Obecnie przestrzenie biurowe typu open space są powszechnie krytykowane. Jednakże koncepcja ta stanowi podstawę działalności firm w miastach, w których koszt wynajmu powierzchni biurowej w przeliczeniu na metr kwadratowy jest wysoki. Czy zatem krytyka open space jest uzasadniona?
Przez ostatnie 6-7 lat każdy pracownik biurowy miał do dyspozycji średnio sześć metrów mniej powierzchni. Nic zatem dziwnego, że pracownicy mogą mieć poczucie, że w przestrzeni open space trwa walka o każdy metr. Patrząc z przymrużeniem oka, rozwój należy planować w perspektywie kilkudziesięciu lat, aby uniknąć sytuacji, w której nie będzie wystarczająco miejsca, aby wszyscy mogli pracować w tym samym czasie.
Okazuje się, że ta perspektywa wcale nie musi być tak odległa. W końcu powodem niezadowolenia pracowników z open space może być jego niewłaściwe używanie. Być może takie biura nie powinny być postrzegane jako miejsca, w których pracownicy spędzają osiem godzin dziennie. Może jest to tylko jedna z wielu stref pracy, które są im potrzebne?
Zróżnicowane potrzeby
„Typowy” pracownik nowoczesnego przedsiębiorstwa opartego na wiedzy ma bardzo zróżnicowane potrzeby w zakresie swojego środowiska pracy, które zmieniają się z dnia na dzień, a nawet z godziny na godzinę. W danej chwili taka osoba może potrzebować omówić swoje zadania z resztą działu. Kiedy indziej potrzebuje ciszy i skupienia, musi odbyć rozmowy telefoniczne z kilkoma partnerami biznesowymi, albo wziąć udział w wideokonferencji z klientami międzynarodowymi. Z kolei czasami wieczorem albo w podróży trzeba porozmawiać z klientem z drugiego końca globu.
Umożliwienie wykonywania wszystkich tych czynności to wielkie wyzwanie dla przestrzeni open space. W rezultacie pracownik skarży się na niekomfortowe warunki pracy – zbyt duży hałas, aby móc się skoncentrować, za mało miejsc, w których można odbyć poufne rozmowy czy brak odpowiednich narzędzi pozwalających na efektywną pracę. Środowiska open space mogą promować współpracę, jednak głównym powodem ich rosnącej popularności są coraz wyższe ceny najmu powierzchni biurowych w przeliczeniu na metr kwadratowy w atrakcyjnych lokalizacjach, czyli tam, gdzie organizacje chcą mieć swoje siedziby.
Open space to tylko jedno z miejsc pracy
Jednym z podstawowych zadań Poly jest pomaganie w tworzeniu przyjaznych środowisk pracy. Aby pracownik mógł być produktywny, należy mu zapewnić możliwości koncentracji, współpracy, komunikacji i kontemplacji. Można to zrobić na wiele sposobów. Jedno podejście zakłada podzielenie biura na rożne rodzaje pomieszczeń i stref, aby uniknąć sytuacji, w których wszystkie czynności są wykonywane w salach spotkań albo w jednym dużym biurze.
Niektóre przedsiębiorstwa wprowadzają tzw. strefy ciszy, strefy współpracy, budki do prowadzenia rozmów telefonicznych oraz strefy socjalne i relaksu, jak również wiele innych rodzajów stref. Niektórzy nazwą to modą, ale naszym zdaniem trend ten będzie się nasilać. Warto pamiętać, że nie jesteśmy już społeczeństwem przemysłowym i nie musimy już siedzieć w jednym miejscu przez osiem godzin dziennie.
Równie dobrze można pracować w domu, kawiarni czy w wielu innych miejscach. Nie ma już bezpośredniego związku między liczbą godzin spędzonych w biurze a produktywnością czy wynikami w pracy. Kadra zarządzająca powinna być otwarta na nowe możliwości i rozwiązania, a w konsekwencji zapewniać pracownikom elastyczność. Dopóki pracownik jest produktywny, to może pracować z dowolnego miejsca: w biurze, poza biurem lub w domu. Jednocześnie przedsiębiorcy powinni zapewnić ramy dla pracy przez odpowiednie zaaranżowanie biura, udostępnienie stosownych narzędzi i jasne sformułowanie najlepszych praktyk w miejscu pracy, tak aby elastyczność nie powodowała stresu.
Wielkopowierzchniowe biura przechodzą zmiany
Najczęstszym argumentem przeciwko open space jest poziom hałasu. Gdy dwóch pracowników rozmawia przez telefon w tym samym momencie, obaj muszą mówić głośniej, a odgłosy stukania w kilkanaście klawiatur również negatywnie wpływają na jakość dźwięku. Istnieje jednak wiele narzędzi, które zmniejszają poziom hałasu generowanego przez pojedynczego pracownika. Na rynku dostępne jest również oprogramowanie tłumiące hałas, które sprawia, że odbiorca połączenia słyszy pracownika wyraźnie, niezależnie od tego, czy ten dzwoni z hałaśliwego telecentrum, kawiarni czy pociągu.
Aby osiągnąć maksimum korzyści, organizacje mogą również korzystać z dostępnych rozwiązań chmurowych, które pokazują, w których miejscach w biurze jest generowany największy hałas i gdzie ma miejsce najwięcej rozmów. Takie dane pozwalają ocenić, czy należy przenieść dany dział albo zapewnić pomieszczenia do spotkań czy inne rozwiązania techniczne. Można też stosować czujniki dźwięku, które sprawdzają, gdzie mają miejsce rozmowy i jak głośne są. W zależności od poziomu hałasu, z głośników płyną kojące dźwięki wody, tworzące „koc dźwiękowy”, który okala rozmówców i wycisza hałas wobec reszty pracowników.
To biuro ma się dostosować do pracownika, nie odwrotnie
Nic nie wskazuje na to, by open space miał zniknąć. Dlatego w przyszłości na pewno pojawi się wiele propozycji optymalizacji jego używania. Jedno jest pewne: nie jest optymalna kontrola miejsca pracy przy założeniu, że każdy tak samo pracuje przy biurku przez osiem godzin z rzędu.
Mówiąc prościej, biuro przyszłości to miejsce skupiające się na sposobie, w jaki pracownik pracuje. Można to osiągnąć za pomocą technologii lub dźwięków wody czy natury, ale jest też wiele innych sposobów. Najważniejsze, by pracownicy mogli swobodnie wybierać, kiedy pracować w ciszy, kiedy rozmawiać czy wykonywać telefony, a kiedy wziąć udział w wideokonferencji.
Autor: Jakub Abramczyk, dyrektor ds. sprzedaży na Europę Wschodnią w Poly