 2025, Gartner