Cyfrowa rewolucja nie zwalnia tempa. Dostępność nowych technologii narzędzi umożliwia tworzenie środowiska cyfrowego w biurze. W szeroko rozumianej pracy biurowej wdrożenie Digital workplace jest najłatwiejsze.
Komentarz przygotował Jacek Wołczuk, IT Solution Architect w ITBoom Sp. z o.o.
Jednym z kluczowych obszarów, który przechodzi obecnie sporą rewolucje cyfrową jest HR. Zadania związane z automatyzacją wniosków urlopowych czy np. procesami rekrutacji i wdrożeń nowych pracowników to obszary działalności, które znakomicie można przenieść do świata online. Jednym z rozwiązań, które z powodzeniem wdrożyliśmy u wielu klientów w są „Wnioski HR – planer obecności”. Jest to inteligentne rozwiązanie, które mapuje procesy, kategoryzuje pomieszczenia w firmie i pozwala je przyporządkowywać pod kątem wymogów i oczekiwań organizacji. Rozwiązanie jest zorientowane na chmurę, choć można je także integrować z serwerami stacjonarnymi w firmach. Co ważne z wykorzystaniem dowolnej przeglądarki mobilnej jest także dostępne z dowolnego urządzenia posiadającego dostęp do sieci Internet. Zapewniamy także możliwość stworzenia dedykowanej aplikacji na smartfony, która w jeszcze prostszy sposób pozwoli na dostęp do zasobów i planu pracy pracownikom danej firmy. Wśród funkcjonalności znajduje się rejestracja czasu pracy, nadgodzin oraz zastosowanie szeregu narzędzi motywujących, jak np. grywalizację i systemy motywacyjne czy premiowe. Dodatkowo rozwiązanie pozwala zarządzać przestrzenią biurową, rezerwacją sal, pomieszczeń roboczych, biurek i pokoi, a także miejsc postojowych wynajmowanych przez firmę. Nowością w rozwiązaniu jest stała wtyczka pozwalająca przyporządkować zasoby do pracy zdalnej i uwzględnić tych pracowników w ogólnym planie pracy.
Digital workplace– szansa dla biznesu?
W oczywisty sposób praca zdalna znajduje zastosowanie głównie w pracy biurowej, administracji, księgowości, finansach, sprzedaży i marketingu. Są także sektory produkcji czy pewnych sektorów przemysłu, które również doceniają możliwość utrzymania procesów pracy zdalnej np. w kontekście obowiązkowej kwarantanny. Większość systemów do zarządzania produkcją może mieć pewne procesy zautomatyzowane, a dostęp do nich mogą mieć operatorzy w sposób całkowicie zdalny. Wszystkie te obszary zyskują mobilność i ciągłość pracy, nie zachwianą w znaczny sposób wdrożeniem nowych zasad dystansu społecznego, czy wyłączeniem części pracowników poprzez nałożenie na nich kwarantanny.
Wciąż dla integratorów sporym wyzwaniem jest dalsza zmiana mentalności u pracowników przeświadczonych o konieczności pozostania przy tradycyjnej, papierowej dokumentacji itp. Musimy w dalszym ciągu przekonywać do odejścia od archaicznych rozwiązań i przejścia w jak największym stopniu do świata danych cyfrowych. Z drugiej strony musimy raportować i reagować na oczekiwania rynku.
Jakich nowych kompetencji wymaga integracja cyfrowego środowiska pracy?
Nowy kierunek w cyfryzacji procesów wymaga głównie chęci i otwartości po stronie firm chcących wdrożyć narzędzia pracy zdalnej. Im większa firma tym korzyści płynące z „digitalworkspace” są większe. Małe organizacje też chcą przechodzić na pracę cyfrową, ponieważ to jest znaczna oszczędność pieniędzy przy jednoczesnym zachowaniu mobilności. Co więcej, w tak dynamicznie zmieniających się okolicznościach jak pandemia, praca online i jej zastosowanie daje możliwość szybkiej rekrutacji bez konieczności np. zwiększania powierzchni biurowej. Minimalizujemy w ten sposób dużo ryzyk, możemy zatrudnić pracowników czasowo przy zwiększonym zapotrzebowaniu i dużo elastycznie wypracowywać zysk. Małe i średnie przedsiębiorstwa już to wiedzą i podążają za tym trendem w organizację pracy na bazie „digitalworkspace” i „body leasing”.
