W dużych firmach zarządzanie licznymi procesami zatrudnienia, szkolenia i utrzymania pracowników jest dużym wyzwaniem. To właśnie tutaj awatary i sztuczna inteligencja (AI) wkraczają do gry, nie tylko upraszczając proces onboardingu, ale także rewolucjonizując sposób monitorowania postępów, analizy efektywności oraz personalizacji szkoleń, aby wspierać rozwój pracowników. Na ile mogą być skuteczne?
Awatary w procesie onboardingu
Awatary, czyli wirtualne reprezentacje ludzi są już wykorzystywane w interfejsach cyfrowych, mogą np. wspierać proces wdrażania pracowników w nowe obowiązki, pełniąc rolę interaktywnych przewodników. Wirtualny asystent może poprowadzić nowych pracowników przez wszystkie etapy onboardingu – od wypełniania formularzy po zrozumienie kultury organizacyjnej firmy. Potrafi też symulować rzeczywiste scenariusze aktywności, w których nowi pracownicy ćwiczą wykonywanie zadań – może na przykład pełnić rolę klienta, zadawać różnorodne zapytania i zgłaszać skargi. Tego rodzaju immersyjne szkolenia pomagają pracownikom poczuć się pewniej, zanim przystąpią do właściwej pracy. Zważywszy na to, że awatary są dostępne 24 godziny na dobę, onboarding może być przeprowadzony w dowolnym momencie i tempie.
– W dużych firmach, w których onboarding jest wieloetapowym i czasochłonnym procesem, automatyzacja zapewniana przez AI może znacznie usprawnić i zindywidualizować wdrożenie nowych pracowników. Choć technologia nie zastąpi kontaktu z człowiekiem, może być pomocna, a wykorzystanie awatarów może sprawić, że ten proces nabierze jednak pewnego osobistego charakteru – mówi Daniel Piaszczyk, Senior Partner w Wyser Executive Search.
Dzięki interaktywności awatary pomagają pracownikom czuć się komfortowo, zwłaszcza gdy informacji do przyswojenia jest dużo. Mogą także wyjaśniać polityki czy procedury firmy, przedstawiać członków zespołu i zapewniać dostęp do zasobów w spersonalizowany sposób, co sprawi, że każdy nowy pracownik otrzyma informacje najbardziej istotne dla swojej roli.
Baza wiedzy napędzana przez AI
AI może tworzyć kompleksową bazę wiedzy – łatwo dostępne repozytorium informacji, po które mogą sięgać pracownicy. Analizując ich role, AI automatycznie zapewnia nowym zatrudnionym spersonalizowane informacje, ograniczając czas potrzebny na poszukiwanie istotnych danych. Jest to szczególnie korzystne w dużych firmach, w których dostęp do ogromu wiedzy organizacyjnej musi być efektywnie zarządzany.
Bazy wiedzy napędzane przez AI nie są statyczne – ewoluują na podstawie opinii pracowników, najczęściej zadawanych pytań i aktualizacji danych wprowadzanych przez firmy. AI może prowadzić pracowników krok po kroku przez proces onboardingu, upewniając się, że nic nie zostanie pominięte. Systemy oparte na AI mogą też automatycznie dostarczać odpowiedzi, odciążając pracowników HR, którzy mogą skupić się na bardziej złożonych kwestiach.
Istotną zaletą AI w onboardingu jest również możliwość zapewnienia zgodności z polityką firmy i wymogami prawnymi. AI może monitorować, czy pracownicy ukończyli wymagane moduły szkoleniowe lub złożyli niezbędną dokumentację, automatycznie wysyłając przypomnienia lub flagując nieukończone zadania.
Monitorowanie postępów i efektywności pracowników dzięki AI
Sztuczna inteligencja może być pomocna w monitorowaniu postępów i wyników pracowników, mocnych stron i obszarów do poprawy oraz identyfikować obszary, w których potrzebują dodatkowego wsparcia lub szkoleń. W dużych organizacjach tego rodzaju szczegółowa analiza może być wartościowym źródłem informacji dla menedżerów.
Analizując wzorce, AI może także pomóc działom HR poznać zaangażowanie, satysfakcję i produktywność pracowników. Pozyskane z analizy dane z różnych źródeł, takich jak komunikacja wewnętrzna, oceny okresowe czy też pochodzące z oprogramowania do zarządzania projektami dadzą całościowy obraz efektywności oraz satysfakcji pracowników. Menedżerowie mogą wykorzystać te informacje do podejmowania decyzji dotyczących awansów, reorganizacji zespołów czy przyszłych potrzeb kadrowych.
Sugestie dotyczące szkoleń dla pracowników
Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji AI w miejscu pracy jest zdolność do rekomendowania spersonalizowanych programów szkoleniowych. Na podstawie wyników pracowników, ich stylu nauki i celów zawodowych systemy AI mogą sugerować konkretne moduły szkoleniowe lub certyfikaty do pozyskania. Tego rodzaju spersonalizowany plan rozwoju nie tylko pomaga pracownikom rozwijać się w swoich rolach, ale także zwiększa zadowolenie z pracy i poprawia wskaźniki retencji.
Jeśli pracownik ma na przykład trudności z zarządzaniem czasem, AI mogłaby zaproponować kursy dotyczące poprawy produktywności. Jeśli natomiast wykazuje się wysokimi umiejętnościami technicznymi, AI zasugeruje bardziej zaawansowane szkolenia.
– Włączanie sztucznej inteligencji w programy rozwoju pracowników będzie tylko zyskiwać na znaczeniu. W przyszłości AI może być także w stanie przewidywać sukcesy członków zespołu na podstawie ich dotychczasowych wyników – mówi Daniel Piaszczyk.
Obawy o prywatność
Brak jednoznacznych regulacji może jednak prowadzić do nadużyć, m.in. inwazyjnego monitorowania aktywności pracowników przez pracodawcę. Zatrudnieni mogą czuć się niekomfortowo z powodu zakresu zbieranych danych, co rodzi obawy o nadmierną ingerencję w ich prywatność. Niepokoić może także sposób wykorzystania, przechowywania i udostępniania tych danych. Dodatkowo, stały monitoring aktywności może osłabiać zaufanie zatrudnionych, co może wpłynąć negatywnie na morale i poczucie autonomii w miejscu pracy.
– Wprowadzenie tego typu rozwiązań musi przebiegać transparentnie i zgodnie z jasno określonymi regułami. Tylko wtedy będą naprawdę skuteczne – podkreśla Daniel Piaszczyk.