Koszty pracy to nieodzowny element do uwzględniania w budżecie firmy. Można jednak poszukać rozwiązań, dzięki którym wydatki staną się niższe. Zastanawiasz się, co może Ci pomóc? Sprawdź, jak może wyglądać optymalizacja kosztów pracy oraz jak podejść do tego tematu z głową.
Optymalizacja kosztów pracy – dlaczego warto o nią zadbać?
Rentowność firmy i dobry bilans budżetowy to warunki niezbędne do rozwoju firmy. To szczególnie ważne na wyjątkowo konkurencyjnym rynku, na którym stale trzeba poszukiwać sposobów na skuteczniejsze przekonanie do siebie klientów.
Wniosek jest więc prosty: zawsze warto szukać oszczędności tam, gdzie to możliwe. Owszem, są obszary, w których trudno o zmniejszenie kosztów pracy, np. te związane ze składkami ZUS czy zaliczkami na podatek. Istnieją jednak również takie aspekty działalności, które dają przestrzeń na zmniejszenie wydatków bez narażania się na obniżenie jakości funkcjonowania organizacji.
Jak zoptymalizować koszty pracy pracowników?
Co możesz zrobić, aby skutecznie optymalizować koszty pracy? Sekret sukcesu tkwi w spojrzeniu na funkcjonowanie firmy w szerokiej perspektywie. Zanim przystąpisz do działania, określ precyzyjnie:
● jakie koszty pracy pracowników obecnie ponosisz;
● w jaki sposób przebiegają procesy w organizacji i które z nich mogą generować zbędne koszty, np. ewidencja czasu pracy – jeśli nadal prowadzisz ją ręcznie, oznacza to sporą liczbę roboczogodzin miesięcznie, które osoba w dziale kadrowym musi poświęcić na sprawdzenie list obecności, podliczenie godzin oraz nadgodzin itp.;
● czy rozsądnie wykorzystujesz zasoby pracowników – być może są obszary, w których możliwa jest cyfryzacja lub automatyzacja zadań – to może być sposób na uwolnienie energii zespołu, tak aby koszty pracy stały się niższe.
Taki audyt, nawet przeprowadzony wewnętrznie pomoże wykryć „wąskie gardła” i znaleźć przestrzeń do optymalizacji kosztów.
Jakie działania możesz konkretnie wdrożyć? Oto kilka pomysłów.
Usprawnienie obiegu dokumentów
Papierowy obieg dokumentów to przeżytek nie tylko z uwagi na ekologię, ale również na stratę czasu i nerwów. Przekazywanie faktur, rachunków czy raportów „z rąk do rąk” – choćby do podpisu, zatwierdzenia czy przejrzenia – niepotrzebnie pochłania energię. Wiąże się też z ryzykiem (kosztownych!) pomyłek. Dlatego koniecznie pomyśl o systemie, który pozwoli zautomatyzować większość tych procesów. To ogromna oszczędność czasu!
Rejestracja czasu pracy
Czy wiesz, ile dodatkowych kosztów mogą generować nadgodziny pracowników? Warto zainwestować w system, który precyzyjnie pokaże to, kto i ile pracował. Jeśli któryś z członków zespołu regularnie zostaje po godzinach (co generuje dodatkowe wydatki na jego wynagrodzenie) – warto dotrzeć do przyczyny tej sytuacji. Być może mierzy się z nadmiarem obowiązków lub potrzebuje wsparcia, aby jego działania były bardziej wydajne? Rozwiązanie takiego problemu to ważny krok ku optymalizacji kosztów pracy!
Usprawnienie ewidencji czasu pracy
Koszty można również podnosić nieuregulowana ewidencji czasu pracy – brak precyzji przy wyliczaniu tego, kto i ile czasu spędził w firmie, często skutkuje nadprogramowymi wydatkami na wynagrodzenie. Dlatego w wielu firmach – np. w zakładach przemysłowych czy centrach logistycznych – stosuje się system RCP. To narzędzie jest nie tylko elementem polityki optymalizacji kosztów pracy. Zapewnia także lepszą kontrolę nad przepływem osób w zakładach zatrudniających duże liczby osób. To istotne, np. gdy na terenie firmy dojdzie do wypadku, kradzieży albo innego niepożądanego zdarzenia.
O rozwiązaniach, które wspomogą optymalizację kosztów pracy pracowników, warto porozmawiać z ekspertami. Przykładowo systemy rejestracji i ewidencjonowania czasu pracy są dostępne w Rosslare. Warto odwiedzić stronę rosslare.pl, aby poznać je bliżej, albo skontaktować się z przedstawicielem firmy i bezpośrednio omówić szczegóły.