E-podpis to rozwiązanie, z którego korzysta wiele firm na całym świecie. W Polsce liczba przedsiębiorstw decydujących się na wdrożenie go u siebie od pewnego czasu stale rośnie. E-podpis to system, którego działanie i funkcjonalność trafnie odpowiada na potrzeby współczesnych biznesów, co potwierdza powiększające się ciągle grono zadowolonych użytkowników. Zapoznaj się z poniższym tekstem i sprawdź, czy to, co oferuje e-podpis może usprawnić działania także Twojej firmy.
Jak działa e-podpis?
Jego najważniejszym zadaniem i jednocześnie celem jest danie możliwości podpisania dowolnych dokumentów przy użyciu podpisu w formie elektronicznej. Opcje są dwie: można to zrobić za pomocą specjalnej strony internetowej (poprzez komputer lub telefon) albo poprzez wykorzystanie warstwy biometrycznej na tablecie. W pierwszym przypadku e-podpis składany jest następująco: najpierw Ty lub przedstawiciel Twojej firmy umieszcza w systemie dokument, który wymaga potwierdzenia przez obie strony. Na swoją pocztę klient otrzymuje mail, w którym znajduje się link. Następnie na wskazany przez niego numer telefonu otrzymuje wiadomość z kodem dającym dostęp do systemu, w którym znajduje się umowa. Po zapoznaniu się z jej treścią, klient potwierdza warunki poprzez kliknięcie “podpisz”. W ten sposób złożony zostaje e-podpis, którego potwierdzenie wraz z certyfikatem i dostępem do dokumentu udostępnione jest obu stronom. W przypadku podpisania dokumentów za pomocą tabletu z warstwą biometryczną proces jest jeszcze krótszy. Podobnie jak przy pierwszej opcji, najpierw należy dodać do narzędzia umowę przez przedstawiciela Twojego przedsiębiorstwa. W następnej kolejności dokument trafia na urządzenie z warstwą biometryczna na którym jest sygnowany przez obydwie strony. Podpisana umowa trafia na e-mail lub repozytorium.
E-podpis – najpopularniejsze funkcjonalności
Systemy umożliwiające elektroniczne zatwierdzanie dokumentacji i umów posiadają szereg funkcjonalności, które spełniają potrzeby nawet najbardziej wymagających przedsiębiorców. Po pierwsze, dokument wymagający zatwierdzenia może być złożony przez więcej niż dwie osoby. Jest to szczególnie pomocne, np. gdy firma posiada kilku wspólników zarządzających nią na tych samych warunkach i prawach. Dodatkowo, e-podpis może zostać zawarty na każdym rodzaju dokumentu, o ile tylko znajduje się on w formacie PDF. System nie ogranicza swoich użytkowników poprzez możliwość stosowania tylko określonych szablonów dokumentacji. Dużą zaletą wdrożenia takiego narzędzia jest także cyfrowe archiwum, w którym znajdują się wszystkie podpisane umowy i pliki. Łatwo dzięki temu (niezależnie od czasu i miejsca) znaleźć interesujący nas dokument.
Możliwości, jakie daje e-podpis są bardzo szerokie. Dzięki elektronicznej formie, która jest kluczowa w funkcjonowaniu większości współczesnych firm, udaje mu się trafnie odpowiadać na wymagania dzisiejszych biznesów, a często nawet je wyprzedzać. Jeśli szukasz rozwiązania, które usprawni działanie Twojego przedsiębiorstwa i ułatwi codzienną pracę – wypróbuj systemy do e-podpisywania od Infinite.
