Zapłaci, nie zapłaci? Z takimi obawami zmagają się przedsiębiorcy, gdy termin podany na fakturze minął, a klient ociąga się z uregulowaniem należności. Prowadzi to do zatorów płatniczych, które mogą zagrażać stabilności finansowej firm, a w skrajnych przypadkach ich przetrwaniu. Tymczasem aż 44 proc. przedstawicieli MŚP jest przekonanych, że za windykację trzeba płacić z góry – wynika z badania Kaczmarski Inkasso* „Przedsiębiorcy wobec swoich dłużników”. To mylne przeświadczenie nierzadko powstrzymuje ich przed podjęciem działań poprawiających płynność finansową.
Jednak aby dojść do tego etapu, warto mieć świadomość, jak przebiega proces windykacji i jakie są jego koszty. Dopiero wtedy można podjąć decyzję, czy dochodzić należności poprzez profesjonalne działania, czy czekać aż kontrahent zrobi wreszcie przelew. Badanie pokazało, że przedsiębiorcy mają luki, jeśli chodzi o wiedzę dotyczącą rozliczania się za tę usługę. Prawie co 2. przedstawiciel MŚP jest przekonany, że za windykację płaci się z góry, niezależnie od rezultatów. Natomiast 56 proc. uważa, że trzeba się rozliczyć tylko wtedy, gdy firma windykacyjna odzyska pieniądze.
– Rację mają ci drudzy, bo w przypadku windykacji prowadzonej przez zewnętrzną firmę nie ma żadnych kosztów początkowych. Płaci się tylko za skuteczne wyegzekwowanie należności. Pracujemy na co dzień z przedsiębiorcami i zdajemy sobie sprawę, że ich wiedza o procesie windykacji jest ograniczona. Często są zaskoczeni, gdy okazuje się, że nie muszą ponosić żadnych kosztów za przyjęcie sprawy do realizacji. Wiele mniejszych firm o niższej świadomości biznesowej nie decyduje się na przekazanie faktur do windykacji w obawie, że je na to nie stać. Tymczasem to właśnie one ze względu na niewielką skalę działania powinny szczególne mocno zadbać o stabilność finansowaną i zwrot pieniędzy od dłużników. Dla nich brak zapłaty choćby od jednego klienta często oznacza problemy z funkcjonowaniem – wyjaśnia Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Legendy vs fakty windykacji
Luki w wiedzy widać także w odpowiedziach w kolejnych pytaniach zadanych przedsiębiorcom. 14 proc. z nich jest przekonanych, że usługa odzyskiwania należności jest przeznaczona tylko dla dużych firm. Optymistyczne jest to, że 86 proc. ma prawidłowy obraz sytuacji i wie, że nie ma tu ograniczeń co do skali działalności firmy.
Nieopłacone przez kontrahentów faktury opiewają na konkretne kwoty. Czasem są one niewielkie, innym razem duże – w zależności od transakcji. Każda nieuregulowana faktura to realne straty w budżecie przedsiębiorcy. Jeśli czeka na zapłatę np. czterech z nich, choćby tylko po 1,5 tys. zł, robi się z tego suma 6 tys. zł. Dla jednoosobowej działalności brak takiej kwoty jest już odczuwalny. Właściciel nie może uregulować bieżących rachunków i podatków, bo JDG-i nie zwykle mają zapasów finansowych, po które mogłyby sięgnąć w awaryjnych sytuacjach.
17 proc. przedsiębiorców myśli, że do windykacji można zgłosić jedynie wysokie sumy powyżej 10 tys. zł. Ale 83 proc. ma świadomość, że nie ma tu limitów i można przekazać każdy dług, niezależnie od jego wartości.
Na koszt dłużnika
Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzyciel ma prawo dochodzić od dłużnika, oprócz głównej zaległości, również zryczałtowanej opłaty windykacyjnej. Czyli obciążyć dłużnika kosztami windykacji. Według badania Kaczmarski Inkasso wie o tym zdecydowana większość firm, bo 90 proc. Tylko co 10. nie ma tej świadomości. Spośród przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na współpracę z firmą windykacyjną, z opcji przekierowania kosztów obsługi na dłużnika skorzystało prawie 2/3 z nich. Tendencja ta jest widoczna zwłaszcza w sektorze budowlanym, gdzie po to rozwiązanie sięga 71 proc. podmiotów. Najrzadziej pojawia się ono w branży produkcyjnej, w której wykorzystuje je 36 proc. firm.
W gronie przedsiębiorców, którzy odpowiedzieli, że nie da się przenieść kosztów windykacji na dłużnika, a zostali poinformowani podczas badania o takiej możliwości, prawie 3/4 stwierdziło, że zdecyduje się na to tylko w przypadku bardzo wysokich długów. 41 proc. deklaruje, że będzie to robić zawsze.
Przedsiębiorca dobrze poinformowany
Gdy do windykacji trafiają faktury poniżej 10 tys. zł, etap polubowny trwa maksymalnie 3 miesiące. W przypadku wyższych kwot – do 6 miesięcy. W tym czasie w każdej ze zleconych spraw wiele się dzieje, a przedsiębiorcy potrzebują informacji o jej postępach. 28 proc. firm chciałoby otrzymywać takie wiadomości raz w tygodniu, 27 proc. raz na 2-3 tygodnie, a co 4. raz w miesiącu. Nie ma więc znaczących różnic pod tym względem.
– Regularne informowanie firm o statusie zleconych spraw ma duże znaczenie dla zarządzania ich płynnością finansową i podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Przedsiębiorcy potrzebują tego, aby planować bieżącą pracę, inwestycje czy regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów. Dane o postępie windykacji pozwalają ocenić, kiedy mogą spodziewać się odzyskania pieniędzy. Dodatkowo pełna wiedza o podejmowanych działaniach windykacyjnych zwiększa transparentność i buduje zaufanie między klientem a firmą windykacyjną. Przedsiębiorcy chcą mieć pewność, że sprawa jest prowadzona skutecznie, a działania dostosowane do zmieniających się okoliczności. Nasze doświadczenie pokazuje, że bieżące raportowanie nie tylko poprawia współpracę, ale również wpływa na większą efektywność. Przedsiębiorca, znając aktualny status sprawy, może zareagować i na przykład dostarczyć nowe informacje o dłużniku – podsumowuje Jakub Kostecki.
* Badanie „Przedsiębiorcy wobec swoich dłużników” zostało przeprowadzone przez TGM Research zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w lipcu 2024 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 400 przedsiębiorców z sektora MŚP, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.