O co najmniej dwa lata, a niewykluczone, że i o całą dekadę przyspieszyło tempo transformacji cyfrowej w firmach w okresie pandemii koronawirusa. Już prawie połowa firm w Polsce (44 proc.) przyznaje, że przez ostatnie pół roku realizowała projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami[1]. Działo się to w okresie lockdownu, który oznaczał konieczność pracy z domu dla milionów osób na całym świecie. Co te digitalowe zmiany oznaczają dla biznesu?
Dzięki takiemu tempu z pewnością udało się nadrobić sporo opóźnień cyfrowych w tym zakresie. A pracować było nad czym, bo zgodnie z raportem sprzed roku, kiedy o COVID-19 jeszcze nikt nie słyszał, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej[2]. Na raportowanie (wewnętrzne i zewnętrzne) działy HR poświęcają średnio 50 godzin miesięcznie. Obsługa dokumentacji papierowej wymaga pełnoetatowej pracy od dwóch do pięciu osób. Tymczasem obsługa dokumentacji w formie elektronicznej wymaga tylko jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu. Dzięki personalnej e-teczce dział HR zaoszczędza około 30 proc. bezproduktywnego czasu traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas w inne, strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników.
Na skróty:
Nowe przepisy – nowe obowiązki i możliwości
Do końca 2018 r. każda firma miała obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej aż przez 50 lat. Dla porównania w Niemczech jest obowiązek przechowywania tego typu druków przez okres dziesięciu lat, w Wielkiej Brytanii – przez sześć lat, a w USA – przez trzy lata. Choć z perspektywy osób zatrudnionych tak długi termin okazywał się często bardzo pożyteczny, to dla pracodawców był on problemowy. Tym bardziej, że z dniem 1 stycznia 2020 r. w życie weszły zaostrzone regulacje dotyczące archiwizacji tego typu dokumentów. Dotyczą one m.in. obowiązku zachowania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których są przechowywane. Za codzienną kontrolę i rejestrację tych parametrów odpowiada pracodawca. Dokumenty muszą być również dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Inna, bardzo istotna i wprowadzona jeszcze w ubiegłym roku zmiana dotyczy z kolei konieczności podziału wszystkich akt osobowych na cztery, a nie, jak to było wcześniej na trzy, części.
– Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze mogą być gromadzone w formie elektronicznej – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain – Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 2019 r., trzeba przechowywać przez okres 10 lat. Dla zatrudnionych przed tym okresem istnieje co prawda nadal obowiązek 50 lat, ale w przypadku osób wykonujących pracę od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas ten można również skrócić do 10 lat. Warunkiem niezbędnym jest jednak złożenie wcześniej specjalnych raportów informacyjnych do ZUS.
Outsourcing jako rozwiązanie
Mimo że elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracowników została prawnie dopuszczona już w ubiegłym roku, to do marca bieżącego roku niewiele firm zdecydowało się skorzystać z takiej możliwości. Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych. Podejście to zmieniła dopiero pandemia koronawirusa, która udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu. W efekcie liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych umożliwiających zmianę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na wersję elektroniczną wzrosła w ciągu ostatniego roku o około 100 tys., czyli o 17 proc. i wynosi obecnie ponad 600 tys.[3].
Z pomocą firmom w digitalizacji akt kadrowych przyszły zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie. Dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą instytucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy.
– Przechowywanie akt pracowniczych ulega ciągłym zmianom legislacyjnym – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain – Wiele z tych modyfikacji, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe, generuje wzrost liczby dokumentów w firmach. Bardzo ważne jest także to, że po określonym w przepisach koniecznym okresie przechowywania dokumentacji kadrowej, pracodawca ma bezwzględny obowiązek ich zniszczenia w czasie 12 miesięcy i w odpowiedni sposób.
Bezpieczeństwo i dodatkowe korzyści
Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści. Jest to m.in. zmniejszenie liczby dokumentów, odciążenie działów HR, a także zachowanie całkowitej zgodności akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Nie można oczywiście zapomnieć o tym, że pracownicze e-teczki muszą być oczywiście również starannie zabezpieczone, by nie dostały się w niepowołane ręce. Z pewnością jest to jednak łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.
[1] https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/doradztwo-prawne/articles/Raport-TRUSTED-ECONOMY-w-nowej-rzeczywistosci.html
[2] Dane na podstawie badania „Od kadr po HRBP” przeprowadzonego przez Iron Mountain we współpracy z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.
[3] https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/doradztwo-prawne/articles/Raport-TRUSTED-ECONOMY-w-nowej-rzeczywistosci.html
