Wyniki badania EY – Praca zdalna po polsku – pokazują, że aż 88% firm, które wdrożyło pracę zdalną, wybrało model hybrydowy. Z tego grona najwięcej, bo aż 77%, precyzyjnie określa zasady stacjonarnej obecności w biurze. Najczęściej (46%) pracownicy są do niej zobligowani przez przynajmniej trzy dni w tygodniu. Bez wątpienia rodzime firmy bardzo poważnie podchodzą do kwestii proceduralnych, gdyż aż 89% wdrożyło odpowiednie regulacje w postaci regulaminu. W 84% organizacji zdecydowano o wypłacie ryczałtu, który w 88% przypadków wynosi pomiędzy 50 a 100 złotych. Przedsiębiorstwa uznają taką wartość za optymalną, gdyż 83% nie planuje w tym obszarze zmian.
Praca zdalna to już stały element funkcjonowania wielu firm, od niemal roku uregulowany w ramach przepisów Kodeksu pracy. Jak pokazują wyniki badania EY – Praca zdalna po polsku – rodzime organizacje, które się na nią zdecydowały, w przeważającej większości (88%) postawiły na model hybrydowy. Z tego grona w aż 77% przypadków firmy precyzyjnie określają pracownikom zasady obecności w biurach. Najczęściej (46%) są to przynajmniej 3 dni w tygodniu, nieco rzadziej (43%) dwa dni, zaś opcję jednego dnia wskazało jedynie 11% przedsiębiorstw.
Przez ostatnie lata praca zdalna stała się normą w firmach w Polsce. Jednak w miarę znoszenia kolejnych ograniczeń epidemiologicznych osoby zarządzające przedsiębiorstwami próbowały znaleźć złoty środek pomiędzy atutami pracy zdalnej i stacjonarnej. Dla większości organizacji stał się nim model hybrydowy. Z jednej strony zapewnia on komfort pracownikom, z których wielu nie wyobraża sobie już pełnego tygodnia w biurze, z drugiej zaś umożliwia utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpośredniej interakcji pomiędzy członkami zespołów – mówi Witold Widurek, Partner w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Proceduralne wyzwania pracy zdalnej
Wyniki badania nie pozostawiają wątpliwości, że firmy, które zdecydowały się na model hybrydowy, bardzo poważnie podeszły do wprowadzania zmian związanych z nowymi zapisami Kodeksu pracy. Aż 89% ankietowanych przedsiębiorstw przygotowało odpowiednie modyfikacje w postaci regulaminu pracy zdalnej. Jedynie 2% firm jeszcze nie podjęło w tym zakresie żadnych działań.
Wprowadzone 7 kwietnia 2023 roku zmiany w Kodeksie pracy nałożyły na pracodawców obowiązek pokrywania wydatków powiązanych z realizacją pracy zdalnej. Może on przybrać formę ekwiwalentu lub ryczałtu. Na tę drugą opcję zdecydowało się aż 84% firm w Polsce. Co ciekawe, odsetek firm, które wybrały ekwiwalent (8%), jest niemal identyczny (7%) jak tych, które nie realizują żadnych wypłat.
– Ekwiwalent musi odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom przez pracownika w danym okresie. Stosowanie tej formy wymaga więc comiesięcznego obliczania faktycznego zużycia prądu czy poniesionych innych kosztów. Natomiast ryczałt to kwota stała, ustalana szacunkowo. W efekcie jest ona najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez firmy – wskazuje Dagmara Leonik, Manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Przeważająca większość (88%) przedsiębiorstw w Polsce ustaliła wysokość ryczałtu pomiędzy 50 a 100 złotych. W jedynie 2% organizacji przekracza on poziom 500 złotych. Na tym etapie firmy uznają taką wartość za optymalną, gdyż aż 83% nie planuje w tym obszarze żadnych zmian. Może być to m.in. efekt sposobu wypracowywania jego wysokości. W większości (77%) ten proces miał charakter wewnętrzny, kolejne 15% przedsiębiorstw skorzystało z usług zewnętrznych doradców, a 8% z ogólnodostępnego kalkulatora.
W kalkulacjach brano pod uwagę przede wszystkim (84%) elementy obligatoryjne, takie jak energia elektryczna lub internet. Aspekty dodatkowe, jak koszty ogrzewania lub zużycia wody, uwzględniono jedynie w 16% organizacji. Co warte podkreślenia, firmy również w obszarze ryczałtu przestrzegały odpowiednich procedur – 90% posiada dokumentację potwierdzającą wyliczenie ryczałtu na wypadek kontroli.
– Firmy w Polsce bardzo dbają o zachowanie zgodności z wszelkimi podstawowymi procedurami. Muszą jednak pamiętać o weryfikacji poprawności obliczenia ryczałtu i profesjonalną waloryzację jego wysokości. Istnieje bowiem pewne ryzyko związane z określaniem wysokości należnego pracownikowi ryczałtu. Jeśli zostanie określony zbyt wysoko, bez należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które nie podlega podatkowi dochodowemu i składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z drugiej strony w przypadku zbyt niskiego ryczałtu pracodawca naraża się na możliwość dochodzenia roszczeń przez pracowników o wypłatę ryczałtu w rzeczywiście należnej wysokości – podsumowuje Marta Larwa, Manager w zespole People Advisory Services, EY Polska.
Metodologia
Badania EY – Praca zdalna po polsku – zostało przeprowadzone metodą CAWI na próbie ponad 300 przedstawicieli średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce. W 70% przypadków respondenci reprezentowali organizacje zatrudniające ponad 250 pracowników.