Aż 30% firm nie stosuje rozwiązań korzystających ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego oraz nie planuje takich inwestycji.[2] Przeświadczenie, że innowacyjność wymaga dużych zasobów i kapitału, stanowi przeszkodę dla wielu przedsiębiorstw. Tymczasem innowacją w firmie powinno być przede wszystkim wykorzystanie istniejących już narzędzi i procesów w nowy sposób, dopasowany do jej wielkości, bieżących wyzwań oraz otoczenia biznesowego.
– Nawet przejście z papierowego obiegu dokumentów na cyfrowe zarządzanie informacjami może być nowatorskie, ponieważ umożliwi obsługę większej liczby zleceń, rozszerzenie zakresu usług, a przez to podnoszenie konkurencyjności – wskazuje Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.
Algorytmy naśladują pracowników
Inteligentne algorytmy rozpoznawania tekstu w systemach do zarządzania informacjami (IIM[3]) potrafią automatycznie przechwycić i rozpoznać przychodzące dokumenty, także w języku polskim. Mogą je oznaczać, pobierać z nich potrzebne dane, a nawet przekazywać do odpowiednich osób oraz powiadamiać o zbliżającym się terminie wykonania zadania. Działy księgowe, marketingu, sprzedaży, logistyczne, obsługi klienta, a nawet prawne może również wspierać robotyzacja procesów biznesowych[4], czyli aplikacje naśladujące powtarzalne czynności, które nie wymagają subiektywnej oceny człowieka. Takie algorytmy mogą m.in. wyszukiwać i filtrować dane w zależności od potrzeb konkretnego pracownika, wprowadzać informacje do systemów lub pobierać je z załączników poczty elektronicznej, generować raporty i faktury, zamawiać kurierów czy towary, prowadzić księgi podatkowe, zlecać transport lub naliczać wynagrodzenia.
Nie wszystko naraz
Wdrażanie nowych technologii i innowacji powinno wynikać z konkretnych potrzeb biznesowych, związanych np. z opóźnieniami w obsłudze klientów, dużą pracochłonnością procesów czy utrudnionym przepływem informacji i wąskimi gardłami.
– Ważne, aby nie wprowadzać wielu narzędzi jednocześnie, gdyż może to spowodować chaos informacyjny i organizacyjny, a pracownicy, nie wiedząc jak używać nowych rozwiązań, zaczną je omijać (w efekcie firma poniesie koszty, ale nie będzie mogła czerpać z tego korzyści). Wdrażanie innowacji nie powinno też kończyć się na samym produkcie lub usłudze. Ważne jest zapewnienie pracownikom doradztwa, wsparcia technicznego oraz szkoleń prowadzonych przez dostawcę czy producenta – radzi Mateusz Macierzyński.
[1] Według badania „State of the IIM Industry 2020”, przeprowadzonego przez stowarzyszenie AIIM Industry Watch we współpracy z Konica Minolta.
[2] Według badania “State of the IIM Industry 2020”.
[3] ang. Intelligent Information Management.
[4] ang. Robotic Process Automation, RPA.