“Wyjdzie w praniu” nie jest szczególnie skuteczną metodyką zarządzania projektami. Z danych PwC wynika, że tylko 2,5 proc. firm kończy wszystkie zaplanowane projekty, a średnio 1 na 6 z nich przekracza koszty o 200 proc. lub więcej. Nieodpowiednie zarządzanie projektami naraża przedsiębiorstwa na ogromne straty.
- Nawet 42 proc. project managerów nie wykorzystuje żadnej formalnej metodologii zarządzania projektem;
- Według raportu PwC takie podejście stanowi nawet 50 proc. przyczyn niepowodzenia projektu;
- Podejście do zarządzania projektem musi być prawidłowo wdrożone – o tym mówią standardy zarządzania projektami, z których warto uzyskać certyfikat potwierdzający kompetencje.
Odpowiednie zarządzanie projektem to dla niego być albo nie być. Według raportu „Pulse of the Profession” (Project Management Institute), aż 58 proc. firm nie zdaje sobie sprawy z tego, jak ważny jest to proces. Aż 42 proc. project managerów nie wykorzystuje żadnej formalnej metodologii, co może skutkować niepowodzeniem projektu. Również według raportu PwC właśnie takie czynniki wewnętrzne, jak złe oszacowane i niedotrzymane terminy, zmiany zakresu i niewystarczające zasoby stanowią 50 proc. przyczyn niepowodzenia projektu.
Jak tłumaczy Maciej Hawrus, Product & Business Manager w Altkom Akademii, która dla PeopleCert prowadzi certyfikowane szkolenia z zarządzania projektami w IT, w obecnych czasach od liderów wymaga się znacznie więcej. – Na samym początku musi on określić, w jaki sposób zarządzać projektem i najlepiej, jeśli już w ten proces byłby zaangażowany cały zespół, aby dokładnie zrozumieć zamysł i proces wszystkich działań. Dopiero wtedy zespół powinien zacząć pracę – mówi Maciej Hawrus. Dzięki takiemu podejściu minimalizuje się zagrożenie niepowodzenia projektu, a co za tym idzie – oszczędność budżetu oraz zasobów.
– Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania jest w tym miejscu kluczowy i już na samym starcie decyduje, czy projekt będzie efektywny, czy nie. Dlatego tak ważne jest to, żeby lider wiedział, w jaki sposób pokierować pracą zespołu – podkreśla Maciej Hawrus. Ostateczny wybór metodyki zarządzania projektem powinien być dokonywany na podstawie analizy wszystkich czynników, którymi charakteryzuje się dany projekt i dopasowania do konkretnych warunków projektowych oraz potrzeb klienta.
Jakie podejście wybrać?
Każdy projekt jest inny i wymaga innego podejścia do zarządzania zespołem. Od tego, jaką metodykę zarządzania wybrać zależy charakterystyka danego projektu. Jeśli ma on z góry ustalony zakres i określone wymagania, najlepiej skupić się na metodyce tradycyjnej np. PRINCE2. Jeśli jednak zespół ma pracować nad projektem, o którym wiemy, że będzie wymagał elastyczności i adaptacji, a wymagania klienta mogą się zmieniać, to lepiej postawić na zarządzanie zwinne (np. Scrum).
– PRINCE2 jest jedną z najpopularniejszych tradycyjnych metodyk zarządzania projektami. Charakteryzuje się strukturalnym podejściem i skupia się na planowaniu, kontrolowaniu i monitorowaniu projektu – mówi Natalia Gozdowska, Business Development Director w Altkom Akademii, która prowadzi szkolenia certyfikowane przez PeopleCert. Metodykę PRINCE2 definiuje to, że projekty prowadzone są etapowo, a decyzje dotyczące ich kontynuowaniasą podejmowane na podstawie oceny każdego z nich i osiągniętych rezultatów.
W przypadku projektów, które mają dynamiczne wymagania i zmienną naturę, najlepiej zastosować podejście zwinne (Agile). Zakłada ono, że na początku projektu nie jesteśmy w stanie precyzyjnie określić jego przebiegu, stąd konieczność podzielenia projektu na krótkie cykle, podczas których następuje doszczegółowienie oraz dostarczanie do użytku części rezultatów, które składają się na produkt końcowy. Pomocny w tym przypadku jest framework Scrum. Rama ta dostarcza zespołom szeregu praktyk, zasad oraz wartości, które pomagają ustrukturyzować pracę, aby jak najszybciej osiągnąć oczekiwany rezultat. – Oczywiście są sytuacje, że nie da się trzymać tylko zwinnego lub kaskadowego zarządzania projektami. W takich przypadkach warto skorzystać z metody PRINCE2 Agile, która łączy w sobie cechy obu – podkreśla Natalia Gozdowska. Jest to odpowiednie rozwiązanie dla projektów, które wymagają równoczesnej pracy nad różnymi aspektami projektu, zapewniając zarówno strukturę i kontrolę, jak i elastyczność i adaptację.
