Już nie papierowy pasek wynagrodzenia, a aplikacja w telefonie. Nie telefon do kadr, a czatbot. Zamiast tradycyjnego przelewu – zasilenie cyfrowego portfela. Z tym wszystkim już się spotkaliśmy albo za chwilę się zetkniemy. „Potential of Payroll”, raport opublikowany przez ADP, wiodąca globalna firma technologiczna dostarczająca rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), pokazuje jak będzie się zmieniać lista płac.
Payroll (lista płac) – to nie tylko wynagrodzenia w firmie, a cały system obsługi administracyjnej pracownika w trakcie jego zatrudnienia u danego pracodawcy. Do payrollu zalicza się obliczanie czasu pracy, planowanie harmonogramów i urlopów, naliczanie płac, odprowadzanie składek i podatków, obsługa wielu zaświadczeń i wniosków niezbędnych w systemie płatniczym i bankowym. Raport ADP „Potential of Payroll” wskazuje, co dziś napędza rozwój w tym obszarze:
- Braki kadrowe – zdaniem 53 proc. uczestników badania, spore wyzwanie stanowi pozyskiwanie wykwalifikowanych pracowników do działów kadrowo-płacowych. 61 proc. badanych twierdzi, że braki kadrowe wpływają negatywnie na obsługę listy płac w ich firmie (wzrost w porównaniu z 57 proc. w ubiegłym roku).
- Automatyzacja działań – 65 proc. respondentów deklaruje szukanie możliwości zmniejszania zatrudnienia w obszarze listy płac, w tym 58 proc. dostrzega tu potencjał sztucznej inteligencji (AI).
- Wygoda i pozytywne doświadczenie użytkownika – organizacje szukają sposobów na sprawniejszą i bardziej komfortową obsługę odbiorców. 55 proc. respondentów planuje wprowadzenie niekonwencjonalnych metod płatności, takich jak portfele cyfrowe. 43 proc. chce skrócić cykle płatności.
– Wielkim trendem w payrollu jest rozwój w obszarze wygody użytkownika. Jest to związane z postępującą automatyzacją i przesuwaniem realizacji działań z poziomu człowieka na poziom oprogramowania. Wiele prostszych spraw i pytań, które chce zadać pracownik, może być obsłużonych przez czatbot. Jest to coraz powszechniejsze, bo uwalnia czas pracowników kadrowo-płacowych. Coraz częściej spotykane są także rozwiązania ułatwiające korzystanie z aplikacji pracowniczych przez użytkowników niewidomych i słabo widzących. Za tą wygodą i komunikacją na linii człowiek – aplikacja stoi postępująca integracja systemów w firmie: system płacowy komunikuje się z systemem finansowym, urlopowym, kontroli czasu pracy czy obsługi świadczeń – mówi Mariusz Koczwara, Head of sales w ADP Polska.
Dla zwykłego pracownika na końcu liczy się jedno: może łatwo sprawdzić historię zarobków czy dni urlopowych do wykorzystania, wygenerować zaświadczenie o dochodach, zamiast czekać, aż wystawi je pani z księgowości, jednym kliknięciem wypełnić wniosek o urlop.
Integracja systemów i prostsze raportowanie
W prawie połowie badanych firm z listą płac zostały zintegrowane już systemy finansowo-księgowe (47 proc.) i systemy HR (45 proc.). To zauważalny wzrost w porównaniu z poprzednim badaniem (odpowiednio 41 proc. i 39 proc. w ubiegłym roku). Integracja ma zasadnicze znaczenie dla skrócenia czasu poświęcanego na zarządzanie przepływem danych między listą płac a pozostałymi systemami biznesowymi.
Payroll musi też być zgodny z regulacjami miejscowego prawa i dostosowywać się do zmian
w regulacjach. Według 25 proc. respondentów najważniejszą korzyścią rozwoju technologii
w liście płac jest szybsze i prostsze raportowanie. To istotne zwłaszcza w przypadku obowiązkowych raportów składanych do instytucji publicznych, ponieważ wymogi w tym obszarze będą rosły.
– Pracodawcy w Polsce przygotowują się do wdrożenia dyrektywy o transparentności wynagrodzeń, która zacznie obowiązywać w 2026 roku. Na razie – po omacku, bo przepisów wykonawczych jeszcze brak. Część przygotowań można prowadzić i bez nich, bo punktem wyjścia jest analiza struktury stanowisk w firmie i uporządkowanie jej pod kątem łatwego porównywania zakresów obowiązków i wynagrodzeń. Jednak następnym etapem będzie dostosowanie oprogramowania płacowego do wymogów dyrektywy, aby można było w prosty sposób generować dane statystyczne na potrzeby raportowania. Kształt tych raportów będzie musiał być zgodny z wymogami przepisów wykonawczych. To kolejna zmiana w payrollu, jaka nas czeka w najbliższych miesiącach – mówi Mariusz Koczwara.
Problemy z kadrami i unowocześnianiem payrollu? Firmy sięgają po outsourcing
Rozwój listy płac w odpowiedzi na trendy panujące na rynku pracy stanowi wyzwanie dla firm. Organizacje stosują różne strategie. W obliczu niedoborów kadrowych najczęściej decydują się na szkolenia i podnoszenia kwalifikacji dotychczasowych pracowników (81 proc.) i wewnętrzną rekrutację (71 proc.). Aż 76 proc. organizacji w tej sytuacji rozważa outsourcing procesów payroll. W przypadku otwierania oddziałów w nowych krajach, aż 3 proc. organizacji decyduje się na współpracę z globalnym dostawcą payrollu, a 19 proc. z lokalną firmą oferującą outsourcing listy płac. 23 proc. firm decyduje się na stworzenie wewnętrznego zespołu płacowego działającego na miejscu.