wtorek, 9 marca, 2021
ADMINISTRACJA Zadania kadrowe w pracy zdalnej – zalety cyfryzacji

Zadania kadrowe w pracy zdalnej – zalety cyfryzacji

-

Zadania kadrowe w pracy zdalnej – zalety cyfryzacji

Koncepcja cloud computing umożliwia wykonywanie pracy zdalnej na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach. Z jakich jeszcze usprawnień mogą korzystać specjaliści od obsługi obszarów kadrowo-płacowych?

Nagła konieczność przeniesienia niemalże 100% pracy do wykonania z domu mogła wygenerować pewną ilość problemów: niewystarczający zasób komputerów mobilnych, czy niezdolność serwerów i urządzeń routujących do zarządzania znacznie zwiększoną liczbą połączeń z zewnątrz. Co ważniejsze, konieczność ta pokazała również jakie modele działania można wykorzystywać, uwypuklając zalety rozwiązań aplikacyjnych (dotąd nie zawsze wykorzystywanych lub wykorzystywanych w marginalnej skali).

Rozwiązania z obszaru kadr i płac

Poniżej kilka istotnych kwestii dotyczących realizacji w firmie zadań kadrowo-płacowych w czasach pracy zdalnej:

  • Systemy do zdalnej obsługi kadrowo-płacowej

Zakres możliwości pracy zdalnej lub na dokumentach elektronicznych jest w większości znany już w wielu firmach. Opcja ta mogła jedynie nie być wykorzystana do tej pory, będąc odkładaną na przyszłość, np. z powodów poniesienia nakładów inwestycyjnych (licencje i wdrożenie systemów). Wykorzystanie takiego modelu działania umożliwia obsługę procesów w sposób rozproszony. Różne dane, z różnych miejsc, mogą być dostępne dla wielu użytkowników, a następnie (zgodnie z nadanymi uprawnieniami) wprowadzane lub w inny sposób przetwarzane w systemach. Pozwala to, by część zadań w systemach mogła być wykonywana przez pracowników z różnych oddziałów, włączając w to lokalizacje międzynarodowe.

  • Elektroniczne wnioski urlopowe

Elektroniczne wnioski urlopowe są przykładem na wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych i ułatwienie pracy dla dużej liczby pracowników. Łatwe we wdrożeniu, proste w utrzymaniu i wykorzystaniu. Eliminują potrzebę osobistego składania tradycyjnych wniosków, ręcznego przepisywania danych (źródło potencjalnych błędów), pozwalając tym samym na skrócenie czasu ich procesowania i natychmiastową aktualizację danych, np. bilansu urlopowego, czy karty czasu pracy.

  • Dystrybucja PIT, pasków płacowych

Jest to doskonały przykład na to, jak wcześniej wypracowane rozwiązania zdają egzamin w trudnych czasach. Dokumenty są przygotowywane, a następnie dystrybuowane do odbiorców, bez konieczności przebywania w biurze, bez konieczności ich drukowania, a tym samym nawet bez angażowania poczty (tradycyjnej) do doręczenia.

  • Elektroniczne akta osobowe

Skupiając się jedynie na bieżącym dostępie do dokumentów zawartych w aktach osobowych, dla grup użytkowników (a pomijając pełne przejście z prowadzenia akt w formie tradycyjnej na elektroniczną), elektroniczne repozytorium można zakładać i prowadzić całkowicie przy pomocy środków cyfrowych. Obrazy dokumentów źródłowych mogą być tworzone przy pomocy dowolnych urządzeń, zapewniających wystarczającą jakość obrazu (skaner, telefon, aparat) i osadzane w repozytorium przez każdego uprawnionego do tego zadania pracownika. Po uzupełnieniu o właściwe metadane, mogą być dalej udostępnione końcowym odbiorcom lub użytkownikom. Dostęp do tak utworzonego repozytorium jest stały (7 dni w tygodniu przez 24 godziny) i możliwy z każdej lokalizacji, jedynie za pośrednictwem przeglądarki www.

Cyfryzacja sprawdza się w trudnych czasach

Podsumowując, korzystanie wyłącznie z rozwiązań elektronicznych dotyczy większości branż. Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe (co pokazuje obecna sytuacja i wymuszona praca zdalna), sprawdzone rozwiązania cyfrowe mogą pozwolić na wykonywanie codziennych zadań kadrowo-płacowych bez większych zakłóceń.

Autor: Szymon Churski, partner zarządzający w MDDP Outsourcing

NAJNOWSZE ARTYKUŁY

POLECAMY

Remote controlled drone taking off from warehouse to deliver package

SAS wskazuje 4 obszary rozwoju biznesu w 2021 roku

0
Jednym z głównych wniosków pojawiających się w podsumowaniach minionego roku jest ogromny wpływ pandemii na przyspieszenie procesów cyfrowej transformacji. COVID-19 potwierdził, że technologia jest kluczowym narzędziem w obszarze ochrony zdrowia, ekonomii, a także ekologii....
Deloitte

Deloitte: Rok 2021 przyniesie zwiększoną aktywność na rynku private equity

0
Mimo, że rynek private equity (PE) w Europie Środkowej odczuł wpływ pandemii i wywołanego nią spowolnienia, przedstawiciele funduszy wykazują dziś znacznie większy optymizm niż w pierwszej połowie 2020 r. Jak wynika z raportu firmy...
polska unia europejska

Jaka przyszłość czeka Unię Europejską i Polskę?

0
Michał Perzyński/Instytut Jagielloński: Jak Pana zdaniem będą wyglądać stosunki Unii Europejskiej ze Stanami Zjednoczonymi po zaprzysiężeniu Joe Bidena na prezydenta? Bogusław Sonik: Myślę, że przede wszystkim zmieni się jedno – będą mieli do siebie zaufanie...