Koncepcja cloud computing umożliwia wykonywanie pracy zdalnej na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach. Z jakich jeszcze usprawnień mogą korzystać specjaliści od obsługi obszarów kadrowo-płacowych?
Nagła konieczność przeniesienia niemalże 100% pracy do wykonania z domu mogła wygenerować pewną ilość problemów: niewystarczający zasób komputerów mobilnych, czy niezdolność serwerów i urządzeń routujących do zarządzania znacznie zwiększoną liczbą połączeń z zewnątrz. Co ważniejsze, konieczność ta pokazała również jakie modele działania można wykorzystywać, uwypuklając zalety rozwiązań aplikacyjnych (dotąd nie zawsze wykorzystywanych lub wykorzystywanych w marginalnej skali).
Rozwiązania z obszaru kadr i płac
Poniżej kilka istotnych kwestii dotyczących realizacji w firmie zadań kadrowo-płacowych w czasach pracy zdalnej:
- Systemy do zdalnej obsługi kadrowo-płacowej
Zakres możliwości pracy zdalnej lub na dokumentach elektronicznych jest w większości znany już w wielu firmach. Opcja ta mogła jedynie nie być wykorzystana do tej pory, będąc odkładaną na przyszłość, np. z powodów poniesienia nakładów inwestycyjnych (licencje i wdrożenie systemów). Wykorzystanie takiego modelu działania umożliwia obsługę procesów w sposób rozproszony. Różne dane, z różnych miejsc, mogą być dostępne dla wielu użytkowników, a następnie (zgodnie z nadanymi uprawnieniami) wprowadzane lub w inny sposób przetwarzane w systemach. Pozwala to, by część zadań w systemach mogła być wykonywana przez pracowników z różnych oddziałów, włączając w to lokalizacje międzynarodowe.
- Elektroniczne wnioski urlopowe
Elektroniczne wnioski urlopowe są przykładem na wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych i ułatwienie pracy dla dużej liczby pracowników. Łatwe we wdrożeniu, proste w utrzymaniu i wykorzystaniu. Eliminują potrzebę osobistego składania tradycyjnych wniosków, ręcznego przepisywania danych (źródło potencjalnych błędów), pozwalając tym samym na skrócenie czasu ich procesowania i natychmiastową aktualizację danych, np. bilansu urlopowego, czy karty czasu pracy.
- Dystrybucja PIT, pasków płacowych
Jest to doskonały przykład na to, jak wcześniej wypracowane rozwiązania zdają egzamin w trudnych czasach. Dokumenty są przygotowywane, a następnie dystrybuowane do odbiorców, bez konieczności przebywania w biurze, bez konieczności ich drukowania, a tym samym nawet bez angażowania poczty (tradycyjnej) do doręczenia.
- Elektroniczne akta osobowe
Skupiając się jedynie na bieżącym dostępie do dokumentów zawartych w aktach osobowych, dla grup użytkowników (a pomijając pełne przejście z prowadzenia akt w formie tradycyjnej na elektroniczną), elektroniczne repozytorium można zakładać i prowadzić całkowicie przy pomocy środków cyfrowych. Obrazy dokumentów źródłowych mogą być tworzone przy pomocy dowolnych urządzeń, zapewniających wystarczającą jakość obrazu (skaner, telefon, aparat) i osadzane w repozytorium przez każdego uprawnionego do tego zadania pracownika. Po uzupełnieniu o właściwe metadane, mogą być dalej udostępnione końcowym odbiorcom lub użytkownikom. Dostęp do tak utworzonego repozytorium jest stały (7 dni w tygodniu przez 24 godziny) i możliwy z każdej lokalizacji, jedynie za pośrednictwem przeglądarki www.
Cyfryzacja sprawdza się w trudnych czasach
Podsumowując, korzystanie wyłącznie z rozwiązań elektronicznych dotyczy większości branż. Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe (co pokazuje obecna sytuacja i wymuszona praca zdalna), sprawdzone rozwiązania cyfrowe mogą pozwolić na wykonywanie codziennych zadań kadrowo-płacowych bez większych zakłóceń.
Autor: Szymon Churski, partner zarządzający w MDDP Outsourcing
